Conciliação bancária

O que se concilia e porquê

Conciliar é confirmar que o dinheiro que o banco diz que entrou e saiu corresponde ao que a empresa registou. As diferenças têm explicações banais, como um cheque ainda não descontado ou uma comissão bancária que ninguém lançou, e explicações menos agradáveis, como um pagamento duplicado ou uma transferência não autorizada.

Fazer a conciliação com regularidade é a única forma de detetar o segundo grupo a tempo. Uma empresa que só concilia no fim do ano descobre as diferenças quando já não há maneira de perceber o que as causou, e o contabilista é obrigado a lançar um ajuste «por diferença» que deixa a contabilidade menos fiável.

Uma empresa com cinco clientes recorrentes e vinte vendas avulsas por mês tem cerca de trinta movimentos a verificar. É uma tarefa de meia hora, desde que cada movimento tenha uma explicação rápida. O problema aparece quando há dezenas de depósitos sem identificação, e é por isso que a referência importa.

Uma referência por fatura

A chave da conciliação rápida é uma referência de pagamento única, impressa na fatura e copiada pelo cliente para a descrição da transferência. Pode ser simplesmente o número da fatura. Na 4invoices.net pode anotar essa referência em cada fatura em PDF, para que o cliente a veja no mesmo lugar sempre.

Nem todos os clientes escreverão a referência, sobretudo os que pagam em numerário ou através de terceiros. Nesses casos, anote na hora a que fatura corresponde o depósito, com o nome de quem pagou. É um minuto de trabalho que poupa meia hora de investigação seguinte.

Se o cliente costuma pagar a várias faturas de uma vez, peça-lhe que envie por correio eletrónico a lista dos números pagos. É um custo mínimo para ele e evita que tenha de adivinhar como repartir um valor global.

O procedimento passo a passo

Primeiro, descarregue o extrato do período no formato que o banco disponibilizar. Segundo, abra a lista de faturas em aberto no arquivo. Terceiro, para cada entrada do extrato, procure a referência e marque a fatura como paga; se a entrada não tiver referência, escreva o que sabe sobre quem pagou. Quarto, para cada saída, confirme o documento que a justifica.

No fim, o saldo calculado a partir dos registos deve igualar o saldo do extrato, ajustado pelas diferenças conhecidas. Se não igualar, não force o resultado: escreva as diferenças numa lista, pergunte ao banco ou ao colaborador envolvido e só depois lance os ajustes. A 4softerp.net serve para registar os lançamentos da contabilidade da empresa.

Se encontrar uma comissão bancária que não conhecia, peça ao banco a tabela de preços e registe o custo como despesa financeira. Pequenas comissões repetidas ao longo do ano somam valores que surpreendem quem nunca as somou.

O que a 4b2b não faz nesta tarefa

A plataforma não se liga ao banco, não importa extratos e não faz correspondência automática entre movimentos e faturas. Não há deteção de pagamentos nem sugestões de associação. Qualquer pessoa que lhe diga que um software faz isso sem configuração exaustiva com o banco está a simplificar demasiado.

Isto é um limite, mas também uma vantagem para empresas pequenas: o processo é simples, transparente e não depende de integrações que podem falhar. Com uma referência bem usada e uma rotina semanal, o trabalho manual é perfeitamente gerível até volumes de várias dezenas de movimentos por semana.

Vale a pena perguntar ao banco que formatos de extrato disponibiliza e com que periodicidade. Um extrato em ficheiro que se abre numa folha de cálculo permite ordenar por valor e por data, o que acelera a procura de uma entrada específica.

Pagamentos parciais, adiantamentos e erros

Um cliente pode pagar menos do que o devido, pagar duas faturas numa só transferência ou antecipar um serviço que ainda não foi prestado. Cada caso deve ficar registado: no primeiro, a fatura continua em aberto pelo saldo; no segundo, a transferência é repartida entre as duas faturas; no terceiro, o valor é um adiantamento e o contabilista indicará como o tratar.

Quando o cliente paga por engano a uma conta errada ou paga o valor errado, comunique-lhe de imediato por escrito e combine a devolução ou o acerto. Registe a conversa. Um erro corrigido a tempo e documentado é um pormenor; o mesmo erro descoberto seis meses depois transforma-se numa discussão.

Quando a conciliação revelar um padrão, como um cliente que paga sempre com dez dias de atraso, use-o: ajuste a data do lembrete, ou negoceie um prazo que corresponda à realidade. Os extratos contam a história do comportamento de pagamento de cada cliente.

Com que frequência conciliar

O mínimo razoável é mensal, antes de fechar o mês. Empresas com muitas faturas pequenas beneficiam de o fazer semanalmente. O importante é a regularidade: uma conciliação feita sempre à sexta-feira por uma pessoa fixa torna-se uma rotina e deixa de ser uma tarefa temida.

Quando a conciliação está feita, envie os lembretes de cobrança que forem necessários. Com a 4notify.net, a empresa envia SMS ou correio eletrónico aos clientes com faturas em atraso, com o texto que escrever. Fechar o ciclo no mesmo dia, do extrato à mensagem de cobrança, é o que faz a diferença na liquidez.

No fim de cada conciliação, escreva uma linha: data, período conciliado, saldo final e quem a fez. Esse registo prova que a conciliação foi feita e permite retomar de onde ficou, se a pessoa responsável faltar uma semana.

Não. A plataforma não se liga ao banco nem importa extratos. A conciliação faz-se comparando a referência de cada fatura com os movimentos do extrato, e marcando as faturas pagas. É uma tarefa manual, mas simples quando cada fatura tem uma referência única que o cliente copia para a transferência.

No mínimo uma vez por mês, antes de fechar o período e entregar os documentos ao contabilista. Se a empresa recebe muitos pagamentos pequenos, uma conciliação semanal evita acumular dúvidas. O decisivo é a regularidade e a existência de uma pessoa responsável, porque quanto mais tempo passa, mais difícil é perceber a origem de uma diferença.

Descubra quem pagou através do nome que aparece no extrato, do valor e da data, e pergunte ao cliente a que fatura se refere. Registe a resposta. Se não conseguir identificar o depósito, não o associe a uma fatura por suposição: guarde-o como valor por esclarecer e informe o contabilista no fecho.

Registe o pagamento parcial, deixe a fatura em aberto pelo saldo e envie ao cliente uma mensagem a indicar o valor em falta. Com a 4notify.net pode enviar o lembrete por SMS ou correio eletrónico a partir da conta da empresa. Se acordar um novo prazo, escreva-o, para evitar dúvidas sobre o que foi combinado.

Guarde o extrato do período, a fatura ou o documento correspondente, as mensagens trocadas com o cliente ou fornecedor e uma nota com a explicação e a data da resolução. O contabilista precisará desses elementos para lançar o ajuste corretamente e para os apresentar, se a Autoridade Tributária os pedir.

Página informativa

Guia informativo; os trâmites oficiais realizam-se junto da entidade competente.