Založení s.r.o.

Co s.r.o. znamená z hlediska odpovědnosti

Společnost s ručením omezeným je v Česku nejběžnější právní formou menších a středních firem. Upravuje ji zákon o obchodních korporacích a její hlavní výhodou je omezené ručení: společníci ručí za dluhy firmy jen do výše nesplacených vkladů zapsaných v obchodním rejstříku. Soukromý majetek zakladatelů je tedy od majetku firmy oddělený, což je zásadní rozdíl oproti podnikání na živnostenské oprávnění jako fyzická osoba.

Minimální výše vkladu jednoho společníka je jedna koruna, takže základní kapitál nemusí být vysoký. V praxi ho ale zakladatelé volí podle toho, jaké závazky firma ponese a jak bude působit na banky, leasingové společnosti a obchodní partnery. Firma s kapitálem v řádu jednotek korun může být právně v pořádku, obchodně však vzbuzuje otázky.

Praktický příklad: tři kamarádi zakládají agenturu a každý vloží po deseti tisících korun. Pokud agentura později uzavře smlouvu s dluhem, který nedokáže splatit, věřitelé se mohou domáhat jen nesplacených vkladů a majetku firmy. Rozhodnutí o vkladech tedy zakladatelé dělají vědomě, ne podle nejnižší povolené částky.

Od zakladatelské listiny k zápisu do rejstříku

Základem je zakladatelská listina, kterou u s.r.o. sepisuje notář jako veřejnou listinu. Obsahuje obchodní firmu, sídlo, předmět podnikání, údaje o společnících, výši vkladů a určení jednatelů. Podpisy zakladatelů a jednatelů se ověřují a notář obvykle pomůže také s návrhem na zápis, který se podává příslušnému rejstříkovému soudu, tedy krajskému nebo městskému soudu podle sídla.

K návrhu patří doklad o právu užívat sídlo, například souhlas vlastníka nemovitosti, a výpis z rejstříku trestů nebo čestné prohlášení jednatelů o bezúhonnosti. Pro samotné podnikání potřebuje společnost ještě živnostenské oprávnění; ohlášení živnosti lze podat na živnostenském úřadě nebo přes Czech POINT, u některých regulovaných činností je potřeba odborná způsobilost.

Dobře si rozmyslete jednatele. Jednatel je statutární orgán, který za společnost podepisuje smlouvy a odpovídá za řádný chod, včetně povinnosti podat insolvenční návrh, když firma upadne do úpadku. Může jím být společník i osoba mimo společnost. Pokud jednatelů bude víc, zakladatelská listina určí, zda jednají společně, nebo každý samostatně, což je pro banky a odběratele zásadní informace.

Co se děje po zápisu

Společnost vzniká dnem zápisu do obchodního rejstříku. V tu chvíli jí je přiděleno IČO a ze zákona se jí zřizuje datová schránka, přes kterou začne stát doručovat úřední písemnosti. Doporučuje se schránku pravidelně kontrolovat hned od prvního dne, protože písemnost se považuje za doručenou i tehdy, když ji nikdo neotevře, a lhůty tak běží.

Dále otevřete podnikatelský účet a splaťte vklady způsobem, který určuje zakladatelská listina. Pokud chcete zaměstnávat lidi, přihlašujete je u ČSSZ a zdravotní pojišťovny; registrace k DPH je samostatný krok a řeší se podle obratu nebo dobrovolně. Nemusíte spěchat se vším najednou, ale pořadí je dobré mít dopředu rozepsané.

Do tří čtyř týdnů po zápisu si ujasněte i interní věci: kdo podepisuje smlouvy, kdo má přístup k bankovnímu účtu, kdo spravuje datovou schránku a kdo schvaluje faktury. Samostatné pravidlo pro každou z těchto rolí je lepší zapsat už v den vzniku firmy než řešit ve chvíli, kdy se poprvé stane chyba.

První faktury a doklady firmy

Faktura od nové firmy musí obsahovat obchodní firmu, sídlo, IČO a u plátce DPH také DIČ. Na obchodních listinách se obvykle uvádí i údaj o zápisu v obchodním rejstříku, tedy soud a spisová značka. Pokud tyto údaje píšete pokaždé ručně, snadno se objeví překlep, který pak zbytečně komplikuje komunikaci s odběratelem.

Online fakturace 4invoices umožňuje uložit údaje firmy jednou, vystavovat faktury ve formátu PDF a uchovávat je v archivu. Číslování a splatnost nastavujete sami. Exportuje PDF, nikoli ISDOC, a nic nepodává Finanční správě, takže jde o pomůcku pro vystavování dokladů, ne o náhradu účetnictví.

