निर्यात खरीदारों और पूछताछ का प्रबंधन

निर्यात पूछताछ कैसे आती है

पूछताछ ट्रेड फ़ेयर, B2B पोर्टल, ख़रीदारों के रेफ़रल, कोल्ड ईमेल और मैसेजिंग ऐप की चैट से आती है। वह अजीब घंटों में पहुँचती है क्योंकि ख़रीदार दूसरे समय-क्षेत्र में है, और पहले सवाल लगभग वही होते हैं: प्रति इकाई क़ीमत, न्यूनतम ऑर्डर, लीड टाइम, पैकेजिंग, प्रमाणपत्र और भुगतान शर्तें।

जो आपूर्तिकर्ता एक कार्य-दिवस में साफ़ कोटेशन के साथ जवाब देता है, वह दर्जनों से अलग दिखता है जो देर से या अस्पष्ट जवाब देते हैं। अधिकतर ख़रीदार क़ीमतों की तुलना करने से बहुत पहले चुप्पी से आपूर्तिकर्ताओं को हटा देते हैं।

समय-क्षेत्र का अपना फ़ील्ड रखें। शिकागो का ख़रीदार आपकी आधी रात में जवाब देता है तो आपके शाम पाँच बजे भेजा संदेश अगली सुबह ही उत्तर पा सकता है, इसलिए फ़ॉलो-अप तारीख़ें ख़रीदार के कार्य-दिवस के हिसाब से रखें। संपर्क पर समय-क्षेत्र दर्ज करें और कॉल उन घंटों में रखें जो उन्हें जमें, वाजिब सीमा में।

हर ख़रीदार के बारे में क्या दर्ज करें

नाम और ईमेल से आगे जाएँ। ख़रीदार की कंपनी, देश, उत्पाद में रुचि, अपेक्षित मात्रा, पसंदीदा मुद्रा और Incoterms, पूछताछ का स्रोत, आपकी ओर से ज़िम्मेदार व्यक्ति और अगली कार्रवाई की तारीख़ दर्ज करें। पिछले ऑर्डर, भेजे गए सैंपल और उठाई गई समस्याओं का नोट अगली बातचीत को अंधेरे में शुरू होने से बचाता है।

4softcrm में ये फ़ील्ड एक ही संपर्क और लीड रिकॉर्ड पर रहते हैं, उसके नीचे कॉल और नोट्स का इतिहास। बिक्री प्रबंधक किसी फ़ेयर में यात्रा पर हो तो सहकर्मी रिकॉर्ड पढ़कर ख़रीदार के सवाल का जवाब दे सकता है, इधर-उधर फ़ोन किए बिना।

भाषा और संस्कृति भी रिकॉर्ड का हिस्सा हैं। नोट करें कि ख़रीदार ईमेल पसंद करता है या मैसेजिंग, कौन-सा संबोधन इस्तेमाल करता है, उसके देश की सार्वजनिक छुट्टियाँ और कोई धार्मिक या आहार संबंधी ज़रूरतें जो सैंपल को प्रभावित करती हैं। ये ब्योरे छोटे हैं, पर ख़रीदार ध्यान देते हैं जब आपूर्तिकर्ता उन्हें याद रखता है।

कोटेशन, सैंपल और बातचीत के चरण

सरल पाइपलाइन अधिकतर निर्यातकों पर फ़िट होती है: पूछताछ मिली, कोटेशन भेजा, सैंपल भेजा, बातचीत, ऑर्डर पक्का, खोया। हर चरण का एक निकास-नियम हो। कोटेशन बातचीत में तभी जाता है जब ख़रीदार जवाब दे; सैंपल तब भेजा गिना जाता है जब कूरियर की रसीद मौजूद हो।

कोच्चि का एक मसाला निर्यातक महीने में दस सैंपल भेजता है। सैंपल माल और भाड़े में पैसा खाते हैं, इसलिए मालिक नियम रखता है: पहुँचने के पाँचवें दिन तक फ़ॉलो-अप करें और निर्णय की तारीख़ माँगें। तब पाइपलाइन दिखाती है कि किन सैंपल पर प्रतिक्रिया का इंतज़ार है और कौन-से ख़रीदार चुप हो गए।

एक क्रम को लेकर देखें: 3 मार्च को मैनचेस्टर की एक बुटीक चेन से 500 सूती कुर्तों की पूछताछ आती है। 4 मार्च को Incoterm और 14 दिन की वैधता के साथ कोटेशन जाता है; 6 मार्च को सैंपल सेट कूरियर होता है; 13 मार्च का फ़ॉलो-अप निर्णय की तारीख़ माँगता है; 20 मार्च को ख़रीदार संशोधित सुपुर्दगी-खिड़की माँगता है। हर क़दम एक रिकॉर्ड पर है, इसलिए मालिक की जगह सँभालने वाला सहकर्मी ख़रीदार से पूछे बिना आगे बढ़ सकता है कि क्या कहा गया था।

कोटेशन का छोटा टेम्पलेट जवाब को सामान्य बनाए बिना तेज़ करता है: उत्पाद, विशिष्टता, इकाई क़ीमत, मुद्रा, Incoterm, न्यूनतम मात्रा, वैधता अवधि और भुगतान शर्तें। परिवर्तनीय भरें, कुल जाँचें, एक दिन में भेजें और रिकॉर्ड पर फ़ॉलो-अप रखें।

