E-račun in eSLOG standard

Kaj je eSLOG in komu je namenjen

eSLOG je slovenski standard za elektronsko izmenjavo poslovnih dokumentov, ki je določil obliko in pomen polj v računu, naročilnici in drugih dokumentih. Pri izdaji računa javnemu sektorju je njegova uporaba v Sloveniji zahtevana, saj državni organi računov v papirni ali PDF obliki praviloma ne sprejemajo kot e-račune.

Standard so prilagodili evropskim usmeritvam, zato so v praksi v uporabi tudi mednarodni formati, kot sta UBL in Peppol BIS, ki jih podpirajo številni ponudniki. Katere formate podpira posamezen naročnik, določa njegovo navodilo, zato ga vedno preverite, preden izdate račun.

Za izdajatelja je glavna posledica ta, da mora imeti račun strukturirano obliko, ki jo lahko stroj prebere. PDF je za človeka berljiv, za sistem naročnika pa ni dovolj. Zato obstajajo posredniki, ki PDF ali podatke pretvorijo v e-račun in ga pošljejo prek varne povezave.

Pri uvedbi e-računov je smiselno upoštevati tudi arhiviranje. E-račun je treba hraniti v obliki, v kateri je bil izdan, skupaj s potrdili o pošiljanju. Pretvorba v PDF za arhiv ne zadošča, če izvirna strukturirana oblika ni ohranjena po zakonskih pravilih.

Pošiljanje prek UJP in drugih poti

Uprava za javna plačila ponuja državno rešitev za sprejem in pošiljanje e-računov javnim naročnikom. Izdajatelj se registrira, naloži račun ali ga pošlje prek povezave, naročnik pa ga obravnava in potrdi. Poleg te poti obstajajo komercialni ponudniki, ki ponujajo integracijo z računovodskimi programi.

Pri izbiri poti upoštevajte količino računov, stroške in zahtevnost integracije. Majhno podjetje z nekaj računi na mesec lahko uporablja neposredno prijavo na portal, večji izdajatelj pa običajno potrebuje avtomatizirano pošiljanje iz svojega programa. Ponudnik mora zagotavljati varnost in sledljivost.

Preden začnete, vprašajte naročnika, kateri naslov prejemnika uporablja, kateri format zahteva in ali potrebuje dodatne podatke, na primer številko naročila ali pogodbe. Brez teh podatkov račun ni mogoče pravilno usmeriti, zato bo zavrnjen ali obtičal.

Če uporabljate ponudnika, preverite pogodbo: stroški na račun, rok hrambe podatkov, odgovornost ob izpadu in možnost izvoza. Prehod med ponudniki je lažji, če imate izvorne podatke računov na voljo v obliki, ki ni vezana na enega ponudnika.

Obvezni podatki in tipične zavrnitve

E-račun vsebuje enake bistvene podatke kot navaden račun: izdajatelja, kupca, datum, opis dobave, osnovo, stopnjo in znesek DDV. Poleg tega javni naročniki pogosto zahtevajo referenco naročila, številko pogodbe ali kodo proračunskega uporabnika. Če polje manjka, sistem račun zavrne.

Pogoste zavrnitve izhajajo iz napačnih kod držav, nepopolnih davčnih številk, razlike med skupnim zneskom in vsoto postavk ali neustreznega zaokroževanja. Vsaka zavrnitev podaljša plačilni rok, zato izdajatelji pred pošiljanjem račun preverijo z validatorjem, ki ga ponuja ponudnik.

Ko račun popravite, ga morate poslati znova, ne glede na to, ali je napaka majhna. Hranite zapisnik pošiljanja in odgovore naročnika. Tak zapisnik je pomemben pri sporih o plačilnem roku in za upravičenost zamudnih obresti.

Posebej pomembna so polja za identifikacijo prejemnika. Javni uporabniki imajo različne naslove in kode, zato jih morate vprašati, katero naj uporabite. Napačen prejemnik pomeni, da račun nikoli ne pride do osebe, ki ga plača.

B2B izmenjava in Peppol

Med podjetji izmenjava e-računov v Sloveniji ni splošno obvezna za vse, a se širi. Številni večji kupci že zahtevajo strukturiran račun, ker jim poenostavi obdelavo. Peppol je mednarodna mreža za varno izmenjavo dokumentov, ki jo uporabljajo tudi slovenski ponudniki.

Če poslujete s kupci v tujini, preverite, ali njihova država zahteva določen format. Nekatere države članice imajo svoje obveznosti, rokovanje pa se razlikuje. Zato je koristno, da podatke v računu vzdržujete v čisti strukturirani obliki, ki jo je mogoče pretvoriti.

O morebitnih novih obveznostih se pozanimajte pri finančni upravi in pri računovodji. Predpisi o e-računih se spreminjajo na ravni EU in na nacionalni ravni, zato se ne zanašajte na članke, starejše od enega leta, brez preverjanja.

