註冊辦事處及公司秘書

註冊辦事處必須是怎樣的地方

註冊辦事處是公司接收法律文件的正式地址。法庭文件、公司註冊處通知和稅務局的信件都會寄到這裏，而送達該地址的文件即視為已收到，就算公司沒有人閱讀也一樣。所以這個地址必須是真正有人收信的地方。

它必須是香港的實體地址，郵政信箱不符合資格。許多初創公司借用會計師或公司服務提供者的辦公室作註冊辦事處，這是容許的，但公司就要依賴對方準確及時轉交郵件。你可以問清楚：郵件多久掃描一次、緊急政府通知如何處理，以及每項服務如何收費。

註冊辦事處不一定是公司營業的地方，亦不能代替牌照或租約要求的營業處所。它也不等於商業登記證上的營業地址，雖然兩者常常相同。如果使用服務公司提供的地址，還要確認對方是否代收速遞文件及是否有人簽收；有些供應商只接受普通郵件，速遞無法投遞便會退回，令你錯過限期之餘，亦沒有任何投遞紀錄。

誰可以擔任公司秘書

私人公司必須委任公司秘書。個人秘書須通常居於香港；法人團體擔任秘書，則須在香港設有註冊辦事處或營業地點。只有一名董事的公司，該董事不可同時成為唯一秘書，所以要再找一名人士或法人秘書；有兩名或以上董事的公司，則可由其中一人兼任，只要符合其他要求。

許多小型企業聘請專業公司。以業務形式提供公司秘書服務的機構，必須根據信託或公司服務提供者發牌制度持有牌照，該制度自2018年起由公司註冊處負責。公司註冊處備有公開的持牌人名冊，你可以在交付文件前查閱，並在聘用書中註明牌照編號、保留一份副本。注意牌照涉及的是反洗錢合規，而不是服務質素。

無論選誰，責任仍在公司。秘書錯過限期，要承擔後果的是公司及其高級人員，所以請把秘書要做的事和完成日期寫下來。

秘書實際做些甚麼

秘書的工作屬行政性質但極受時間限制：備存成員、董事、秘書及重要控制人的法定登記冊；編製及遞交周年申報表；記錄董事、股東及註冊辦事處的變更；草擬董事會及股東決議；保存會議記錄；以及安排通過財務報表的股東周年大會或書面決議。

秘書也是限期的管理者。公司註冊處、稅務局和商業登記署各有自己的日曆，需要有一個人負責整合的清單。常見安排是由秘書維持清單，會計師則輸入財務及稅務日期。

若聘用專業秘書，請以書面議定服務範圍、回覆時間，以及每類提交的收費。要求取得所有已提交文件的副本，並存放在公司自己的記錄內，而不只是服務商的系統，這樣更換服務商才不會變成危機。

舉例說，一間三人顧問公司委任創辦人居於香港的配偶為第二位董事，再聘請持牌公司作法人秘書。創辦人把登記冊放在公司共用硬碟，服務商負責提交表格並發出確認，而每季創辦人都會對照公司註冊處的公開記錄與登記冊。這種檢視的成本，遠低於一個沒有被發現的不一致所帶來的損失。

及時通報變更

董事和公司秘書的資料變更，以及註冊辦事處的變更，須在15日內送達公司註冊處。期限由變更當日起計，而不是由有人想起來才開始。董事搬屋或改名，公開記錄也須更新。

搬遷註冊辦事處前，先通知公司註冊處，再更新商業登記署記錄、稅務局記錄及銀行資料。公司的發票、合約、網站頁尾和電郵簽名也要更新。客戶和核數師看到兩個不同地址，就會開始提問。

更換秘書時，把交接做得正式：要求前任提供登記冊、會議記錄簿、股份證書、法定表格，以及未來限期清單。新秘書應將這些與公開記錄比對，並向董事會報告缺漏。

處理官方信件及公司記錄

政府信件往往集中在各部門發出報稅表、通知和提示的日期前後到達。建立一條規則：所有官方郵件收到後即日掃描、登記收件日期和回覆限期，並在同日交給指定董事。一份在服務商辦公室擱置兩星期未拆的利得稅報稅表，會吃掉一個月回覆期中的一半。

為每間公司建立公司記錄檔案：公司註冊證明書、章程細則、登記冊、董事會會議記錄、股份證書及授權銀行簽署人名單。登記冊應存放在註冊辦事處或另行通知公司註冊處的地點。

4softerp 是多公司財務 ERP 及會計模組，適合在同一處保存每間公司的帳簿；它不備存法定登記冊，也不向公司註冊處提交任何文件。4notify 可發送你撰寫的短訊和電郵，例如提醒董事有官方信件到達，但它不會監察你的郵件，也不會根據公司註冊處資料產生提醒。

不可以。註冊辦事處必須是香港的實體地址，能夠送達文件。許多小公司使用會計師或公司服務提供者的辦公室，這是容許的，但公司要依賴對方準時轉交政府郵件。請議定郵件如何掃描、緊急件多快轉交，以及服務商如何收費。

不能單獨兼任。只有一名董事時，該董事不可同時是唯一的公司秘書，公司需另有一名個人或法人秘書，並符合居住或營業地點的要求。有兩名或以上董事的公司，可以由其中一人兼任秘書，前提是符合其他規定。

個人秘書須通常居於香港。法人團體如公司，須在香港設有註冊辦事處或營業地點。以業務形式提供公司秘書服務的機構，還須是持牌的信託或公司服務提供者，簽約前請要求查看牌照，並可於公司註冊處的持牌人名冊核對。

須在15日內通知公司註冊處，期限由變更當日起計。同時也要更新稅務局、商業登記署、銀行、發票和合約。各部門的記錄各自獨立，任何一處的舊地址都可能令你錯過通知，並招致罰款。

由你掌握的公司資料

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