Penggajian di Indonesia menggabungkan tiga kewajiban bulanan: pemotongan PPh Pasal 21, iuran BPJS Ketenagakerjaan, dan iuran BPJS Kesehatan, ditambah tunjangan hari raya setiap tahun. Perhitungannya dilakukan akuntan atau sistem penggajian khusus. Aplikasi SDM 4softhr.net membantu data karyawan, cuti, dan kehadiran, tetapi tidak menghitung gaji.
Penghasilan karyawan terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, dan bonus. Pembedaan antara komponen tetap dan tidak tetap penting karena sebagian iuran dan pajak dihitung dari dasar yang berbeda. Kontrak kerja atau peraturan perusahaan sebaiknya merinci setiap komponen dengan jelas.
Upah minimum ditetapkan pemerintah daerah dan berbeda antarwilayah, sehingga perusahaan dengan cabang di beberapa kota wajib memeriksa angka yang berlaku di setiap lokasi. Pembayaran di bawah upah minimum adalah pelanggaran yang dapat dikenai sanksi.
Slip gaji yang menguraikan pendapatan dan potongan membantu karyawan memahami angka yang diterima, dan menjadi bukti ketika ada perbedaan paham.
Contoh struktur gaji: gaji pokok Rp 6 juta, tunjangan transport tetap Rp 500 ribu, tunjangan makan harian dihitung per kehadiran, dan bonus kinerja per kuartal. Pemisahan semacam ini memudahkan penghitungan iuran dan pajak karena setiap komponen punya perlakuan sendiri.
Perusahaan dengan banyak karyawan lapangan perlu memperhatikan perbedaan upah per hari dan per bulan. Pekerja harian lepas memiliki aturan pemotongan pajak dan perlindungan yang berbeda dari karyawan tetap, sehingga status harus tercatat jelas dalam kontrak.
Pemberi kerja memotong PPh Pasal 21 atas penghasilan karyawan setiap bulan dan menyetorkannya ke kas negara. Sejak 2024, pemotongan bulanan memakai tarif efektif rata-rata yang bergantung pada penghasilan bruto dan status penghasilan tidak kena pajak, sedangkan pada masa pajak terakhir perhitungan kembali memakai tarif progresif tahunan.
Status PTKP ditentukan oleh kondisi keluarga pada awal tahun, jadi data status menikah dan jumlah tanggungan harus dikumpulkan dan diperbarui. Kesalahan status menghasilkan pemotongan terlalu besar atau terlalu kecil yang baru terkoreksi pada akhir tahun.
Pemberi kerja menerbitkan bukti pemotongan yang dipakai karyawan dalam SPT Tahunan. Pastikan NPWP atau NIK karyawan tercatat benar, sebab bukti potong yang identitasnya salah menyulitkan karyawan melapor.
Saat karyawan baru masuk di tengah tahun, hitung PPh 21 berdasarkan bulan bekerja sebenarnya. Minta bukti potong dari pemberi kerja sebelumnya bila karyawan pindah, karena penghasilan sebelumnya memengaruhi perhitungan tahunan dan SPT karyawan.
Gunakan bukti potong yang diterbitkan pemberi kerja sebelumnya untuk karyawan baru yang bergabung di tengah tahun.
BPJS Ketenagakerjaan mencakup jaminan kecelakaan kerja, jaminan kematian, jaminan hari tua, dan jaminan pensiun, dengan sebagian iuran ditanggung pemberi kerja dan sebagian karyawan. Besaran iuran jaminan kecelakaan kerja bergantung pada tingkat risiko pekerjaan.
BPJS Kesehatan memiliki iuran yang dibagi antara pemberi kerja dan karyawan, dengan batas atas upah yang ditetapkan peraturan. Karyawan melapor anggota keluarga yang ditanggung, sehingga data keluarga harus akurat.
Persentase dan batas upah dapat berubah, jadi ambil angka terbaru dari BPJS atau peraturan yang berlaku, bukan dari catatan tahun lalu. Pemberi kerja wajib mendaftarkan seluruh karyawan, termasuk pekerja kontrak, dan melaporkan perubahan upah.
