As declarações fiscais em Timor-Leste são apresentadas à Autoridade Tributária pela empresa ou pelo seu contabilista, nos prazos e formulários que aquela fixa. A 4b2b não prepara nem envia declarações; ajuda a ter faturas e contabilidade ordenadas antes de cada entrega.
Em Timor-Leste, a entidade que recebe as declarações fiscais e administra os impostos é a Autoridade Tributária. A empresa é a responsável pelas declarações, mesmo quando as entrega um contabilista em seu nome; se houver um erro, é a empresa que responde, e por isso o gerente deve ter uma ideia clara do que foi entregue e quando.
Peça ao contabilista, logo no início, uma lista escrita dos impostos aplicáveis à atividade, com a periodicidade de cada declaração e o prazo de entrega. A lista deve indicar também quem na empresa fornece cada documento. Sem esta divisão de tarefas, as entregas atrasam-se por falta de um recibo que ninguém sabia que era preciso.
Se a empresa tem sócios que não trabalham no dia a dia, defina também quem assina e submete as declarações em nome dela. A pessoa autorizada deve estar identificada no registo ou numa procuração, e o contabilista deve ter essa informação atualizada para não bloquear uma entrega por falta de poderes.
Uma empresa timorense pode ter obrigações relacionadas com o imposto sobre o rendimento, com retenções na fonte sobre pagamentos a trabalhadores e a certos prestadores, e com impostos sobre determinados bens ou serviços, conforme a atividade. As taxas, os escalões e as isenções são definidos pela lei fiscal e alteram-se com as leis do orçamento, por isso não as indicamos aqui.
O IVA ainda não está em vigor e a taxa não está fixada na lei. Quem estiver habituado a outros países deve evitar copiar o modelo de fatura de lá: acrescentar uma linha de IVA que não existe pode induzir clientes em erro. Pergunte à Autoridade Tributária ou ao contabilista se a sua operação específica tem algum imposto próprio antes de decidir o que escrever na fatura.
Uma declaração boa começa semanas antes da entrega, com uma verificação simples. Todas as faturas emitidas no período estão no arquivo? Todas as despesas têm documento de suporte? Os pagamentos do extrato bancário correspondem a faturas ou a despesas conhecidas? As diferenças encontradas nesta fase custam um telefonema; encontradas depois da entrega, custam uma declaração de substituição.
Na 4invoices.net, o arquivo de faturas permite procurar por número e por cliente, e comparar a lista do período com a que o contabilista tem. Na 4softerp.net os lançamentos da empresa ficam organizados e podem ser partilhados com o contabilista antes de ele iniciar o trabalho, em vez de lhe chegarem numa pilha de fotografias.
Um exemplo prático: uma empresa de serviços de informática com doze clientes confere, três semanas antes do prazo, que a fatura de um cliente aparece paga no extrato mas não está marcada como paga no arquivo. Resolvido nessa altura, um dia de trabalho. Descoberto na véspera, é a causa de um período entregue com valores errados.
É importante deixar claro o limite. O ecossistema não se liga à Autoridade Tributária, não prepara formulários oficiais, não calcula o imposto a pagar e não submete declarações. A fatura em PDF mostra o que o utilizador escreveu; não é validada por nenhuma entidade pública através da plataforma.
Aquilo que a plataforma faz é reduzir o trabalho de arrumação que precede qualquer declaração: faturas emitidas e guardadas, contabilidade da empresa organizada, mensagens aos clientes para cobrar o que está em atraso. Com a 4notify.net a empresa pode, por exemplo, pedir aos clientes em atraso que regularizem antes do fecho do período, enviando SMS ou correio eletrónico redigidos por si.
Convém ainda separar o que é contabilidade do que é fiscalidade. A contabilidade regista a realidade da empresa; a fiscalidade aplica a essa realidade as regras da lei, que podem aceitar ou não certas despesas. Por isso, o contabilista pode pedir-lhe explicações sobre uma despesa que lhe parece normal e que a regra fiscal trata de maneira diferente.
