L'art. 957 CO (Code des obligations) exige de chaque entreprise suisse la tenue d'une comptabilité ordonnée. L'Olico (Ordonnance livres comptables) règle la conservation électronique : 10 ans obligation de conservation, lisibilité sur toute la durée, signature électronique qualifiée (SEQ) pour les pièces, preuve d'inaltérabilité. Les pistes d'audit doivent être complètes.
Quels documents dois-je conserver 10 ans ?
Factures d'entrée, factures de sortie, relevés de compte, contrats avec fournisseurs/clients, quittances > CHF 400, fiches de salaire, comptes annuels, déclarations fiscales, décomptes TVA.
Comment satisfaire l'exigence d'inaltérabilité ?
Conserver les pièces dans un système d'archive conforme Olico avec signature SEQ et horodatage, journaliser chaque accès, versioning avec verrouillage de l'"ancienne" version, intégrité vérifiée par chaîne de hash.
Que se passe-t-il lors d'un contrôle fiscal ?
L'administration exige un accès rapide aux pièces par recherche (ex. "toutes les factures d'entrée Q4 2023"). Le système doit offrir fonction de recherche + export, pièces en original PDF/A-3 avec XML intégré, piste d'audit qui-quand-quoi.
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