Art. 957 OR (Obligationenrecht) verlangt von jedem Schweizer Geschäftsbetrieb das Führen einer ordnungsmässigen Buchführung. Die ergänzende GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) regelt elektronische Aufbewahrung: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht, Lesebarkeit über die gesamte Dauer, qualifizierte elektronische Signatur (QES) für Belege, Unveränderbarkeitsnachweis. Audit-Trails müssen vollständig sein.
Welche Dokumente müssen ich 10 Jahre aufbewahren?
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge mit Lieferanten/Kunden, Quittungen über CHF 400, Lohnabrechnungen, Stamm- und Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, MWST-Abrechnungen.
Wie erfülle ich die Unveränderbarkeitsanforderung?
Belege in einem GeBüV-konformen Archiv-System mit QES-Signatur und Zeitstempel speichern, jeden Zugriff loggen, Versionierung mit Sperrung der "alten" Version, hashchain-verifizierte Integrität.
Was passiert bei einer Steuerprüfung?
Die Steuerverwaltung verlangt schnellen Zugriff auf Belege per Suche (z.B. "alle Eingangsrechnungen Q4 2023"). System muss Such- + Export-Funktion bieten, Belege als Original-PDF/A-3 mit eingebettetem XML, Audit-Spur über Wer-Wann-Was.
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