Také si rozmyslete formát číslování. Řada dokladů začíná rokem a pořadovým číslem, například 2026001, což usnadňuje řazení v archivu a dohledání při kontrole. Zvolený systém držte po celé účetní období a jeho změnu proberte s účetním, aby se řady nepřekrývaly.

Nezapomeňte ani na elektronickou podobu: doklady pro kontrolu nebo audit se ukládají s odstupem několika let, a PDF s jasným názvem souboru usnadní hledání.

Co za vás software neudělá

Je dobré vědět dopředu, kde pomoc softwaru končí. Neprovede za vás zápis do rejstříku, nesepíše zakladatelskou listinu ani nevede účetnictví. Podnikatelské účetnictví zůstává na účetní nebo účetní kanceláři a daňová přiznání se podávají přímo u Finanční správy.

Modul 4softerp slouží jako finanční ERP pro evidenci více společností na jednom místě, ovšem bez českých daňových podání. Pokud zakládáte hned několik firem, třeba holdingovou strukturu, uvítáte přehled, ale podklady pro úřady připravuje i nadále účetní. Rozumné je domluvit se s ní ještě před založením, jaké doklady a v jaké podobě od vás bude chtít.

Prakticky to znamená, že před založením s.r.o. si účetní a zakladatelé sednou a probrali tři věci: jak často se bude účtovat, kdo bude dodávat výpisy a jak se budou archivovat vystavené faktury. Domluva na začátku stojí hodinu, oprava chybného začátku roku může stát několik dnů práce.

Nejčastější chyby při zakládání

První častou chybou je podcenění předmětu podnikání. Zakladatelé zapíší jen jednu činnost a po půl roce zjistí, že jejich klienti požadují jiné služby, na které nemají živnostenské oprávnění. Rozšíření předmětu pak znamená další návrh k soudu a čekání. Rozumný postup je napsat předmět o něco šířeji, ale jen v mezích toho, co skutečně plánujete dělat.

Druhou chybou je nedostatečná správa datové schránky. Firma, která ji zřídí a poté na ni zapomene, může zmeškat výzvu finančního úřadu nebo soudu. Třetí chybou je odkládání rozhodnutí o plátcovství DPH, takže se firma dostane za limit dřív, než je na to připravená. Seznam kroků s termíny proto stojí za to vést od prvního dne.

Na konci prvního měsíce si projděte, co se povedlo: zda máte funkční účet, přístup do datové schránky, vystavené první faktury a domluvené s účetním předávání dokladů. Zbylé body přeneste do dalšího měsíce.

Celkovou cenu tvoří poplatek notáři, soudní poplatek za zápis, správní poplatek za živnostenské oprávnění a případné odměny za adresu sídla nebo poradenství. Konkrétní částky se mění a liší se podle notáře, proto je zjistěte u něj a na webu justice.cz. Samotný vklad není náklad, zůstává ve firmě. Kde přesně se rozpis nákladů dozvíte, vám sdělí notářská kancelář předem.

Společnost vzniká dnem zápisu do obchodního rejstříku, nikoli dnem podpisu zakladatelské listiny. Do té doby nemůže plnohodnotně uzavírat smlouvy vlastním jménem. Pokud jednáte před zápisem, dělejte to s vědomím, že za takové jednání mohou odpovídat osoby, které jednaly. Tento okamžik je důležitý pro smlouvy uzavřené s třetími osobami a pro zahájení účetnictví.

Ano, datová schránka se právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku zřizuje ze zákona a zakladatelé ji nemusejí žádat. Stačí se do ní přihlásit a nastavit oprávněné osoby. Úřední zásilky, například od finančního úřadu nebo soudu, pak chodí do schránky a jejich zmeškání může mít nepříjemné následky. Přihlášení bývá možné prostřednictvím identity občana, jména a hesla nebo certifikátu.

Pokud podniká v oborech, které spadají pod živnostenský zákon, ano. Ohlašuje se na živnostenském úřadě a u vázaných nebo koncesovaných živností se prokazuje odborná způsobilost. Některé činnosti, například svobodná povolání, se řídí jinými předpisy, takže si předmět podnikání ověřte předem u úřadu. Konkrétní povinnosti vždy ověřte u živnostenského úřadu, protože pro regulované obory platí zvláštní podmínky.

Ne. Aplikace slouží k vystavování faktur v PDF a jejich archivaci, nezakládá společnosti ani nekomunikuje s rejstříkovým soudem či Finanční správou. Zápis řeší notář a soud, přihlášku k DPH podáváte sami nebo přes poradce přímo u finančního úřadu. Chybějící krok tedy nepřenášejte na software; sledujte jej v kontrolním seznamu zakladatelů. Doporučujeme se na kroky zeptat notáře.

Od zápisu po první fakturu

Informativní stránka: fakturace v PDF s archivem, bez podání státu.