A Autoridade Tributária pode pedir esclarecimentos ou documentos de suporte relativos a períodos passados. O tempo durante o qual a empresa tem de conservar os documentos é definido pela lei; pergunte ao contabilista qual é e escreva o prazo numa regra interna. Não elimine documentos antigos apenas por falta de espaço.
Organize os ficheiros por ano e por tipo: faturas emitidas, faturas recebidas, extratos, contratos, declarações entregues e respetivos comprovativos. Se a empresa alojar os seus ficheiros num servidor próprio, por exemplo num VPS da 4hosting.net, trate das cópias de segurança como parte da obrigação de conservação e não apenas como uma boa prática informática.
Se a empresa perceber que vai falhar um prazo, o melhor é contactar o contabilista imediatamente e perguntar à Autoridade Tributária como regularizar. Ignorar o prazo e esperar não costuma ajudar. Se for descoberto um erro numa declaração já entregue, a correção deve seguir o procedimento previsto, que o contabilista conhece.
Guarde sempre o comprovativo de cada entrega e de cada pagamento, com data e valor. Esse papel ou ficheiro será a sua prova de que cumpriu. Um bom hábito é arquivar o comprovativo na mesma pasta onde está a declaração e acrescentar uma nota curta sobre quem a preparou e quem a revê, para que o histórico não dependa da memória de ninguém.
No dia da entrega, confirme que o valor a pagar, se existir, está disponível na conta bancária e que o pagamento é feito por um meio aceite. Um pagamento tardio por falta de saldo é um erro evitável e frequente em empresas pequenas.
As declarações não batem com as faturas do período e perde-se tempo a reconciliar.
A declaração é apresentada à Autoridade Tributária; a 4b2b não a prepara nem a valida. A 4invoices.net permite emitir faturas em PDF com o imposto que indicar, e a 4softerp.net mantém a contabilidade multiempresa.
Não sei que documentos a Autoridade Tributária pode pedir numa inspeção.
Os documentos exigidos são definidos pela lei; confirme-os com o seu contabilista. A 4b2b não gera formatos oficiais para a Autoridade Tributária.
Os clientes em atraso põem em risco o fecho do período.
Com a 4notify.net envie, a partir da conta da empresa, lembretes por SMS ou correio eletrónico antes do fecho do período.
Faturação online com faturas em PDF e arquivo de faturas. Não é submetida à autoridade fiscal local; a integração de faturação eletrónica existe apenas para a Roménia.
ERP financeiro e contabilidade multiempresa. As declarações fiscais locais só estão disponíveis para a Roménia.
A responsabilidade é da empresa, que pode entregá-las diretamente ou através de um contabilista habilitado. As declarações são apresentadas à Autoridade Tributária, nos formulários e prazos que esta determina. O contabilista prepara, mas é a empresa que responde pelo conteúdo, por isso o gerente deve rever o que é entregue em seu nome.
Não. A plataforma emite faturas em PDF e guarda-as no arquivo, mas não as submete a nenhuma autoridade nem acompanha o seu estado. A integração de faturação eletrónica com uma autoridade fiscal só existe para a Roménia. Em Timor-Leste, o cumprimento das obrigações declarativas faz-se diretamente com a Autoridade Tributária.
O IVA ainda não está em vigor e a taxa não está fixada na lei, pelo que não deve inventar uma taxa. Se a sua operação estiver sujeita a outro imposto, o contabilista indicará o tratamento correto. Confirme sempre a situação atual junto da Autoridade Tributária, porque as regras fiscais podem mudar com nova legislação.
O prazo de conservação é definido pela lei fiscal e comercial e deve ser confirmado com o contabilista ou com a Autoridade Tributária. Como regra prática, não destrua documentos sem confirmar o prazo. Guarde as faturas, os extratos, os contratos e os comprovativos de entrega num arquivo organizado por ano e fácil de consultar.
Leve as faturas emitidas e recebidas do período, os extratos bancários, os contratos relevantes e uma lista de alterações, como novos sócios, trabalhadores ou mudanças de sede. Quanto mais ordenado for o material, menos horas o contabilista cobra para o organizar e mais tempo sobra para o aconselhar sobre decisões concretas.
Guia informativo; os trâmites oficiais realizam-se junto da entidade competente.
