Skráning í fyrirtækjaskrá RSK

Hvað er fyrirtækjaskrá og hver rekur hana?

Fyrirtækjaskrá er opinber skrá yfir félög og annan atvinnurekstur sem skráningarskyldur er hér á landi. Hún er rekin af Skattinum, sem tók við hlutverki Ríkisskattstjóra, og fyrir því heitir hún enn í daglegu tali RSK-skráin. Þar eru meðal annars hlutafélög, einkahlutafélög, sameignarfélög og samvinnufélög skráð.

Skráin hefur þann tilgang að veita þriðja aðila áreiðanlegar upplýsingar. Banki sem lánar félagi, birgir sem veitir greiðslufrest og sveitarfélag sem úthlutar lóð geta flett upp skráningunni og séð hver fer með prókúru og hvert tilgangur félagsins er. Skráning veitir því félaginu trúverðugleika um leið og hún skapar skyldu til að halda upplýsingum réttum.

Hluti upplýsinga er aðgengilegur öllum á vef Skattsins, en vottorð úr skránni er gefið út gegn gjaldi samkvæmt gjaldskrá. Vottorð úr fyrirtækjaskrá er skjalið sem flestir biðja um þegar nýr samningur er gerður eða bankareikningur opnaður.

Fyrir lesendur sem koma frá öðrum löndum er gott að vita að kennitala félags er tíu stafa auðkenni sem notað er í öllum viðskiptum hér, bæði í banka, við skatt og í samningum. Erlendur birgir eða viðskiptavinur biður því oft um hana ásamt VSK-númeri áður en hann stofnar til viðskipta.

Hvaða upplýsingar eru skráðar?

Í skránni eru meðal annars firmanafn, kennitala, lögheimili, rekstrarform, tilgangur samkvæmt samþykktum, hlutafé, stjórnarmenn, framkvæmdastjóri, prókúruhafar og skráningardagsetning. Atvinnugrein er skráð samkvæmt ÍSAT-flokkun. Eigi félag sérstaka firmaritun, til dæmis að tveir stjórnarmenn riti nafn þess í sameiningu, kemur það líka fram.

Prókúra er víðtækt umboð til að koma fram fyrir félagið í öllum málum er varða reksturinn, og hún tekur gildi gagnvart þriðja aðila þegar hún hefur verið skráð. Skráðu hana því aðeins á þá sem þú treystir fyllilega og felldu hana niður strax þegar starfsmaður lætur af störfum.

Raunverulegir eigendur eru skráðir í sérstaka skrá samkvæmt lögum um skráningu raunverulegra eigenda. Þar eru einstaklingar sem eiga eða stjórna félaginu í reynd, ekki endilega þeir sem standa á hlutaskrá. Upplýsingar um þá þarf að endurnýja þegar eignarhald breytist.

Heimilisfangið sem skráð er telst lögheimili félagsins og þangað berast opinber bréf og tilkynningar. Ef bréf týnast eða eru ekki opnuð, til dæmis vegna flutnings, getur félagið misst af frestum. Tryggðu að einhver sæki póstinn reglulega og að rafræn pósthólf félagsins á island.is séu skoðuð.

Breytingar og tilkynningaskylda

Breytingar á skráðum atriðum þarf að tilkynna til fyrirtækjaskrár. Nýr stjórnarmaður, nýtt heimilisfang, breyttar samþykktir, hlutafjáraukning eða afturköllun prókúru verða ekki gild gagnvart öðrum fyrr en þau hafa verið skráð. Tilkynningin þarf að byggja á ákvörðun réttra aðila, til dæmis hluthafafundi þegar samþykktum er breytt.

Sendu fundargerð og undirrituð gögn með tilkynningunni og gættu þess að þau séu í samræmi við aðrar skráðar upplýsingar. Algengt er að tilkynning dragist vegna þess að fundargerð vantar, að undirritun sé ófullnægjandi eða að heimilisfang sé skrifað á annan hátt en í Þjóðskrá.

Gerðu skráningu að föstum lið í ársáætlun félagsins. Einu sinni á ári er skynsamlegt að sækja vottorð úr skránni og bera það saman við raunveruleikann: stjórn, prókúruhafa, tilgang og heimilisfang. Þannig uppgötvast gamlar skráningar áður en banki eða viðskiptavinur bendir á þær.

Ef félag er tekið af skrá, til dæmis eftir slit eða samruna, falla skráningin og umboð úr gildi. Slit þarf að fara fram með lögmætum hætti með skiptum eða afskráningu, og fyrst þarf að gera upp skuldir við Skattinn. Ekki láta félag liggja ónotað án skila því uppsafnaðar vanskilasektir geta orðið verulegar.

Samræmi við reikninga og samninga

Nafn félagsins, kennitala og VSK-númer á reikningum eiga að vera þau sömu og í skránni. Munur á nafni, jafnvel bara skammstöfun, getur valdið því að kaupandi fær ekki innskatt viðurkenndan eða að bankinn spyr spurninga þegar greiðsla berst. Notaðu nafnið eins og það stendur í vottorðinu, með endingunni ehf.