Karyawan dapat menambahkan anggota keluarga ke BPJS Kesehatan dengan iuran tambahan. Catat data keluarga sejak onboarding dan minta karyawan melaporkan perubahan, seperti kelahiran anak, sehingga kepesertaan dan PTKP sama-sama diperbarui tepat waktu.
Peserta yang menunggak iuran dapat kehilangan akses layanan sampai tunggakan dilunasi, sehingga keterlambatan setoran merugikan karyawan langsung. Jadwalkan penyetoran iuran segera setelah gaji dibayarkan dan simpan bukti bayar dalam berkas bulanan.
Pengusaha wajib membayar tunjangan hari raya keagamaan kepada pekerja yang telah bekerja minimal periode tertentu, dan pembayaran dilakukan paling lambat tujuh hari sebelum hari raya. Besar tunjangan bergantung pada masa kerja, sehingga penghitungannya sebaiknya disiapkan beberapa pekan sebelumnya.
Lembur dihitung menurut ketentuan ketenagakerjaan dengan pengali tertentu atas upah per jam, dan harus ada perintah serta pencatatan jam kerja. Lembur tanpa pencatatan sering menjadi sumber sengketa.
Pesangon dan hak lain ketika hubungan kerja berakhir diatur peraturan ketenagakerjaan dan berbeda menurut alasan pemutusan serta masa kerja. Konsultasikan dengan penasihat hukum ketenagakerjaan sebelum memutuskan hubungan kerja.
Hitungan THR untuk karyawan yang bekerja belasan bulan berbeda dari yang baru beberapa bulan. Siapkan tabel masa kerja pada tanggal acuan, dan jangan menghitung ulang di minggu terakhir ketika banyak pekerjaan lain menumpuk.
Sebelum gaji dihitung, tiga data harus siap: jumlah hari kerja efektif, cuti yang diambil, dan lembur yang disetujui. Data yang tersebar di aplikasi pesan menimbulkan selisih setiap akhir bulan.
4softhr.net menyimpan data karyawan, mencatat pengajuan cuti, dan mengelola lembar kehadiran, sehingga bagian penggajian menerima rekap yang rapi. Produk ini tidak menghitung gaji, PPh 21, maupun iuran BPJS di Indonesia; perhitungan gaji dalam produk tersebut hanya tersedia untuk Rumania.
Hasil perhitungan dari akuntan atau sistem penggajian Anda dicatat sebagai beban di pembukuan 4softerp.net, dan pembayaran gaji dilakukan melalui bank perusahaan seperti biasa.
Contoh alur bulanan: tanggal 20 rekap kehadiran dan cuti ditutup di 4softhr.net, tanggal 22 data dikirim ke akuntan, tanggal 25 gaji dibayarkan, tanggal 10 bulan berikutnya pajak dan iuran disetor. Tanggal pasti disesuaikan kebijakan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
Cuti sakit, cuti melahirkan, dan cuti tahunan memengaruhi hitungan gaji dan hak lain. Dengan catatan cuti yang rapi di 4softhr.net, akuntan dapat memeriksa dasar potongan atau tambahan sebelum gaji dibayarkan.
Pemberi kerja menyetor PPh Pasal 21 dan iuran BPJS sesuai tanggal jatuh tempo yang berlaku, lalu melaporkan pemotongan dalam SPT Masa PPh Pasal 21. Keterlambatan setoran atau lapor dikenai sanksi, jadi catat tanggalnya di kalender kewajiban bulanan.
Arsip penggajian mencakup daftar gaji, slip, bukti setoran pajak dan iuran, kontrak, serta data PTKP. Simpan dalam periode yang sama dengan dokumen pembukuan lainnya agar konsisten saat pemeriksaan.
Pelaporan ke DJP dan BPJS dilakukan langsung oleh perusahaan atau konsultannya melalui sistem masing-masing. Tidak ada koneksi dari 4b2b ke DJP, Coretax, maupun BPJS.
