Formulář A1 je potvrzení o tom, právní předpisy kterého státu se na zaměstnance vztahují v oblasti sociálního zabezpečení (nařízení (ES) č. 883/2004 a č. 987/2009). Žádost o jeho vydání může podat zaměstnanec i zaměstnavatel u místně příslušné správy sociálního zabezpečení. Vyřizuje se u ČSSZ, ne v žádném softwaru.
Formulář A1 je úřední potvrzení, že se na zaměstnance vztahují právní předpisy sociálního zabezpečení jednoho určitého státu. Pro zaměstnance českého zaměstnavatele, který pracuje v jiném členském státě, obvykle potvrzuje české pojištění. Bez něj by hostitelský stát mohl požadovat odvody ve vlastní zemi.
Dokument je tedy průkazem pro zahraniční instituce a kontrolory, nikoli pracovní smlouvou ani povolením k práci. Nerozhoduje o mzdě, daních ani o pracovních podmínkách. Pokrývá jen otázku, kam se odvádí sociální pojistné.
Příklad: zaměstnankyně české firmy tři týdny pracuje na projektu pro klienta v Polsku. Zaměstnavatel podá žádost o A1 před odjezdem a zaměstnankyně má dokument u sebe, a pokud ji kontroluje polská inspekce, předloží ho spolu s pracovní smlouvou. Díky tomu se nemusí řešit odvody v Polsku, a firma se vyhne administrativním komplikacím.
Formulář existuje v elektronické i tištěné podobě a lze jej předložit v kopii. Hostitelský stát obvykle akceptuje běžnou kopii nebo fotografii z mobilu, někdy ale vyžaduje originál. Proto vezměte originál i kopii, zejména při práci ve státech s přísnými kontrolami.
Zaměstnavatelé si občas pletou A1 s jinými dokumenty. A1 neznamená pracovní povolení, ani potvrzení daňové rezidence, ani doklad o zdravotním pojištění. Každý z nich vydává jiný úřad a plní jiný účel.
Žádost přichází v úvahu při dočasném výkonu práce v jiném členském státě, při práci ve více státech současně nebo při jiných situacích, v nichž je třeba určit příslušné předpisy. Nejčastějším případem je vyslání zaměstnance na zakázku. Konkrétní situaci posuďte s ČSSZ, neboť rozhoduje například délka pobytu a povaha práce.
Doporučuje se žádat před odjezdem, aby měl zaměstnanec dokument u sebe při první kontrole. V praxi úřad vydává A1 i zpětně, ale zpětné vyřízení bývá složitější a může znamenat dočasné odvody v hostitelské zemi.
Při opakovaných cestách stejného pracovníka do stejné země není vždy nutné žádat pokaždé znovu. Pro konkrétní situaci se informujte u ČSSZ, zda pro vás platí jednodušší postup. Rozhodnutí se odvíjí od povahy činnosti, délky pobytu a počtu zemí, v nichž pracujete.
U zaměstnanců, kteří pracují pravidelně v několika zemích, je situace složitější než u jednorázové zakázky. Rozhodující bývá podíl práce v domovské zemi a místo sídla zaměstnavatele. Úřad posoudí případ a vydá potvrzení o použitelných předpisech.
Kdy je nutno brát v úvahu i rodinné příslušníky: A1 se týká pojištění pracovníka, zatímco zdravotní péče rodinných příslušníků se řeší samostatně přes zdravotní pojišťovnu a evropské průkazy.
Žádost podává zaměstnanec nebo jeho zaměstnavatel, případně zmocněnec s plnou mocí evidovanou u ČSSZ. Podává se u místně příslušné správy sociálního zabezpečení. Zaměstnavatelé obvykle využívají elektronickou cestu, protože přehledně uchovává historii žádostí.
ePortál ČSSZ umožňuje přihlášení prostřednictvím datové schránky, elektronické identity nebo evropského certifikátu. Alternativou je interaktivní tiskopis odeslaný datovou schránkou, poštou nebo předaný osobně. Pro zaměstnance existuje samostatná varianta žádosti, odlišná od varianty pro OSVČ.
