e-Faktura preko SEF-a

Šta je SEF i kako je nastao

Sistem elektronskih faktura je državna platforma kojom upravlja Ministarstvo finansija, a uređen je Zakonom o elektronskom fakturisanju. Njegova svrha je da se faktura, kao dokument, razmenjuje u standardizovanom elektronskom obliku, a ne kao PDF ili papir koji se prepisuje u knjige. Strukturirani podaci omogućavaju brže knjiženje i bolju kontrolu.

Uvođenje je teklo postepeno. Prvo su obavezu preuzeli dobavljači javnog sektora, a od 2023. razmena je postala obavezna i između privrednih subjekata u sistemu PDV-a. Zakon je do sada više puta dopunjavan, pa se obaveze za pojedine kategorije obveznika menjaju; tačan status uvek proverite na portalu SEF ili kod knjigovođe.

Za firmu je korisno da razume razliku između tri nivoa: zakon, tehnička specifikacija i praktični rad na portalu. Zakon određuje ko je obveznik i koje su sankcije, specifikacija opisuje format podataka, a portal je mesto gde sve to postaje svakodnevica. Greške najčešće nastaju na prelazu između ovih nivoa.

Ko mora da izdaje i prima e-fakture

Obaveza izdavanja e-faktura tiče se pre svega prometa između obveznika, kao i prometa prema javnom sektoru. Fizička lica kao kupci nisu učesnici ove razmene, a za promet sa inostranstvom važe posebna pravila. Da li određeni subjekt, na primer preduzetnik izvan sistema PDV-a, ulazi u obavezu, zavisi od odredaba zakona i treba ga proveriti u konkretnom slučaju.

Prijem je važan koliko i izdavanje. Obveznik mora da prati dolazne fakture na SEF-u, jer se one tamo isporučuju, a kupac ima zakonski rok da ih prihvati ili odbije. Mnogi propuste upravo ovo: faktura stoji nepregledana u sistemu, rok ističe, a kasnije nastaju sporovi o PDV odbitku.

Primer: veliki dobavljač šalje fakturu na vaš PIB, a vi ste u međuvremenu promenili poslovni identitet ili ste prestali da koristite SEF nalog. Faktura stoji u sistemu, vi je ne vidite, a dobavljač očekuje plaćanje. Zato nalog na SEF-u, ovlašćena lica i e-adresa za obaveštenja moraju biti ažurni.

Tok fakture: slanje, status, prihvatanje

Faktura se u SEF unosi ručno preko portala ili preko programa koji se sa SEF-om povezuje putem aplikativnog interfejsa. Po slanju dobija status, a primalac je pregleda i prihvata, odbija ili, u određenim slučajevima, otkazuje. Izmena već prihvaćene fakture radi se storno dokumentom, a ne prepravkom originala.

Statuse treba redovno pratiti, jer zavise od njih rokovi za PDV i naplata. Odbijena faktura znači da kupac ne priznaje obavezu u tom obliku, pa je treba ispraviti i poslati ponovo. Prihvatanje ne znači nužno i plaćanje, ali je preduslov da se faktura smatra ispravnom za dalji obračun.

Preporuka je da se utvrdi interni rok za odluku o dolaznim fakturama, kraći od zakonskog. Tako ostaje prostor za proveru sa naručiocem posla, za dodatna pitanja dobavljaču i za ispravku. Odbijanje uz jasan razlog bolje je od ćutanja koje se tumači kao prihvatanje.

Format UBL i strukturirani podaci

Fakture na SEF-u razmenjuju se u formatu UBL, standardu zasnovanom na evropskom pristupu elektronskom fakturisanju. U tom formatu, podaci kao što su stranke, stavke, stope i iznosi nisu tekst na slici, već polja koja program može da pročita. PDF može biti priložen, ali sam po sebi ne zamenjuje strukturirani zapis.

Zato greške u podacima, na primer pogrešan PIB, pogrešna oznaka stope ili nepotpun opis, mogu biti odbačene već pri slanju. Preporuka je da imate jednu uredno održavanu bazu kupaca i artikala, kako se isti podaci ne bi unosili iznova. Isto važi i za jedinice mere i šifre poreskih kategorija.

Test slanja jedne fakture pre prelaska na redovan rad uštedeće vam mnogo muke.

Ako vaš program ne podržava UBL, možete koristiti obrazac na portalu SEF, ali tada svaku stavku unosite ručno. Za firme sa nekoliko faktura mesečno to je podnošljivo, dok je za veći obim nepraktično i sklono greškama. Razmotrite softver koji se povezuje sa SEF-om preko aplikativnog interfejsa.

