Fakturisanje u dinarima i devizama

Obavezni elementi fakture

Faktura je osnovna isprava poslovne promene i treba da sadrži podatke koje propisuju zakoni o PDV-u i računovodstvu: poslovno ime i sedište izdavaoca i kupca, PIB, broj i datum izdavanja, datum prometa, opis dobara ili usluga, količinu, cenu, osnovicu, stopu i iznos poreza. Bez tih elemenata, kupac ne može ostvariti pravo na odbitak.

Brojevi faktura moraju biti jedinstveni i u nizu, kako bi se uvek moglo dokazati da nijedan dokument nije izostavljen. U 4invoices.net numeracija se vodi sama po obrascu koji podesite, a svaka izdata faktura ostaje u arhivi. Ako morate da ispravite grešku, to činite stornom i novom fakturom, ne brisanjem.

Primer: konsultant izdaje fakturu bez datuma prometa, pa kupac ne može da je razvrsta u pravi poreski period. Prijava se kasni, a razlika se pokazuje tek pri kontroli. Dva datuma, izdavanja i prometa, treba uvek razlikovati i oba navoditi, naročito kod usluga koje traju duže od jednog meseca.

Dinari u domaćem prometu

Pravila deviznog poslovanja u Srbiji propisuju da se u prometu između rezidenata plaćanje, po pravilu, vrši u dinarima. Zato se domaće fakture izdaju u dinarima, a cene u stranoj valuti u ponudi se na fakturi preračunavaju prema ugovorenom pravilu. Izuzeci su propisani zakonom, pa u sumnji proverite sa knjigovođom ili bankom.

Za domaće kupce važe i pravila o elektronskom fakturisanju, što znači da obveznik e-faktura mora istu isporuku da unese u SEF. PDF faktura koju izdate u 4invoices.net služi kao uredan dokument i arhiva, ali ne zamenjuje evidenciju na državnom portalu kada je ona obavezna.

Pri dogovoru sa domaćim kupcem ugovorite i način obračuna kursa, ako je cena izražena u stranoj valuti. Na primer, može se ugovoriti da se uzima srednji kurs Narodne banke Srbije na dan fakturisanja. Zapišite to u ugovoru da kasnije ne bi bilo nesporazuma o iznosu koji se plaća u dinarima.

Devize i fakture prema inostranstvu

Fakture za inostrane kupce najčešće se izdaju u evrima ili drugoj stranoj valuti, na engleskom ili jeziku kupca. Pored uobičajenih elemenata, preporučljivo je navesti podatke za međunarodno plaćanje, na primer IBAN i SWIFT, kao i uslove isporuke. Jasan opis usluge ili robe olakšava carinu i banku.

Za PDV tretman izvoza roba i usluga važe posebna pravila, a oslobođenje se dokazuje odgovarajućim dokumentima. Proverite sa knjigovođom da li je vaša usluga oslobođena ili se oporezuje u Srbiji, jer odgovor zavisi od vrste usluge i statusa kupca. Dokumentaciju o izvozu čuvajte uz fakturu.

Za usluge prema kupcima izvan Srbije sačuvajte i potvrdu o statusu kupca, na primer izvod iz registra države u kojoj posluje.

Za usluge u informacionim tehnologijama prema kupcima iz Evropske unije često se primenjuje odgovarajuće pravilo o mestu prometa, ali ga treba proveriti za svaki slučaj posebno. Zadržite ugovor, potvrdu statusa kupca i dokaz o plaćanju uz fakturu, jer se ti dokumenti traže pri kontroli.

Kurs i kursne razlike

Kada je faktura izdata u stranoj valuti, za knjigovodstvo i PDV potreban je iznos u dinarima, preračunat po kursu koji propisi određuju, najčešće srednjem kursu Narodne banke Srbije na određeni dan. Uplata se često desi po drugom kursu, pa nastaju pozitivne ili negativne kursne razlike koje knjigovođa evidentira.

Alat ne računa kursne razlike: 4invoices.net prikazuje iznose u valuti koju izaberete i čuva fakturu u tom obliku. Vođenje kursa, preračun za potrebe PDV-a i knjiženje razlika rade knjigovođa ili računovodstveni program. Zapišite kurs koji ste koristili za svaki dokument kako biste kasnije izbegli rasprave.

Praktičan savet: kurs koji ste koristili upišite u internu belešku uz fakturu, a ne samo u knjigovodstveni program. Ako knjigovođa menja se ili kolega preuzima posao, ostaje jasan trag zašto je iznos u dinarima baš takav, što štedi vreme i sprečava ponovni obračun.