Samningar eru einnig háðir þessum upplýsingum. Sá sem skrifar undir fyrir félagið þarf að hafa heimild til þess samkvæmt skráningunni, annaðhvort sem prókúruhafi eða í krafti firmaritunar. Gleymist þetta getur samningur orðið umdeilanlegur og greiðsla tafist.

Þegar breytingar eru skráðar skaltu fara yfir sniðmát reikninga, tilboða, samninga og tölvupóstundirskrifta. Settu þau í eina möppu og merktu útgáfudag svo auðvelt sé að sjá hvað sé í gildi. Með því forðastu að eldra nafn eða gamalt heimilisfang sé í umferð mánuðum eftir breytingu.

Algengt vandamál hjá nýstofnuðum félögum er að reikningasniðmátið sé gert áður en skráningu lýkur og innihaldi bráðabirgðaheimilisfang. Bíddu með að senda reikninga til viðskiptavina þar til nafn, kennitala og heimilisfang eru staðfest í vottorði, því leiðréttingarreikningar og kreditfærslur skapa auka vinnu hjá báðum aðilum.

Skráning, leyfi og eftirlit

Skráning í fyrirtækjaskrá er ekki sama og leyfi til reksturs. Margar atvinnugreinar þurfa sérstakt starfsleyfi, rekstrarleyfi eða tilkynningu til eftirlitsaðila áður en starfsemi hefst, til dæmis heilbrigðiseftirlits sveitarfélags eða sýslumanns. Skráning í skrána kemur aldrei í stað þeirra.

Skráin tengist auk þess öðrum skrám Skattsins. Launagreiðendaskrá, virðisaukaskattsskrá og ársreikningaskrá eru aðskildar en byggja á sama félagi og sömu kennitölu. Ársreikningi þarf að skila innan lögbundins frests og vanskil geta leitt til sekta eða afskráningar. Fylgstu með fréttum Skattsins af skilafrestum.

Skatturinn getur einnig krafist skýringa eða gagna ef upplýsingar virðast rangar. Sinntu slíkum erindum fljótt, því viðvarandi vanræksla getur endað með áminningu, sektum eða jafnvel slitum félags. Betra er að leiðrétta sjálfur en bíða eftir ítrekun.

Hvað 4b2b kerfin gera og gera ekki

Í 4invoices.net skráir þú upplýsingar félagsins handvirkt og þær fara á PDF-reikningana. Kerfið sækir ekkert úr fyrirtækjaskrá og samstillist ekki við hana, þannig að þú ferð sjálf/ur yfir að nafn, kennitala og VSK-númer séu rétt þegar vottorði er breytt.

4softerp.net heldur almennt fjárhagsbókhald fyrir fleiri en eitt félag og hentar þegar umsýsla nokkurra félaga er á sömu hendi. Það tilkynnir engar breytingar til Skattsins og býður ekki upp á skil til fyrirtækjaskrár. Allar tilkynningar fara fram á vef Skattsins.

Fyrirtækjaskrá er opinber skrá yfir félög og annan skráningarskyldan atvinnurekstur. Hún er rekin af Skattinum, sem tók við hlutverki Ríkisskattstjóra, og þess vegna er hún enn oft kölluð RSK-skráin. Þar koma fram firma, kennitala, tilgangur, stjórn og prókúruhafar. Þriðju aðilar nota skrána til að staðfesta hver má koma fram fyrir félagið.

Vottorð úr fyrirtækjaskrá er pantað á þjónustuvef Skattsins, yfirleitt með rafrænum skilríkjum, og gjald er greitt samkvæmt gjaldskrá. Það sýnir stöðu skráningar á tilteknum degi, þess vegna biðja bankar og aðrir oft um nýlegt vottorð. Nýttu vottorðið til að bera saman nafn, kennitölu og prókúru við reikninga og samninga félagsins.

Prókúra er víðtækt umboð til að skuldbinda félag í öllum málum sem tengjast rekstrinum. Stjórn félags veitir prókúru og hún tekur gildi gagnvart þriðja aðila þegar hún er skráð í fyrirtækjaskrá. Prókúruhafi getur komið fram fyrir félagið gagnvart bönkum og viðskiptavinum, svo veittu hana aðeins traustum aðila og afturkallaðu hana þegar tilefni er til.

Lög um einkahlutafélög og hlutafélög setja frest til að tilkynna tilteknar breytingar, til dæmis á stjórn og samþykktum. Fresturinn er mislangur eftir efni breytingarinnar og því er ráðlegt að tilkynna sem allra fyrst. Leitaðu til Skattsins eða lögmanns ef þú ert ekki viss. Breytingin er ekki gild gagnvart öðrum fyrr en hún hefur verið skráð.

Nei. Þú slærð inn nafn, kennitölu, heimilisfang og VSK-númer félagsins sjálf/ur og þær upplýsingar birtast síðan á PDF-reikningunum. Kerfið er ekki tengt fyrirtækjaskrá eða Skattinum og uppfærist ekki þegar skráningu er breytt, svo þú þarft að yfirfara upplýsingarnar handvirkt eftir hverja breytingu og láta bókara vita ef nafn eða kennitala breytist.

Fyrirtækjagögn — þín ábyrgð

Þú ferð yfir samræmi við skráninguna.