Šta radi 4invoices.net, a šta ostaje na SEF-u

Granica je jasna i važna. 4invoices.net izdaje PDF fakture i čuva ih u arhivi, ali se ne povezuje sa SEF-om i ne šalje fakture u UBL formatu. Ako ste obveznik e-faktura, slanje obavljate preko državnog portala ili preko programa koji ima integraciju sa SEF-om. Ekosistem 4b2b e-fakturisanje po sistemu države podržava samo za Rumuniju.

Šta onda ima smisla raditi u 4invoices.net? Pripremiti uredne podatke i dokumente, imati arhivu izdatih računa za sopstvenu kontrolu i slati kupcima kopije kada to dogovorite. Ali za dokaz o slanju i statusu merodavan je isključivo SEF, i taj trag čuvate u skladu sa zakonom.

Pre izbora alata proverite da li podržava sve scenarije koje imate: avansne fakture, storno, popuste, različite stope PDV-a i fakture u stranoj valuti. Nepodržan scenario znači ručni rad, a ručni rad znači greške. Pitajte dobavljača softvera za probni period pre ugovaranja.

Svaka promena propisa objavljuje se u Službenom glasniku, pa je korisno pratiti obaveštenja.

Praktični saveti za bezbolan rad sa SEF-om

Odredite osobu koja je zadužena za SEF u firmi i njenu zamenu. Ona proverava dolazne fakture bar jednom dnevno, prosleđuje ih odgovornima za odobravanje i prati statuse izdatih. Bez toga se brzo desi da faktura ostane bez reakcije, a rok prođe, što ima posledice po PDV.

Dogovorite se sa knjigovođom ko šta radi: ko unosi, ko odobrava, ko knjiži. Napravite kratak interni postupak sa rokovima i obrascima za odbijanje fakture. Preko 4notify.net možete sami slati SMS ili e-mail saradnicima kada se pojavi važna faktura, ali podsetnici nisu automatski i ne zavise od stanja na SEF-u.

Na kraju, planirajte i nastavak rada u slučaju nedostupnosti portala. Tehnički prekidi se dešavaju, a rokovi teku. Zato sačuvajte pripremljene podatke u arhivi, pratite obaveštenja Ministarstva finansija i dokumentujte pokušaj slanja, ako do problema dođe, jer vam taj trag može koristiti kasnije.

Za promet prema javnom sektoru e-Faktura je obavezna od 2022, a za promet između obveznika PDV-a od 2023. godine. Zakon o elektronskom fakturisanju je potom dopunjavan, pa se pojedine obaveze, rokovi i izuzeci menjaju. Aktuelno stanje proverite na portalu SEF ili kod svog knjigovođe. Za konkretni slučaj pogledajte tekst zakona.

Ne. 4invoices.net izdaje PDF fakture i čuva ih u arhivi, ali nije povezan sa SEF-om i ne generiše UBL zapis. Fakture na SEF unosite ručno na državnom portalu ili preko programa koji ima integraciju sa SEF-om. Integracija sa državnim sistemom u ekosistemu postoji samo za Rumuniju. Povezivanje sa SEF-om traži drugačiji softver.

Status pokazuje u kojoj je fazi faktura: poslata, prihvaćena, odbijena, otkazana ili stornirana. Primalac je odobrava ili odbija u zakonskom roku, a izmene prihvaćene fakture rade se storno dokumentom. Statuse redovno pratite, jer od njih zavise obračun PDV-a i naplata. Prihvatanje ili odbijanje beležite u evidenciji. Zadržite dokaz o svakoj radnji.

Odbijena faktura se ne smatra ispravnom, pa je treba proveriti razlog, ispraviti podatke i poslati novu. Obično je uzrok pogrešan PIB, stopa ili opis. Zadržite prepisku sa kupcem kao dokaz, a pre ponovnog slanja uskladite i interne evidencije da ne nastane dupla obaveza. Zadržite prepisku kao dokaz. Preporučuje se pisana potvrda.

Za promet sa inostranstvom važe posebna pravila, pa se ne primenjuje isti postupak kao u domaćem prometu. Neke isporuke i dalje zahtevaju dokumentaciju za carinu i dokaz o izvozu. Pre prve izvozne fakture proverite uslove sa knjigovođom ili Poreskom upravom, jer se pravila dopunjavaju. Za pojedinačne slučajeve tražite stručno mišljenje.

SEF — informativno

Obaveze proverite na SEF portalu; 4invoices.net nije povezan sa SEF-om.