Üzleti bankszámla

Mikor és milyen számlát nyiss

A cég bankszámláját a bejegyzés után lehet megnyitni, mert a bank a cégbírósági döntést és az adószámot is kéri. Az egyéni vállalkozó külön vállalkozói számlát nyithat, de sokan a magánszámlát is használják, ami a nyilvántartást nehezíti és a könyvelőnek is többletmunkát okoz.

Az üzleti számla szolgáltatásai bankonként eltérnek: számlavezetési díj, utalási tételdíj, kártya, online felület és hitelkeret is lehet a csomagban. A választásnál a havi tranzakciók száma és a külföldi utalások aránya számít, ezért kérj díjtáblát, és számold ki a saját forgalmadra.

Magyarországon a bankszámlaszám 24 jegyű, az IBAN pedig a HU előtaggal 28 karakter hosszú. Az IBAN akkor fontos, ha külföldi vevőktől vagy beszállítóktól fogadsz vagy utalsz. Mindkét azonosítót tüntesd fel a számlákon, hogy a partner hibátlanul utalhasson.

Az induló cég számára a legtöbb bank gyorsított számlanyitást kínál, amelyben a dokumentumokat elektronikusan lehet feltölteni. Az ügyintézés idejét mégsem szabad alábecsülni, ezért a számlanyitást a cégbejegyzés után azonnal kezdd meg, és ne az első vevői fizetés előtti napon.

Szükséges dokumentumok és KYC

A bank a cégkivonaton és az aláírás-címpéldányon kívül a tulajdonosok és a tényleges tulajdonosok adatait is kéri, mert pénzmosás elleni szabályok kötik. Személyes megjelenés vagy videós azonosítás is szükséges lehet, és az ügyintézés napokat vehet igénybe.

Ha külföldi tulajdonosok is vannak, a folyamat hosszabb, mert több dokumentumot és hiteles fordítást kérhetnek. Ezt a bejegyzési időszakkal érdemes párhuzamosan intézni, hogy az első vevői fizetés megérkezésekor már legyen számla.

A bank a vállalkozás tevékenységéről és várható forgalmáról is kérdezhet. A pontos és következetes válaszok megkönnyítik a számlanyitást, és később a nagyobb tételek könyvelésénél is hasznosak, mert a bank felé a forgalom indokolható.

Ha a cég tulajdonosa külföldi, a bank további igazolásokat kérhet a pénzforrásról. A tényleges tulajdonos bejelentése szintén a pénzmosás elleni szabályokból következik, és a cégjegyzékben vagy külön nyilvántartásban szereplő adatokkal egyeznie kell.

Azonnali átutalás és a mindennapi forgalom

Az azonnali fizetési rendszer a nap 24 órájában működik, másodpercek alatt könyveli az átutalást. Ez a vevői fizetéseknél azért hasznos, mert a pénz akár a számla kiállítása napján megérkezhet, és a likviditás tervezhetőbb lesz.

A hagyományos átutalás a banki munkanapok szerint zajlik, és a jóváírás egy-két napot is késhet. Ha a szerződésben fizetési határidő van, mindig a jóváírás napját vedd figyelembe, nem a vevő utalásának dátumát.

A kártyás fizetések, a csoportos beszedési megbízás és az online banki felület mind segítik az automatizálást. Mielőtt azonban bármilyen megbízást engedélyeznél, kérd el a bank tájékoztatóját a felelősségről, a limitekről és a jóváhagyás menetéről.

Az azonnali átutalás díját és a napi limitet a bank szabja meg, ezért nagyobb összegű, sürgős fizetésnél a limitet előre ellenőrizd. A munkaszüneti napokra eső esedékességet érdemes úgy kezelni, hogy a fizetést előző munkanapon indítod, így a határidő biztosan teljesül.

A közlemény szerepe a számlákon

A számlán feltüntetett közlemény vagy számlaszám az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy a beérkező összeget a megfelelő számlához párosítsd. Ha a vevő a közleménybe beírja a számla sorszámát, a kivonatban már első pillantásra azonosítható a fizetés.

A 4invoices.net-ben a számlára közleményt írhatsz, és a kiállított számlák az archívumban visszakereshetők. A kivonatot kézzel vethetsz össze velük; a platform nem importál bankikivonatot, és nem egyeztet automatikusan.

A késedelmes fizetőknek a 4notify.net-en SMS-t vagy e-mailt küldhetsz a fiókodból, de az üzenetet te írod és te indítod. A felszólító szövegében a számla sorszámát, az esedékesség napját és a kért összeget mindig tüntesd fel.

A vevőknek szóló fizetési tájékoztatóban a számlaszámot, az IBAN-t, a bank nevét és a közleményt egyaránt tüntesd fel. A hibásan megadott számlaszám miatt visszaküldött utalás napokat vesz el, és a vevő a határidő túllépését a nem megfelelő adatokra hivatkozva vitathatja.

