Bankarsko usklađivanje

Zašto se izvod i knjige razilaze

Razlika između izvoda i knjiga nastaje iz sitnih razloga: uplata bez poziva na broj, zbirno plaćanje više faktura, bankarska provizija koja nije evidentirana, kursna razlika ili uplata na pogrešan račun. Svaka od njih posebno deluje bezazleno, ali zajedno daju razliku koja se teško objašnjava.

Usklađivanje je zato redovan posao, a ne mesečna kriza. Što se češće radi, to se razlike brže pronalaze, jer se još sećate šta je prethodilo uplati. Kada se izvod preuzima jednom mesečno i uparuje odjednom, ispravljanje jedne greške često vuče i sve ostale.

Primer: kupac plati fakturu dva puta iz dva različita računa. Ako uparivanje radite tek na kraju meseca, duplikat ostaje neprimećen, a vi mislite da imate višak sredstava. Povraćaj kasnije uzrokuje nepotrebnu prepisku, pa je brza provera svakodnevnih priliva jednostavna zaštita.

Redovan ritam uparivanja

Praktičan ritam je dnevni ili nedeljni, u zavisnosti od broja transakcija. Preuzmete izvod iz e-bankarstva, svaku uplatu povežete sa fakturom, nepoznate priliv označite za proveru i evidentirate isplate i provizije. Na kraju kratko proverite saldo knjiga i saldo izvoda.

Za male firme dovoljna je jedna tabela sa kolonama: datum, iznos, opis, broj fakture i napomena. Za veće je bolji sistem koji čuva istoriju. Proizvodi 4b2b se ne povezuju sa bankama, pa izvod unosite ili izvozite ručno; deo posla možete prepustiti knjigovođi koji ga ionako obrađuje.

Radi lakšeg praćenja, svakoj nepoznatoj uplati dodelite status: čeka objašnjenje, povezana, vraćena. Ažurirajte status svakoga dana kada se nešto promeni. Tabela sa jasnim statusima omogućava da svako ko je zamenjuje u firmi odmah razume stanje i nastavi posao bez dugog uvođenja.

Usklađivanje potraživanja i IOS

Pred kraj godine, u okviru popisa, firme šalju partnerima izvode otvorenih stavki (IOS) kako bi uskladile salda potraživanja i obaveza. Partner ih potvrđuje ili osporava, a razlike se razjašnjavaju pre zaključka knjiga. Zakon o računovodstvu zahteva da se salda pre sastavljanja izveštaja usklade.

Ako ste fakture čuvali uredno i uparivali uplate tokom godine, IOS je rutina. Ako nije tako, razlike se otkrivaju tek tada, kada je vremena malo. Izdate fakture pregledajte u arhivi 4invoices.net po kupcu, izdvojite neplaćene i tek onda pripremite spisak za usklađivanje.

Ako partner ne odgovori na IOS u razumnom roku, pošaljite podsetnik i zabeležite datum slanja kao dokaz.

Pre slanja IOS-a proverite sopstvene podatke: da li su sve izdate fakture zaista poslate, da li je nešto stornirano i da li postoje uplate koje nisu povezane. Slanje izvoda koji sadrži vaše greške dovodi do nepotrebne prepiske i narušava poverenje partnera, naročito kod velikih kupaca.

Kompenzacije i delimične uplate

Posebnu pažnju zahtevaju kompenzacije, odnosno prebijanje međusobnih potraživanja, i delimične uplate. Kompenzacija se dokumentuje sporazumom ili izjavom koja precizira koje se fakture prebijaju, a u knjigama mora imati odgovarajuće isprave. Bez toga, na izvodu nema uplate, a salda se ne slažu.

Delimične uplate evidentirajte tako da faktura ostane otvorena za razliku. Označite je kao delimično plaćenu i zapišite datum i iznos uplate. Ako kupac plati više od dugovanog, iznos vodite kao avans ili povraćaj, prema dogovoru, i to poruku potvrdite u pisanom obliku.

Kod kompenzacije, sporazum treba da potpišu obe strane i da sadrži brojeve faktura i iznose. Čuvajte ga uz knjigovodstvenu dokumentaciju, jer služi kao isprava za knjiženje. Bez njega, knjigovođa nema osnov da zatvori stavke, pa one ostaju otvorene i u sledećem periodu.

Opomene i kontrola likvidnosti

Lista dospelih potraživanja je najkorisniji izveštaj za likvidnost. Redovno je pregledajte i sa kupcima, pre svega onima koji redovno kasne, dogovorite jasne rokove. Dobar običaj je prvi podsetnik poslati nekoliko dana po dospeću, a drugi posle nedelju dana, uz navođenje broja fakture i iznosa.

