शहरों और देशों में फैली रिमोट टीम और फ़्रीलांसर

कर्मचारी या फ़्रीलांसर: यह क्यों मायने रखता है

कर्मचारी नियोक्ता के नियंत्रण में, उसके कार्यक्रम पर, आम तौर पर पूरे समय और वेतन पर काम करता है। फ़्रीलांसर अपना कारोबार चलाता है, डिलीवरी का तरीक़ा ख़ुद चुनता है, कई क्लाइंट के लिए काम करता है और परिणामों का इनवॉइस देता है। अंतर तय करता है कि आप पर भविष्य निधि अंशदान, छुट्टी, ग्रेच्युटी, नोटिस अवधि और Shops and Establishments सुरक्षा बनती है, या केवल अनुबंध की क़ीमत।

कोई एकल परीक्षण नहीं है, और अदालतें लेबल नहीं, रिश्ते की असलियत देखती हैं। परामर्शदाता कहलाने वाला व्यक्ति जो वर्षों से आपके कार्यालय में आपकी निगरानी में तय घंटे काम करता है, कर्मचारी माना जा सकता है। पाँच सवाल पूछना व्यावहारिक कसौटी है। क्या व्यक्ति केवल आपके लिए काम करता है? क्या आप उसके घंटे तय करते हैं? क्या औज़ार आप देते हैं? क्या आप निर्देश देते हैं कि काम कैसे हो? क्या प्रोजेक्ट रुकने पर भी आप उसे भुगतान करेंगे? चार या पाँच हाँ रोज़गार संबंध की ओर इशारा करते हैं, भले अनुबंध पर लेबल कुछ भी हो।

एक एजेंसी को लें जो एक डिज़ाइनर को तीन साल तक मासिक फ़ीस पर परामर्शदाता के रूप में रखती है, एजेंसी के कार्यालय में तय समय-सारणी के साथ और बिना किसी अन्य क्लाइंट के। डिज़ाइनर के जाने पर नोटिस वेतन या ग्रेच्युटी जैसे लाभों का दावा संभव हो जाता है, क्योंकि असली रिश्ता रोज़गार जैसा दिखता है। लेबल का बचाव बाद में करने से जल्दी पुनर्वर्गीकरण, उचित नियुक्ति पत्र के साथ, सस्ता पड़ता है।

दोनों समूहों को अलग रखने वाले रिकॉर्ड

दो सूचियाँ रखें। कर्मचारी 4softhr में भर्ती की तारीख़, विभाग, उपस्थिति और छुट्टी के साथ जाते हैं। फ़्रीलांसर वेंडर के रूप में आते हैं, 4mycontracts में अनुबंध, इनवॉइस का निशान और 4myprojects में कार्यों के साथ। किसी ठेकेदार को शेड्यूल करने में आसानी के लिए उपस्थिति रजिस्टर में कभी न डालें; इससे वह रेखा धुँधली होती है जिसे आप बनाए रखना चाहते हैं।

सूचियों की तिमाही समीक्षा करें। जो कोई चुपचाप पूर्णकालिक बन गया है, तय समय-सारणी के साथ और बिना अन्य क्लाइंट के, उसे रोज़गार अनुबंध के लिए विचार करें। ऑनबोर्डिंग भी अलग है: कर्मचारी को नियुक्ति पत्र, नीति पुस्तिका और स्टाफ प्रणालियों की पहुँच मिलती है, जबकि फ़्रीलांसर को कार्य-विवरण, गोपनीयता वचन और केवल प्रोजेक्ट तक सीमित पहुँच, जिसे आप जुड़ाव ख़त्म होने पर हटा देते हैं।

फ़्रीलांसर अनुबंध

अच्छे फ़्रीलांसर अनुबंध में डिलीवरेबल, फ़ीस और भुगतान की तारीख़ें, फ़्रीलांसर पंजीकृत हो तो GST इनवॉइस देने की ज़रूरत, गोपनीयता और बौद्धिक संपदा का आपके कारोबार को असाइनमेंट होता है। भारतीय कॉपीराइट कानून में असाइनमेंट लिखित होना चाहिए, इसलिए केवल भुगतान करने से फ़्रीलांसर का काम आपका नहीं हो जाता।

यह भी जोड़ें कि फ़्रीलांसर के औज़ार और कर कौन उठाएगा, कितने संशोधन शामिल हैं, और किसी भी पक्ष को नोटिस देकर जुड़ाव ख़त्म करने का अधिकार। पेशेवरों को भुगतान पर स्रोत पर कर कट सकता है, इसलिए पहले भुगतान से पहले अकाउंटेंट से पूछें कि हर तरह के फ़्रीलांसर पर क्या लागू है। फ़्रीलांसर के अपने कर-ब्योरे माँगें: उसका PAN और, पंजीकृत हो तो, GSTIN और उचित इनवॉइस। GST सीमा से नीचे का फ़्रीलांसर बिना कर का इनवॉइस देता है, और उसे भुगतान के रिकॉर्ड के साथ दर्ज करें।

राज्यों और सीमाओं के पार काम

दूसरे राज्य में रहने वाला रिमोट कर्मचारी उस राज्य के नियम ला सकता है, जैसे व्यावसायिक कर, श्रम कल्याण अंशदान या Shops and Establishments पंजीकरण। विदेश से काम करने वाला कर्मचारी उस देश में कर और सामाजिक सुरक्षा समेत दायित्व खड़े कर सकता है और वहाँ आपकी कंपनी की कर-योग्य उपस्थिति भी बना सकता है।