Díjak, csomagok és a bankválasztás szempontjai

A számlacsomagok összehasonlításakor ne csak a havi számlavezetési díjat nézd. A tranzakciónkénti költség, a készpénzfelvétel díja, a külföldi utalások költsége és a kártyák éves díja együtt adja ki a tényleges terhet. Egy kis forgalmú vállalkozásnak más csomag előnyös, mint egy sok utalást kezelő cégnek.

Fontos szempont az online felület használhatósága is. A könyvelővel való együttműködésnél előny, ha a bank a kivonatot letölthető formátumban adja, és több felhasználó külön jogosultsággal léphet be. A jogosultságok kezelése a belső ellenőrzés szempontjából is lényeges, mert a fizetést jóváhagyó és az indító személy elkülöníthető.

Érdemes megnézni a bank ügyfélszolgálatának elérhetőségét és a hibás utalások kezelési rendjét. Ha egy tévedés miatt rossz számlára utaltál, a gyors reagálás sokat segít. A szerződés mellékleteit, a díjtáblát és az általános szerződési feltételeket mentsd el, és évente egyszer vesd össze az aktuális ajánlatokkal.

A hitelkeret vagy a folyószámlahitel a számlacsomag része is lehet, de a feltételei eltérnek. Ha a kintlévőségek késve térülnek meg, a rövid lejáratú finanszírozás kiegyenlítheti a hiányt, viszont a kamat és a díj a vállalkozás eredményét terheli, ezért a kihasználását érdemes tudatosan tervezni.

Belső szabályok a fizetési forgalomra

Már kis cégnél is érdemes rögzíteni, ki indíthat fizetést és ki hagyhatja jóvá. A kettős jóváhagyás csökkenti a tévedések és a visszaélések kockázatát, és a bankok többsége támogatja a külön jogosultságokat. Az utalási limitek szintén védelmet adnak egy feltört fiók ellen.

A számla kiegyenlítése előtt mindig ellenőrizd a kedvezményezett számlaszámát és a számla adatait. Az utólag módosított bankszámlaszámokra figyelő csalások gyakoriak, ezért a változásról kérj telefonos megerősítést a partnertől egy korábban ismert elérhetőségen, ne a levélben megadott számon.

A 4invoices.net archívuma segít a kiállított számlák rendezett tárolásában, a 4softerp.net pedig a pénzügyi nyilvántartásban. A fizetések jóváhagyását és a banki műveletek végrehajtását ezek nem végzik el, ezek a bank felületén történnek.

A 4notify.net-en keresztül általad indított értesítések kiegészíthetik a bankváltozásról szóló tájékoztatást, például ha új számlára kérsz utalást. A szöveget te írod, és javasolt a régi és az új számlaszám mellé a változás időpontját és a kapcsolattartót is megadni.

A cégbejegyzés és az adószám megérkezése után. A bank elkéri a cégkivonatot, az aláírás-címpéldányt, a tulajdonosok és a tényleges tulajdonosok adatait. A folyamat napokat vehet igénybe, ezért a bejegyzéssel párhuzamosan érdemes előkészíteni a bank kérte iratokat, hogy az első vevői fizetésig kész legyen a számla. A számlanyitás előtt érdemes több bank ajánlatát összehasonlítani, mert a díjak jelentősen eltérhetnek.

Az IBAN a nemzetközi bankszámlaszám-formátum, Magyarországon a HU előtaggal 28 karakter hosszú. Külföldi vevőtől vagy beszállítótól érkező vagy oda induló utalásnál feltétlenül szükséges. Belföldi utalásnál a 24 jegyű számlaszám is elég, de az IBAN-t érdemes a számlákon mindig feltüntetni. A pontos formátumot a bank tájékoztatójából ellenőrizheted. Ezt érdemes a bank hirdetményében is megnézni.

Az azonnali átutalás a nap 24 órájában, hétvégén és ünnepnapokon is működik, és az összeg másodpercek alatt megérkezik a kedvezményezett számlájára. Hasznos sürgős fizetéseknél és vevői bevételek gyors beérkeztetésénél. A limitekről és a díjakról a saját bankodtól kérj tájékoztatást. Átutalási limit vagy díj tekintetében a bankod hirdetménye az irányadó, ezért nyitás előtt kérj tájékoztatást.

A közleményben a számla sorszámát érdemes feltüntetni, mert a vevő ezt átmásolhatja az átutalásba, és te a kivonatban azonnal azonosítod a fizetést. Hosszabb szerződéses kapcsolatnál a szerződés számát is hozzáadhatod. Így az egyeztetés gyorsabb, és a hibák száma is csökken. Ez a gyakorlat csökkenti a tévedések számát, és könnyebbé teszi az utólagos ellenőrzést is.

Fizetések követése

PDF számla és általad küldött SMS/e-mail felszólítók.