Opomenu možete sami da pošaljete kao SMS ili e-mail preko 4notify.net sa sopstvenog naloga. Poruke se ne šalju automatski i nisu povezane sa stanjem računa; sami odlučujete kada i kome se javljate. Ako opomene ne daju rezultat, sledeći korak je pravno savetovanje o opomeni pred tužbu.

Ako kupac stalno kasni, razmotrite promenu uslova: kraći rok plaćanja, avans ili delimično plaćanje unapred. Uslove menjate ugovorom, ne usmenim dogovorom. Vodite i beleške o svakom kontaktu, jer će vam biti potrebne ako sa kupcem dođe do spora.

Na kraju meseca sačuvajte zaključeno stanje usklađivanja u PDF-u i arhivirajte ga.

Šta ekosistem radi i čega nema

4invoices.net čuva izdate fakture i omogućava pregled po kupcu i periodu, što je polazna tačka svakog usklađivanja. 4softerp.net vodi finansijsku evidenciju za više kompanija, pa se u njemu mogu držati stanja i knjiženja. Uparivanje sa izvodom je i dalje ručno.

Nema automatskog preuzimanja izvoda iz banaka, niti automatskog knjiženja uplata. Isto tako nema generisanja IOS-a ni njegovog slanja partnerima. Te korake obavljate sami ili ih poverite knjigovođi, a alati vam služe da izvori podataka budu uredni i dostupni na jednom mestu.

Kod firmi sa više računa, dinarskim i deviznim, uparivanje radite za svaki račun posebno, a zatim sumirate. Devizni priliv često stiže umanjen za proviziju korespondentne banke, pa iznos na izvodu ne odgovara fakturi. Razliku evidentirajte kao trošak i zapišite je u napomeni, da se pri sledećem uparivanju ne bi tražila ponovo.

Povremeno proverite i ko ima pristup izvodima i nalozima. Smanjite broj ovlašćenih lica na minimum, a kada neko napusti firmu, pristup ukinite istog dana. Preglede izvoda delite sa knjigovođom preko dogovorenog kanala, a ne preko privatnih poruka, da se dokumentacija ne bi izgubila.

Dobar rezultat usklađivanja je stanje u kojem svaka stavka ima objašnjenje. Ako nešto ne može da se objasni, to ne briše; ostavite kao otvoreno pitanje sa datumom i odgovornom osobom. Takva disciplina čuva urednost knjiga i olakšava svaki naknadni razgovor sa bankom, knjigovođom ili inspekcijom.

IOS je izvod otvorenih stavki, pregled neizmirenih faktura između dva partnera na određeni dan. Šalje se najčešće pred kraj poslovne godine, uz popis, da bi se uskladila salda potraživanja i obaveza. Partner ga potvrđuje ili osporava, a razlike se razjašnjavaju pre zaključka knjiga. Izvod otvorenih stavki traži potvrdu partnera. Zakon traži usklađivanje pre izveštaja.

Idealno je dnevno ili nedeljno, u zavisnosti od broja transakcija. Redovno uparivanje omogućava da razlike brzo uočite, dok se dešavanja sećate. Mesečno uparivanje je prihvatljivo samo za male firme sa malo transakcija i uz pažljivu pripremu izvoda. Redovnost je važnija od alata koji koristite. Dogovor sa knjigovođom je koristan. Svaki pristup treba biti dokumentovan.

Ne. 4invoices.net se ne povezuje sa bankama i ne preuzima izvode. Izvod preuzimate iz e-bankarstva i uparujete uplate sa fakturama ručno, ili ga predajete knjigovođi. Alat vam služi kao uredna evidencija izdatih faktura, po kupcu i periodu, koja olakšava ceo postupak. Uparivanje radite ručno ili preko knjigovođe. Ručno uparivanje daje punu kontrolu.

Delimičnu uplatu evidentirajte tako da faktura ostane otvorena za preostali iznos, uz datum i iznos uplate. Kupcu pošaljite poruku sa razlikom i novim rokom. Ako je razlog spor oko kvaliteta ili količine, dogovorite se pisanim putem, a po potrebi izdajte storno ili knjižno odobrenje. Poruku sačuvajte kao dokaz. Pisana poruka je dokaz.

Ne. U 4notify.net sami šaljete SMS ili e-mail poruke sa svog naloga, po svojoj odluci i u trenutku koji izaberete. Nema automatskog slanja opomena po dospeću. Prednost je potpuna kontrola nad tonom i vremenom poruke, a mana je što raspored opomena morate da pratite sami. Tekst i vreme poruke birate sami. Rasporedom upravljate sami.

Izvodi i fakture

Poziv na broj na fakturi; poređenje radite sami.