Zaměstnavatel by měl zaměstnance seznámit s tím, že A1 je třeba mít při práci v zahraničí u sebe, ideálně v papírové podobě nebo v mobilu. Inspektoři v hostitelské zemi mohou požadovat okamžité předložení a při jeho absenci vyvolat správní řízení.
Při volbě mezi elektronickou a papírovou cestou stojí za zvážení časová stopa: elektronické podání se eviduje a ukazuje stav žádosti, zatímco poštou vzniká zpoždění při doručování. V kritických případech zvolte datovou schránku nebo ePortál.
Pokud pracovník žádá o A1 sám, informujte zaměstnavatele, aby se předešlo duplicitám a protichůdným údajům. Domluvené informace o žádosti, například číslo jednací, sdílejte e-mailem.
Přílohy se liší podle situace. Obvykle se přikládá pracovní smlouva, smlouva s objednatelem v zahraničí, popis činnosti a doba pobytu. U práce ve více státech je třeba uvést podíl činnosti v jednotlivých zemích. Přesný seznam vždy ověřte na stránkách ČSSZ.
Zaměstnavatel může předem sestavit složku pro každé vyslání: smlouva, dodatek, zakázka, kontaktní osoba. Při žádosti se pak nic nehledá a snižuje se riziko vrácení kvůli chybějící příloze.
Pokud se podmínky vyslání změní, například se prodlouží pobyt, změní se zaměstnavatel nebo místo práce, je nutné informovat ČSSZ. Dokument vydaný pro původní situaci nemusí zůstat platný. Proto uchovávejte v evidenci i všechny dodatky.
Přílohy předem zkontrolujte. Nečitelná kopie smlouvy, chybějící razítko nebo neúplné datum může vést k vyžádání doplnění, které žádost zdrží. Zaměstnanci s komplikovanější situací mohou potřebovat i potvrzení z druhého státu.
Důvodem pro kontrolu údajů je fakt, že chyba v datu nebo jménu na vydaném dokumentu může způsobit problém při kontrole v zahraničí. Pokud najdete chybu, požádejte o opravu dříve, než pracovník odjede.
Pokud zaměstnanec odjede bez dokladu, hrozí, že hostitelský stát vyžádá odvody u sebe nebo že bude zaměstnanec při kontrole sankcionován. Případné důsledky konzultujte s ČSSZ nebo s poradcem a žádost podejte neprodleně.
4softhr je obecný nástroj pro HR agendu: zaměstnanci, dovolené, docházka. A1 nevystavuje, nepodává žádosti a nesleduje platnost dokumentu. Pro vlastní přehled si doklady a termíny vedete v samostatné evidenci nebo kalendáři.
Praktický tip: vytvořte si šablonu e-mailu pro zaměstnance před odjezdem. Připomene mu, ať si vezme A1, evropský průkaz zdravotního pojištění a pracovní smlouvu. Takovou zprávu můžete poslat i z účtu 4notify, text si ale napíšete sami.
Dobrá evidence zahrnuje datum podání žádosti, číslo jednací, datum vydání, období platnosti a osobu, která zodpovídá za obnovu. Tyto údaje si vedete mimo 4softhr, protože aplikace A1 neeviduje a nesleduje jeho platnost.
Pro zaměstnavatele s více zaměstnanci vyslanými současně je praktické vést tabulku se sloupci jméno, země, období, stav žádosti a platnost A1. Odpovědný zaměstnanec ji pravidelně kontroluje a informuje vedení o blížícím se konci platnosti.
Kdy se o A1 žádá? Při práci v jiném členském státě, kdy je třeba doložit, které právní předpisy sociálního zabezpečení se na zaměstnance vztahují.
Žádost se podává u ČSSZ jako „žádost o určení použitelných právních předpisů“ – formulář A1 vystaví místně příslušná správa sociálního zabezpečení. Konkrétní situaci (vyslání, práce ve více státech) posuďte s ČSSZ.
