La riconciliazione bancaria confronta ogni movimento dell'estratto conto con una fattura o un pagamento registrato. Si fa meglio se ogni fattura porta un riferimento chiaro e se il confronto è settimanale. Gli strumenti 4b2b non importano estratti conto: il confronto lo svolge Lei o il Suo commercialista.
Una riconciliazione regolare dice se la contabilità corrisponde al saldo reale. Scopre errori di registrazione, addebiti non previsti, incassi senza fattura e fatture senza incasso. Senza questo controllo, il saldo contabile e quello bancario si allontanano lentamente, finché a fine anno nessuno sa più spiegarne la differenza.
Per un'impresa sammarinese che incassa in euro da clienti italiani e sammarinesi, il rischio principale è il bonifico ambiguo: importo che non coincide con la fattura, causale generica, pagamento di più documenti insieme. Più la prassi è disordinata, più tempo si perde ogni mese.
Il controllo serve anche alla sicurezza. Un movimento non riconosciuto, un addebito ripetuto o un bonifico verso un IBAN inatteso sono segnali che si vedono solo se qualcuno guarda l'estratto con attenzione e regolarità.
Una prova pratica: scelga un mese a caso dell'anno scorso e provi a spiegare ogni movimento del conto. Se servono più di due ore o restano elementi senza spiegazione, la procedura ha bisogno di essere riorganizzata prima che una verifica lo faccia notare con molta meno cortesia.
Ogni fattura dovrebbe riportare numero, data, importo, scadenza e IBAN con intestatario. Chieda al cliente di indicare il numero della fattura nella causale. Se il cliente paga a mezzo portale, verifichi come viene compilato il riferimento e se è possibile aggiungere il numero del documento.
Per clienti con più fatture aperte, un estratto conto cliente periodico, con elenco dei documenti da saldare, riduce le ambiguità. Lo invii prima della scadenza e chieda di indicare quali fatture intende pagare.
In 4invoices.net i dati bancari e il numero compaiono sul PDF della fattura, mentre l'abbinamento con l'incasso lo annota Lei. La piattaforma non rileva i bonifici ricevuti e non cambia stato alle fatture in base ai movimenti in banca.
Se i clienti pagano tramite un servizio di pagamento, chieda a quale conto vengono accreditate le somme e con quale descrizione. Alcuni sistemi aggregano più incassi in un solo accredito e indicano il dettaglio soltanto in un file separato che occorre richiedere o scaricare.
Scarichi o consulti l'estratto della settimana. Per ogni accredito cerchi la fattura corrispondente, annoti la data di incasso e segnali le differenze. Per ogni addebito verifichi il documento giustificativo: fattura del fornitore, commissione bancaria, imposta o stipendio.
Gli elementi non abbinati vanno in un elenco chiamato «da chiarire», con data e importo. Ogni settimana si rivede l'elenco; se un elemento resta lì per più di un mese, si chiede aiuto alla banca o al cliente per identificarlo.
Un esempio: un'impresa di Dogana riceve 1.200 euro con causale «saldo». Ha tre fatture aperte da quel cliente, di 400, 500 e 300 euro. Chiede conferma al cliente per e-mail e scopre che il pagamento riguarda le prime due più un acconto sulla terza: la risposta scritta chiude il dubbio.
Le differenze piccole hanno cause tipiche: commissioni trattenute da una banca intermediaria, arrotondamenti, sconti non registrati. Decida con il commercialista una politica di trattamento, per esempio come registrare uno scarto di pochi euro, e la applichi in modo uniforme.
I pagamenti parziali richiedono attenzione: la fattura resta parzialmente aperta, e il residuo deve essere sollecitato. Registri l'importo incassato e quello residuo in modo che ogni controllo successivo mostri subito quanto resta da recuperare.
Le note di credito vanno collegate alla fattura originaria. Se un cliente paga l'importo al netto di una nota di credito che non conosce, nasce una discussione evitabile: includa riferimento alla nota nelle comunicazioni e nell'estratto conto cliente.
Un caso a parte è il pagamento in eccesso. Se un cliente versa più del dovuto, non lasci l'importo nel conto come entrata anonima: lo registri come credito del cliente, avvisi il cliente e concordi se compensare con la fattura successiva o restituire la somma.