Avansne fakture i storno

Avans se fakturiše posebnim dokumentom, a PDV se može obračunavati pri naplati avansa. Kada se isporuka izvrši, izdaje se konačna faktura sa umanjenjem za već fakturisani avans. Greške na ovom polju su česte i dovode do dvostrukog obračuna, pa pratite vezu između avansne i konačne fakture.

Greška u fakturi ispravlja se stornom i novom fakturom, a ne izmenom izdatog dokumenta. Sva dokumenta čuvajte u arhivi, uključujući storno. U 4invoices.net nove fakture dobijaju sledeći broj, a prethodne ostaju netaknute, što olakšava pregled i kontrolu.

Kod učestalih isporuka istom kupcu, definišite ritam fakturisanja: nedeljno, mesečno ili po završetku faze. Dosledan ritam olakšava planiranje naplate, a kupcu daje predvidivost. U 4invoices.net možete čuvati podatke stalnih kupaca i pripremati nove fakture bez ponovnog unosa.

Uvek proverite da li kupac traži posebne oznake na fakturi, poput broja narudžbenice ili ugovora, jer njihovo odsustvo može usporiti odobravanje plaćanja.

Arhiva i slanje kupcima

Izdate fakture čuvaju se u skladu sa zakonskim rokovima. Digitalna arhiva sa pretragom po kupcu, broju i datumu štedi vreme u slučaju reklamacije ili kontrole. Slanje faktura e-poštom kupcu treba da bude dokumentovano, na primer čuvanjem poruke ili potvrde prijema.

Za dospele račune koristite pristojan podsetnik. Preko 4notify.net možete sami poslati SMS ili e-mail kupcu sa svog naloga; poruke nisu automatske, već ih šaljete po svojoj odluci. Uvek navedite broj fakture, iznos i rok, kako kupac može brzo da je pronađe.

Kod prodaje većem broju kupaca, korisno je da imate standardizovane tekstove za napomene na fakturi: uslovi plaćanja, kamata za kašnjenje i način reklamacije. Dosledan tekst štedi vreme i smanjuje sporove, jer kupac unapred zna pravila. Prilagodite ih jeziku kupca kod inostranih isporuka.

Na kraju meseca uporedite broj izdatih faktura sa brojem isporuka ili završenih poslova. Razlika često ukazuje na neizdatu fakturu, koja će se otkriti tek kada naplata zakasni. Mesečni pregled traje kratko, a sprečava propuštene prihode, naročito kod usluga koje se pružaju kontinuirano.

U domaćem prometu između rezidenata plaćanje se po pravilu vrši u dinarima, pa se i faktura izdaje u dinarima ili sa jasno ugovorenim preračunom. Izuzeci postoje i propisani su zakonom o deviznom poslovanju. Pre izdavanja fakture u stranoj valuti domaćem kupcu proverite sa knjigovođom ili bankom. Izuzeci su navedeni u propisima.

Faktura sadrži poslovno ime i sedište izdavaoca i kupca, PIB, broj i datum izdavanja, datum prometa, opis dobara ili usluga, količinu, cenu, osnovicu, stopu i iznos PDV-a ako ste obveznik. Bez ovih elemenata kupac može ostati bez prava na odbitak, a vi se izlažete ispravkama i sporu. Proverite zahteve konkretnog kupca.

Za potrebe knjigovodstva i PDV-a iznos u stranoj valuti preračunava se u dinare po kursu koji propisi određuju, najčešće srednjem kursu Narodne banke Srbije. Razlika prema kursu na dan naplate evidentira se kao kursna razlika. 4invoices.net ne računa kursne razlike, to radi knjigovođa. Zadržite dokaz o kursu koji ste koristili.

Izdata faktura se ne menja, već se ispravlja stornom fakturom i izdavanjem nove sa tačnim podacima. Storno treba da bude povezan sa originalom, a obe isprave se čuvaju. U 4invoices.net nova faktura dobija sledeći broj, a prethodna ostaje u arhivi nepromenjena. Ispravka se uvek dokumentuje. Čuvajte obe isprave u arhivi.

Ne. 4invoices.net izdaje PDF fakture i čuva ih u arhivi, ali nije povezan sa SEF-om. Ako ste obveznik e-faktura, domaće fakture unosite na državni portal ili preko programa koji ima integraciju sa SEF-om. Za PDF kopiju, arhivu i slanje kupcu, 4invoices.net je dovoljan. Za SEF koristite državni portal. Dokaz o kursu zadržite.

Fakture u dinarima i devizama

PDF fakture i arhiva; SEF je kod države.