रिमोट व्यवस्थाओं को अनौपचारिक रूप से शुरू न होने दें। कार्य-स्थान तय करें, कर्मचारी के रिकॉर्ड में दर्ज करें, सलाहकार से नियम जाँचें और शर्तें नियुक्ति पत्र में लिखें। घर से काम करते लोगों के लिए उपकरण और डेटा-सुरक्षा भी ज़्यादा मायने रखती है: तय करें कि लैपटॉप किसका है, कौन-से खाते व्यक्ति इस्तेमाल कर सकता है, फ़ाइलों का बैकअप कैसे होगा और रिश्ता ख़त्म होने पर कंपनी के डेटा का क्या होगा, और ये नियम नियुक्ति पत्र या फ़्रीलांसर अनुबंध में लिखें।

रोज़ का काम चलाना

रिमोट टीमों को लिखित लय चाहिए: 4myprojects में ज़िम्मेदार और देय तारीख़ों वाले कार्य, एक छोटी साप्ताहिक स्थिति और छुट्टी के लिए साझा कैलेंडर। 4softhr में कर्मचारियों के छुट्टी अनुरोध और मंज़ूरियाँ दर्ज करें ताकि शेष साफ़ रहे। फ़्रीलांसर टाइमशीट की जगह माइलस्टोन पूरे होने पर इनवॉइस भेजते हैं।

फ़्रीलांसरों के लिए उपस्थिति नहीं, परिणाम को पैमाना बनाएँ, और अलग समय-क्षेत्रों में कर्मचारियों के लिए मुख्य ओवरलैप घंटे तय करें। लिखित अपेक्षाएँ उस आम निराशा से बचाती हैं जब दो लोग इस पर अलग धारणा रखते हैं कि संदेश का जवाब कब आना चाहिए। जो मायने रखता है उसे नापें: हर हफ़्ते नियोजित के मुक़ाबले पूरे हुए कार्य, क्लाइंट के सवाल और जवाब के बीच के घंटे, और टीम के बाहर किसी के इंतज़ार में अटके मदों की संख्या। बोर्ड की तीन संख्याएँ किसी प्रबंधक को रिमोट टीम के बारे में रोज़ यह जाँचने से ज़्यादा बताती हैं कि कौन ऑनलाइन है।

वेतन-गणना और वैधानिक दायित्व बाहर रहते हैं

4softhr कर्मचारी, उपस्थिति, शिफ़्ट और छुट्टी रखता है। वह भारतीय वेतन, भविष्य निधि, ESI, व्यावसायिक कर या TDS की गणना नहीं करता, और उत्पाद में वेतन-गणना केवल रोमानिया के लिए है। पेरोल आपका अकाउंटेंट या पेरोल प्रदाता चलाता है, रजिस्टर की उपस्थिति और छुट्टी के डेटा को इनपुट बनाकर।

फ़्रीलांसर भुगतान पर भी यही सच है: ऐप अनुबंध और इनवॉइस का निशान रखता है, जबकि हर भुगतान का कर-व्यवहार अकाउंटेंट तय करता है। जब कोई फ़्रीलांसर कर्मचारी बनाया जाए, तो पुराना अनुबंध बंद करें, नई भर्ती की तारीख़ दर्ज करें और नया नियुक्ति पत्र हस्ताक्षरित कराएँ, ताकि रिकॉर्ड स्वच्छ बदलाव दिखाएँ।

अदालतें रिश्ते की असलियत देखती हैं: काम कब और कैसे होता है इस पर नियंत्रण, विशिष्टता, तय घंटे, कारोबार में एकीकरण और औज़ार व जोखिम कौन उठाता है। अनुबंध का लेबल निर्णायक नहीं है। लंबी अवधि की व्यवस्थाओं के लिए अपने वकील या सलाहकार से वर्गीकरण का आकलन कराएँ, और कारण फ़ाइल में लिखकर रखें।

हाँ। उसमें डिलीवरेबल, फ़ीस, गोपनीयता और, सबसे ज़रूरी, बौद्धिक संपदा का आपको असाइनमेंट होना चाहिए, क्योंकि भारतीय कॉपीराइट कानून लिखित असाइनमेंट माँगता है। उसके बिना फ़्रीलांसर उस काम का मालिक रह सकता है जिसका आपने भुगतान किया। हस्ताक्षरित अनुबंध वहाँ रखें जहाँ वित्त और कानूनी टीम उन्हें खोज सकें, इनवॉइस के साथ।

अक्सर हाँ, पर काम का राज्य व्यावसायिक कर, Shops and Establishments पंजीकरण या कल्याण अंशदान पर अपने नियम ला सकता है। स्थानांतरण मंज़ूर करने से पहले सलाहकार से जाँचें और कार्य-स्थान कर्मचारी के रिकॉर्ड में दर्ज करें, और जब भी वह बदले, रिकॉर्ड अपडेट करें। सीमा-पार रिमोट काम के लिए अलग सलाह चाहिए।

नहीं। 4softhr कर्मचारी रिकॉर्ड, उपस्थिति, शिफ़्ट और छुट्टी रखता है। वह भारतीय वेतन, भविष्य निधि, ESI, व्यावसायिक कर या TDS की गणना नहीं करता; वेतन-गणना केवल रोमानिया के लिए उपलब्ध है। वे कर्तव्य आपका अकाउंटेंट या पेरोल प्रदाता आपके रखे उपस्थिति और छुट्टी के डेटा से निभाता है। इसलिए उपस्थिति का रिकॉर्ड हर महीने सही रखें।

साफ़ रोस्टर

पता रहे कि कौन कर्मचारी है और कौन ठेकेदार।