Če nameravate poslovati s kupci v več državah, spremljajte razvoj evropske zakonodaje na področju e-računov. Več držav uvaja obveznosti B2B in poročanje v realnem času, kar bo prej ali slej vplivalo tudi na slovenske izvoznike.

Kaj naredi 4invoices.net

4invoices.net omogoča izdajo računa v obliki PDF, shranjevanje v arhivu in izvoz podatkov. Ob tem lahko pripravite račun v jeziku kupca in dodate sklic za plačilo. Račun lahko pošljete po e-pošti ali natisnete.

Ekosistem ne ustvarja e-računov v obliki eSLOG ali UBL za Slovenijo in ni povezan z UJP. Integracija državnih sistemov je v ekosistemu na voljo samo za Romunijo, kjer obstaja povezava z ANAF. V Sloveniji torej račun v PDF uporabite kot dokument, ki ga nato prek drugega orodja pretvorite ali vnesete.

Če imate javne naročnike, izberite pot, ki ustreza njihovim zahtevam, in račune izdajate prek nje. 4invoices.net lahko služi za privatne stranke, tuje kupce ali kot evidenca podatkov. Za javni sektor preverite zahteve in jih jasno ločite od ostalih računov.

Za začetek je koristen preizkusni račun z majhnim zneskom, ki ga pošljete naročniku ali ponudniku. Če ga sistem sprejme, lahko prehod na redne račune izvedete brez presenečenj.

Praktičen postopek za podjetje, ki začenja z javnimi naročniki

Najprej pridobite pisna navodila naročnika: format, naslov prejemnika, obvezna polja in rok za predložitev. Nato izberite pot pošiljanja: neposredna prijava na državni portal ali ponudnik, ki podpira vaš računovodski program. Naredite testni račun in ga pošljite pred prvim resničnim.

Nato določite, kdo je odgovoren za pošiljanje in kdo za spremljanje statusa. Uvedite kontrolni seznam: pravilna številka naročila, pravilen znesek, pravilna davčna številka. Po prvem mesecu pregledajte zavrnitve in prilagodite postopek.

Dokumentacijo o poslanih računih hranite skupaj z drugimi računovodskimi dokumenti za zakonsko določen čas. Računovodja bo potreboval izvoz in potrdila o pošiljanju. Če izdajate račune tudi zasebnim strankam, jih izdajajte ločeno, da jih ne mešate s tistimi za javni sektor.

Priporočljivo je določiti odgovorno osebo za e-račune, saj gre pogosto za nalogo, ki pade med računovodstvo in prodajo. Ko je vloga jasna, zavrnjeni računi ne obležijo tedne, ampak se popravijo v dnevu ali dveh.

Pri poslovanju z javnim sektorjem je izdajanje e-računov v predpisani obliki obvezno. Med podjetji splošne obveznosti za vse še ni, vendar jo mnogi večji kupci zahtevajo po dogovoru. Obveznosti se lahko spremenijo, zato jih preverite pri finančni upravi ali računovodji. Podrobnosti preverite pri računovodji. Pri novih zahtevah spremljajte uradne objave finančne uprave in ministrstva.

UJP je Uprava za javna plačila, ki upravlja državno rešitev za sprejem in posredovanje e-računov javnemu sektorju. Izdajatelj lahko račun naloži na portal ali ga pošlje prek ponudnika, ki je povezan z njim. Podrobnosti o registraciji in delovanju so objavljene na spletni strani UJP. Za javne naročnike velja posebna pot. Postopek je odvisen od izbranega ponudnika.

Praviloma ne, če naročnik zahteva e-račun v strukturirani obliki. PDF je berljiv dokument, ne pa strojno obdelljiv zapis. Preverite navodila naročnika in uporabite pot, ki jo določa. PDF lahko pošljete kot dodatno prilogo, če naročnik to dovoljuje. Zato vedno preverite zahteve naročnika. Če ste javni naročnik, vprašajte tudi za interna navodila.

Ne. 4invoices.net izdaja račune v PDF in jih hrani v arhivu, vendar ni povezan z UJP in ne ustvarja računov v obliki eSLOG. Za javne naročnike uporabite drugo pot pošiljanja. Povezava z državnimi portali za e-račune je v ekosistemu na voljo samo za Romunijo. Povezave z državnimi portali ekosistem ne ponuja.

Preberite razlog zavrnitve v odgovoru portala ali ponudnika, popravite napako in račun pošljite znova. Najpogostejši razlogi so napačna številka naročila, manjkajoči podatki ali razlika v zneskih. Hranite sporočilo o zavrnitvi, ker je lahko dokaz o zamudi, ki ni vaša krivda. Odgovor naročnika shranite med dokumente. Zavrnitev praviloma vsebuje kodo napake. Sporočilo shranite.

e-račun — informativno

Obveznosti preverite pri UJP; 4invoices.net ni povezan z UJP.