Las empresas colombianas llevan contabilidad según las normas de información financiera de la Ley 1314 de 2009, con cuentas firmadas por un contador público. Lo que cambia entre empresas es el grupo NIF al que pertenecen, los libros que deben registrar y si necesitan revisor fiscal.
Colombia adoptó estándares internacionales mediante la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios. Las empresas se clasifican en grupos según su tamaño y naturaleza: las grandes y las que emiten valores siguen NIIF plenas; las pymes, NIIF para pymes; y las microempresas, un marco simplificado. El grupo depende de activos, número de empleados y otros criterios.
Elegir mal el grupo trae un doble costo: cumples más de lo necesario o menos de lo exigido. Pide a tu contador que documente por escrito en qué grupo estás y por qué, y revísalo cuando la empresa crezca o cambien sus activos.
Las políticas contables, es decir, cómo reconoces ingresos, inventarios y depreciaciones, se aprueban por escrito. Esa política es el primer documento que pide un auditor o un banco para entender las cifras.
Ejemplo: una comercializadora con pocos empleados y activos moderados suele quedar en el grupo de pymes; si luego crece o abre una filial, puede cambiar de marco, y el cambio exige reexpresar saldos iniciales.
La contabilidad se lleva en libros: diario, mayor y los auxiliares que requiera la empresa; además, las sociedades mantienen el libro de actas y el de registro de accionistas. Los soportes, entre ellos las facturas, los contratos, los comprobantes de pago y las nóminas, deben conservarse durante el plazo que fija la ley, que en general son diez años.
Cada asiento se respalda con un soporte identificable. Un asiento sin factura o documento soporte pone en riesgo la deducción y el IVA descontable. Por eso conviene numerar los comprobantes y archivarlos en el mismo orden en que se contabilizan.
Un buen archivo no es físico necesariamente. Si lo llevas digital, define quién tiene acceso, cómo se respalda y cuánto tiempo se retiene cada tipo de documento.
Los libros de comercio deben llevarse en orden cronológico y sin espacios en blanco; si la contabilidad es digital, el sistema debe impedir alterar asientos ya cerrados sin dejar rastro. Cuando un asiento está mal, se corrige con otro asiento de ajuste que lo reversa, nunca borrando el original.
Los estados financieros deben ser certificados por un contador público con tarjeta profesional. En algunas sociedades se exige además un revisor fiscal, cuya presencia depende de umbrales de activos o ingresos que fija la ley, y del tipo de sociedad. La SAS no está obligada por su naturaleza, pero sí puede estarlo por su tamaño.
El contador interno o externo prepara información y el revisor fiscal la vigila y dictamina; no pueden ser la misma persona. Cuando contratas a un contador externo, define en el contrato el alcance: cierres mensuales, declaraciones, conciliaciones, atención a la DIAN.
Pide siempre acceso a la información contable. Una empresa que no puede ver sus propios libros depende del contador y pierde capacidad de decisión.
Un revisor fiscal puede ser exigido también por decisión de los socios en los estatutos, aunque no lo imponga la ley. Si lo hay, sus informes y dictámenes acompañan los estados financieros que presentas al banco o a un inversionista, y su firma da una confianza adicional sobre las cifras.
A lo largo del año se repiten obligaciones: declaraciones de retención mensuales, declaraciones de IVA bimestrales o cuatrimestrales, anticipos de renta, impuestos municipales como el de industria y comercio, aportes de seguridad social y renovación de la matrícula mercantil en el primer trimestre. Cada una tiene un calendario distinto.
El cierre del ejercicio concluye con los estados financieros, la reunión ordinaria de socios dentro de los primeros tres meses del año y la declaración de renta de la sociedad, cuya tarifa general para personas jurídicas es del 35 %. Los estados financieros aprobados son un anexo clave para el banco y los clientes grandes.
La información exógena es un reporte anual de terceros que la DIAN exige a quienes superan ciertos topes. Reunir esos datos durante el año es mucho más barato que reconstruirlos en marzo.
Anota cada fecha en un calendario compartido con tu contador y define un responsable por obligación: así nadie asume que otro la está atendiendo. Añade dos fechas internas antes de cada vencimiento, una para reunir información y otra para revisar el borrador, de modo que el último día solo quede el pago.