Kdo žádost podává? Zaměstnanec, zaměstnavatel, případně zmocněnec s plnou mocí evidovanou u ČSSZ.
U zaměstnanců existuje na ePortálu ČSSZ samostatná varianta žádosti; pro OSVČ je jiná. Zaměstnavatel si předem domluví s pracovníkem, kdo žádost podá.
Kde a jak podat? Nejjednodušší je online.
ePortál ČSSZ (přihlášení datovou schránkou, elektronickou identitou nebo evropským certifikátem), služba běží 24/7 v češtině i angličtině. Alternativou je interaktivní tiskopis odeslaný datovou schránkou, poštou nebo osobně.
Jaké přílohy jsou potřeba?
Podle situace například pracovní smlouva, smluvní dokumenty, potvrzení zahraničních institucí nebo čestná prohlášení. Přesný seznam vždy ověřte na stránkách ČSSZ.
Co když A1 chybí?
Bez potvrzení nelze doložit, který stát je příslušný pro sociální pojištění; případné důsledky (včetně odvodů v jiném státě) konzultujte s ČSSZ nebo s poradcem.
Jak dlouho trvá vyřízení a jak dlouho A1 platí?
Tyto údaje ČSSZ na uvedených stránkách neuvádí, proto je zde nepublikujeme. Ptejte se přímo na místně příslušné správě sociálního zabezpečení a žádost podejte s předstihem.
Žádost o určení použitelných právních předpisů může podat zaměstnanec nebo jeho zaměstnavatel, případně zmocněnec s plnou mocí evidovanou u ČSSZ. V praxi žádost nejčastěji podává zaměstnavatel, který zná zakázku a dobu pobytu, ale zaměstnanec si může zvolit vlastní cestu. Dohodněte předem, kdo žádost podá, aby nevznikly dvě žádosti. Samotné vyřízení je v kompetenci úřadu.
U místně příslušné správy sociálního zabezpečení. Žádost lze podat online přes ePortál ČSSZ, nebo interaktivním tiskopisem odeslaným datovou schránkou, poštou či osobním podáním. Elektronická cesta bývá pohodlnější, protože se k žádosti snadno přikládají přílohy a lze sledovat stav. Aktuální postup vždy ověřte na webu ČSSZ. Alternativně lze žádost podat poštou nebo osobně. Mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je vhodné písemně určit, kdo žádost podá a kdo ji sleduje.
Ne. Formulář A1 vystavuje pouze ČSSZ. 4softhr je obecný nástroj pro HR agendu, tedy evidenci zaměstnanců, dovolených a docházky, a A1 nevystavuje, nepodává žádost ani nehlídá platnost dokumentu. Platnost si zapište do vlastního kalendáře s upozorněním několik týdnů před koncem. Doklady k žádosti uchovejte i po vydání potvrzení. Pokud nevíte, zda se vás povinnost týká, zeptejte se přímo ČSSZ.
ČSSZ tyto lhůty na příslušných informačních stránkách neuvádí, proto je zde nepublikujeme. Aktuální informace získáte na místně příslušné správě sociálního zabezpečení. Žádost podejte s dostatečným předstihem před plánovaným odjezdem a po vydání zkontrolujte, zda údaje na dokumentu odpovídají skutečnosti. Pokud lhůty neznáte, zeptejte se přímo úřadu. I když lhůty nejsou publikovány, termín odjezdu zohledněte při plánování.
Při kontrole v zahraničí může být požadováno pojistné podle místních pravidel a zaměstnavatel i zaměstnanec mohou čelit sankcím. Dopady se liší podle země a situace. Žádost podejte neprodleně a konzultujte s ČSSZ nebo poradcem, jak situaci vyřešit a jak případně získat zpětné vydání. Postup se může u různých správ mírně lišit.
Formulář A1 se žádá u ČSSZ. Podrobnější souvislosti vyslání najdete v navazujícím průvodci.