Quando dall'estratto emerge che una fattura è scaduta, il sollecito deve partire entro pochi giorni. Un testo breve e cortese, con numero, importo, scadenza e IBAN, spesso basta. Con 4notify.net può inviarlo via SMS o e-mail dal Suo account; testo e momento li sceglie Lei.
Tenga traccia di data e canale di ogni sollecito. Se serve passare a una diffida, la cronologia dimostra che il cliente era stato avvisato, e rende più semplice ogni passaggio successivo, compreso il ricorso a un legale.
Dopo il pagamento, chiuda il cerchio: una breve conferma di ricezione al cliente conclude la pratica e mantiene un tono professionale. Registri subito l'incasso, così l'elenco dei crediti aperti resta affidabile.
Con i clienti più grandi un sollecito per e-mail all'ufficio contabilità, con il numero della fattura e la scadenza, è spesso più efficace di una telefonata al referente commerciale. Allega il PDF della fattura e le coordinate bancarie, in modo che il destinatario non debba cercare nulla.
A fine mese il saldo contabile del conto bancario dovrebbe coincidere con quello dell'estratto, salvo elementi in transito che vanno elencati. Una scheda di riconciliazione con saldo banca, movimenti non ancora contabilizzati, saldo contabile e differenza aiuta il commercialista a controllare in pochi minuti.
A fine anno la riconciliazione è un prerequisito del bilancio. Consegni al consulente gli estratti conto completi, l'elenco delle fatture aperte, i crediti da stralciare e gli eventuali movimenti in sospeso. Chiarire tutto in dicembre costa molto meno che farlo ad aprile con documenti smarriti.
4softerp.net permette di registrare i movimenti di conto nella contabilità multi-società; l'importazione automatica degli estratti non è prevista. Il valore sta nell'avere in un unico posto registri e documenti, non nell'automatizzare l'abbinamento.
La riconciliazione manuale degli estratti conto richiede ore ogni settimana.
Può annotare un riferimento in ogni fattura e confrontarlo Lei con l'estratto della banca; 4b2b non importa gli estratti conto né concilia in automatico.
È difficile capire chi non ha ancora pagato e quando sollecitare.
L'archivio delle fatture aiuta a vedere cosa ha emesso; con 4notify.net può inviare solleciti via SMS o e-mail che scrive Lei.
Un bonifico cumulativo chiude più fatture e nessuno sa come ripartirlo.
Chieda al cliente il dettaglio per iscritto, annoti la ripartizione accanto alle fatture e la comunichi al commercialista. Le registrazioni di incasso in 4softerp.net le inserisce Lei.
Si scarica l'estratto conto dall'home banking, si confrontano gli accrediti con le fatture emesse e gli addebiti con i documenti dei fornitori, e si annotano le differenze in un elenco da chiarire. Con una routine settimanale di pochi minuti si evita l'accumulo. I movimenti si registrano poi nella contabilità, in 4softerp.net o presso il commercialista.Annoti la data dell'ultimo controllo, per sapere sempre da dove ripartire.
No. La piattaforma consente di registrare la contabilità multi-società, ma non importa estratti conto né si collega alle banche. Gli incassi e i pagamenti li inserisce Lei o il commercialista dopo il controllo dell'estratto. Questo richiede disciplina, ma lascia pieno controllo su ogni abbinamento tra movimento e documento. Il vantaggio è il controllo diretto su ogni singolo abbinamento.
Chieda per iscritto al cliente a quali documenti si riferisce il bonifico, prima di registrare l'incasso. Se ha più fatture aperte, proponga un estratto conto cliente con l'elenco. Per il futuro, indichi sulla fattura che la causale deve riportare il numero del documento: una frase semplice che risolve la maggior parte dei casi.Archivi la risposta del cliente accanto alla fattura.
Una volta alla settimana per i conti con molti movimenti, almeno ogni due settimane per quelli con pochi. La frequenza dipende dal volume, ma intervalli lunghi rendono difficile ricordare l'origine di ogni movimento. Una scheda mensile di chiusura, con saldo banca e saldo contabile, aiuta il commercialista a verificare il lavoro in poco tempo. Se il conto ha pochi movimenti, il controllo richiede meno di un quarto d'ora.
Guida informativa; le pratiche ufficiali si svolgono presso l'autorità competente.