सौदे के साथ चलने वाले दस्तावेज़

ऑर्डर पक्का होते ही दस्तावेज़ों की धारा शुरू होती है: प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, शिपिंग बिल, बिल ऑफ़ लेडिंग या एयरवे बिल और, उत्पाद व गंतव्य के अनुसार, उद्गम या गुणवत्ता के प्रमाणपत्र। कई फ़्रेट फ़ॉरवर्डर या कस्टम ब्रोकर के साथ तैयार होते हैं; आपका CRM उनकी जगह नहीं लेता।

CRM जो कर सकता है वह ऑर्डर, ख़रीदार और संपर्कों को साथ रखना है। हर डील को 4invoices के इनवॉइस और 4mycontracts के हस्ताक्षरित बिक्री अनुबंध से जोड़ें, ताकि छह महीने बाद डिलीवरी का सवाल एक जगह से हल हो। निर्यात प्रोत्साहन और शुल्क-वापसी सही दस्तावेज़ों पर निर्भर हैं। कौन-सी योजनाएँ आपके उत्पाद पर लागू हैं, यह आपका कस्टम ब्रोकर और अकाउंटेंट बताएँगे, और वे जो काग़ज़ माँगेंगे वही फ़ाइल है जो आपने शिपमेंट-दर-शिपमेंट बनाई।

भुगतान जोखिम और ख़रीदार की जाँच

पोर्टल से मिला ख़रीदार अनजान है। खुली शर्तों पर भेजने से पहले कंपनी का पंजीकरण जाँचें, व्यापारिक संदर्भ माँगें और पहले ऑर्डरों के लिए अग्रिम भुगतान या लेटर ऑफ़ क्रेडिट जैसे सुरक्षित ढाँचों पर विचार करें। भारत में निर्यात ऋण बीमा ECGC देता है, और आपका बैंक बता सकता है कि वह कैसे काम करता है।

हर जाँच का नतीजा ख़रीदार के रिकॉर्ड पर लिखें, साथ में वह क्रेडिट-सीमा जो आपने देने का तय किया। कई निर्यातक हर ख़रीदार के लिए सरल सीमा रखते हैं, जैसे तीन ऑर्डर का मूल्य, और उसके आगे अग्रिम भुगतान माँगते हैं। रिकॉर्ड पर लिखी सीमा पूरी टीम को बताती है कि वे क्या वादा कर सकते हैं। एक बार लिया और लिखा निर्णय हर ऑर्डर के साथ दबाव में दोबारा लिए निर्णय से लागू करना आसान है।

निर्यात पाइपलाइन की समीक्षा

हर महीने देश के हिसाब से प्राप्त पूछताछ, भेजे कोटेशन, भेजे सैंपल, जीते ऑर्डर और हर एक का मूल्य गिनें। जवाब का समय देखें और हारे सौदों के कारण, जो आम तौर पर क़ीमत, सुपुर्दगी की तारीख़, न्यूनतम ऑर्डर या चुप्पी होते हैं। कारण का एक फ़ील्ड रखकर तिमाही पढ़ें: आठ में से पाँच हानियाँ न्यूनतम ऑर्डर मात्रा का ज़िक्र करें, तो आप यह निष्कर्ष निकालने से पहले कि बाज़ार आपके लिए बंद है, एक परीक्षण ख़रीदार के साथ कम सीमा आज़मा सकते हैं।

4softcrm ख़रीदारों को जीतने की संभावना से रैंक नहीं करता और कोटेशन ख़ुद नहीं भेजता। वह आपकी टीम को साझा, खोजने-योग्य रिकॉर्ड देता है, और विवेक उन्हीं के पास रहता है।

ख़रीदार की कंपनी और देश, संपर्क व्यक्ति, पूछे गए उत्पाद और मात्रा, पूछताछ का स्रोत, दिया गया भाव और शर्तें, भेजे गए सैंपल और अगली कार्रवाई की तारीख़ दर्ज करें। अपनी टीम का ज़िम्मेदार भी जोड़ें। इन फ़ील्ड से कोई भी बातचीत वहीं से जारी रख सकता है, ख़रीदार से बात दोहराने को कहे बिना।

एक कार्य-दिवस के भीतर कम से कम पावती और वह तारीख़ बताते हुए जवाब दें जब तक कोटेशन आएगा, और उस तारीख़ को निभाएँ। कई आपूर्तिकर्ताओं से एक साथ संपर्क करने वाले ख़रीदार अक्सर उन्हें चुनते हैं जो जल्दी और साफ़ जवाब देते हैं, क़ीमत के छोटे अंतर की तुलना शुरू होने से बहुत पहले।

कंपनी का पंजीकरण और ऑनलाइन उपस्थिति जाँचें, व्यापारिक संदर्भ माँगें और अग्रिम भुगतान या लेटर ऑफ़ क्रेडिट जैसी सुरक्षित भुगतान शर्तों से शुरू करें। भुगतान सुरक्षा के विकल्प आपका बैंक और ECGC समझा सकते हैं। जाँच का नतीजा ख़रीदार के रिकॉर्ड पर लिखें, ताकि टीम का हर सदस्य वही मानक लागू करे।

नहीं। 4softcrm ख़रीदार, पूछताछ, डील और नोट्स दर्ज करता है। कमर्शियल इनवॉइस, पैकिंग लिस्ट, शिपिंग बिल और बिल ऑफ़ लेडिंग जैसे निर्यात दस्तावेज़ आपके फ़ॉरवर्डर या कस्टम ब्रोकर के साथ तैयार होते हैं। संदर्भ के लिए आप 4invoices का इनवॉइस और 4mycontracts का बिक्री अनुबंध डील से जोड़ सकते हैं।

खरीदारों की एक सूची

पता रहे कि अगला फ़ोन किसे करना है।