Simpan perjanjian kerja, perubahan gaji, dan surat peringatan dalam berkas karyawan yang aksesnya dibatasi. Data pribadi karyawan dilindungi undang-undang pelindungan data pribadi, sehingga akses harus berdasarkan kebutuhan dan penyimpanannya aman.
Sediakan jalur bagi karyawan untuk menanyakan potongan gaji. Penjelasan singkat tentang PPh 21 dan iuran pada slip mengurangi kesalahpahaman dan keluhan.
PPh 21 dan iuran BPJS dihitung manual di spreadsheet setiap bulan, menghasilkan kesalahan kalkulasi dan kadang-kadang keterlambatan pembayaran yang memicu penalti dari DJP dan BPJS.
Perhitungan gaji, PPh 21, dan iuran BPJS dilakukan oleh akuntan atau sistem penggajian; 4softhr.net tidak menghitung gaji di Indonesia (perhitungan hanya untuk Rumania).
Menyiapkan laporan iuran BPJS bulanan dan rekonsiliasi tahunan untuk semua karyawan menghabiskan beberapa hari kerja dan rentan kesalahan saat dilakukan secara manual.
Laporan ke BPJS dan DJP Anda sampaikan langsung; di 4softhr.net Anda mengelola data karyawan, cuti, dan kehadiran.
Data karyawan baru tersebar di e-mail dan lembar kerja, sehingga bagian penggajian menerima NIK, status keluarga, dan tanggal masuk secara terlambat.
Kumpulkan data itu sejak hari pertama di catatan karyawan 4softhr.net, lalu serahkan ke akuntan atau sistem penggajian Anda sebelum tanggal tutup gaji.
Sejak 2024, pemotongan bulanan memakai tarif efektif rata-rata berdasarkan penghasilan bruto dan status PTKP karyawan, sedangkan pada masa pajak terakhir dilakukan perhitungan ulang dengan tarif progresif tahunan. Gunakan tabel resmi DJP atau serahkan kepada akuntan agar sesuai. Pastikan status keluarga karyawan diperbarui setiap awal tahun. Perbarui status PTKP setiap awal tahun.
Pemberi kerja wajib mendaftarkan pekerjanya dalam program BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan sesuai ketentuan, termasuk pekerja kontrak. Iuran sebagian ditanggung pemberi kerja dan sebagian pekerja. Cek besaran dan batas upah terbaru ke BPJS karena angka dapat berubah dan berbeda antarprogram. Cek angka terbaru ke BPJS. Simpan tabel perhitungan sebagai bukti.
Tunjangan hari raya keagamaan dibayarkan paling lambat tujuh hari sebelum hari raya keagamaan pekerja yang bersangkutan. Besarnya bergantung pada masa kerja menurut peraturan ketenagakerjaan. Hitung kebutuhan kas dua hingga tiga bulan sebelumnya supaya pembayaran tidak mengganggu arus kas dan tidak terlambat. Siapkan dana THR sejak jauh hari. Siapkan dana khusus beberapa bulan sebelumnya.
Tidak. 4softhr.net mengelola data karyawan, cuti, dan lembar kehadiran. Perhitungan gaji dalam produk ini hanya tersedia untuk Rumania, sehingga PPh 21 dan iuran BPJS Indonesia dihitung oleh akuntan atau sistem penggajian khusus, lalu dicatat sebagai beban di pembukuan perusahaan Anda. Simpan perhitungan gaji sebagai arsip. Konfirmasikan perlakuan lembur dengan akuntan.
Tidak. Pelaporan SPT Masa PPh Pasal 21 dan penyetoran iuran dilakukan langsung oleh perusahaan atau konsultan melalui sistem DJP dan BPJS. 4b2b tidak terhubung ke DJP, Coretax, ataupun BPJS, dan hanya menyediakan alat administrasi seperti data karyawan dan arsip dokumen. Konsultan pajak dapat menjelaskan perlakuan pajak khusus. Dokumentasikan setiap setoran dan pelaporan.
Karyawan, cuti, dan kehadiran; tanpa perhitungan gaji.