Un cierre mensual básico incluye conciliar bancos, revisar cuentas por cobrar y por pagar, verificar que las facturas del mes estén contabilizadas, calcular depreciaciones y revisar la nómina. Parece mucho trabajo, pero reduce el cierre anual a una revisión en lugar de una reconstrucción.
Establece indicadores simples: cuánto se facturó, cuánto se cobró, cuánto se debe y cuál es el margen por línea. Si los datos no cuadran con el banco, empieza por las partidas pendientes.
Revisa cada trimestre las cuentas de balance con mayor saldo, en especial las que acumulan partidas viejas: anticipos sin legalizar, deudores incobrables y provisiones sin sustento.
Conserva un cuaderno de cierre con la lista de verificación de cada mes: bancos, cartera, proveedores, impuestos, nómina e inventarios. Quien revise después podrá ver qué se hizo, quién lo hizo y qué quedó pendiente, y no tendrá que preguntar a ciegas qué se omitió en un cierre anterior.
4softerp.net permite llevar contabilidad financiera de varias empresas en un mismo lugar, útil para grupos o contadores con varios clientes. Es una herramienta general: no incluye el plan único de cuentas colombiano oficial, no genera estados bajo NIF ni presenta declaraciones ante la DIAN.
4invoices.net guarda tus facturas en PDF para consulta y respaldo. 4softhr.net registra empleados, permisos y horas, que luego tu contador puede usar para la nómina, pero no calcula nómina colombiana.
Los documentos están dispersos y el contador los pide todos a último momento.
Reúne los documentos en un solo lugar: 4invoices.net conserva un archivo de facturas y 4softerp.net ofrece contabilidad multiempresa que tu contador puede revisar contigo.
El plan de cuentas no responde a la práctica contable colombiana bajo NIIF.
El plan de cuentas y los libros obligatorios se definen con tu contador según la normativa local; 4softerp.net es un ERP financiero general y no incluye un plan de cuentas oficial ni declaraciones para este país.
Cuando llega el cierre anual faltan soportes de varios gastos y el contador no puede contabilizarlos.
Define una rutina semanal para recopilar y archivar documentos; 4invoices.net guarda tus facturas en PDF y 4softerp.net te permite registrar las operaciones al momento, sin sustituir la validación del contador.
ERP financiero y contabilidad multiempresa. Las declaraciones fiscales locales solo están disponibles para Rumanía.
Facturación en línea con facturas en PDF y archivo de facturas. No se presenta ante la autoridad tributaria local; la integración de facturación electrónica solo está disponible para Rumanía.
Depende de factores como los activos, el número de empleados y si la empresa emite valores o tiene responsabilidad pública. Las microempresas, pymes y grandes tienen marcos distintos. Tu contador debe clasificarte y dejarlo documentado; revisa la clasificación cuando la empresa crezca, porque cambiar de grupo implica ajustes en las políticas contables.
En general, diez años contados desde el cierre del ejercicio o la fecha del último asiento, según el documento. Los libros de actas y los comprobantes tributarios requieren especial cuidado. Aunque el archivo sea digital, debe poder reproducirse en cualquier momento. Confirma con tu contador los plazos aplicables a cada tipo de soporte.
La SAS no lo necesita por el solo hecho de serlo, pero sí cuando supera los topes de activos o ingresos que fija la ley, o si los estatutos lo exigen. Los umbrales se expresan en múltiplos del salario mínimo y se actualizan. Un contador puede evaluar tu caso con las cifras de cierre.
Dentro de los tres primeros meses del año siguiente al cierre del ejercicio, salvo que los estatutos establezcan otra cosa dentro de la ley. En ella se aprueban los estados financieros y se decide sobre utilidades. Deja constancia en el libro de actas, porque ese documento lo piden bancos y la propia DIAN.
Es un reporte anual de operaciones con terceros que la DIAN exige a personas y empresas que superan ciertos topes. Incluye pagos, retenciones, ingresos y saldos. Se prepara a partir de la contabilidad y de los soportes de cada operación; por eso conviene mantener identificados correctamente a todos los terceros durante el año.
Contenido informativo; los trámites se realizan ante la autoridad competente.
