本店所在地と法人番号

法人番号の仕組みと調べ方

法人番号は13桁の数字で、設立の登記をした法人に国税庁長官が指定します。通知書は、登記された本店所在地宛に書面で郵送されます。設立登記の後、数日から2週間ほどで届くのが一般的ですが、届くまでの期間は変動するため、その間は国税庁の法人番号公表サイトで検索すると確認できます。

公表サイトでは、商号または名称、本店所在地、法人番号、変更履歴が誰でも閲覧できます。法人番号は本店を移転しても、商号を変更しても変わりません。取引先を登録する際は、法人番号で検索すると、同名の別会社と取り違える失敗を減らせます。

本店所在地の決め方と定款の書き方

本店所在地は、会社の登記簿に載る住所です。定款には、市区町村までなど最小の行政区画までを書き、番地や建物名は取締役の決定書や設立時の決定で補う方法があります。この方法をとると、同じ市区町村内で引っ越すときに定款変更が不要で、株主総会の特別決議を省けます。

自宅やレンタルオフィス、バーチャルオフィスを本店にする場合は、賃貸借契約の使用目的が事業用の登記を認めているか、事前に貸主へ確認してください。契約で禁止されていると、登記後にトラブルになります。また、銀行口座の開設や許認可の審査では、本店の実体を確認されることがあります。

本店移転の登記と関係各所への届出

本店を移転したら、会社法の定めにより、移転の日から2週間以内に登記が必要です。移転先が元の法務局の管轄外であっても、現在は新しい所在地を管轄する法務局への申請で足ります。定款に書いた最小の行政区画をまたぐ移転は、定款変更が必要になり、株主総会の特別決議を経なければなりません。

登記とは別に、税務署への異動届出書、都道府県税事務所と市区町村への異動届、年金事務所、労働基準監督署、ハローワーク、銀行への住所変更があります。順序としては、まず登記を完了し、新しい登記事項証明書を取得してから各窓口へ進むと、提出書類を何度も用意しなくて済みます。

登記事項証明書の種類と使い分け

登記事項証明書には、現在事項全部証明書、履歴事項全部証明書などがあります。銀行口座の開設や融資、契約の締結では、履歴事項全部証明書を求められる場合が多く、発行から3か月以内などの期限を条件にする窓口もあります。法務局の窓口、郵送、オンラインのいずれでも取得できます。

取引先の会社が実在するかを確認したいときは、登記情報提供サービスで登記簿の内容を閲覧する方法があります。商号の表記、目的、役員の氏名、本店所在地を確認すれば、新規取引の与信判断に役立ちます。ただし、登記簿は法人の存在を示すものであり、支払い能力を保証するものではありません。

請求書と契約書で商号と住所をそろえる

請求書の宛名と発行者名は、登記簿の商号と一致させます。「株式会社」を前に付けるか後ろに付けるか、英字や記号がどう登記されているかで、取引先の経理が照合に迷うことがあります。住所も、ビル名や階数を含めて登記と同じ表記にしてください。

移転や商号変更のあとは、請求書のテンプレート、契約書の雛形、ウェブサイト、名刺、メールの署名、取引先のマスタを一覧にして更新します。4invoices.net の PDF の請求書は、会社名、住所、番号欄の内容をご自身で入力して発行します。4softcrm.net では連絡先と取引先の記録を管理でき、住所変更の連絡先を一括で見直せます。いずれも登記情報を自動で取り込むことはありません。

移転や商号変更のときの連絡と郵便物

本店を移転する日が決まったら、取引先、銀行、保険会社、リース会社、行政機関への住所変更の連絡を、日付順の一覧にします。登記が完了するまでに数日かかるため、書類の提出が必要な窓口は、登記事項証明書の取得後に回します。商号を変更する場合も同じで、変更の登記は変更から2週間以内に申請します。

旧住所に届く郵便物は、日本郵便の転居届を出すと、一定期間、新住所へ転送されます。ただし、転送期間は限られており、登録の通知書や行政からの書留が旧住所に届くと、期限を逃す原因になります。取引先の連絡先リストを4softcrm.net の記録で見直し、住所が古いままの先を抜き出して連絡するとよいでしょう。

別のものです。法人番号は設立登記後に国税庁長官が指定する13桁の番号です。インボイス制度の登録番号は、事業者が税務署に申請し、登録を受けたあとに付与される T で始まる番号で、法人の場合は T のあとに法人番号が続きます。登録を申請しなければ、登録番号は発行されません。

変わりません。法人番号は法人が解散して閉鎖されるまで同じで、本店の移転や商号の変更があっても維持されます。国税庁の公表サイトには変更履歴が残り、旧住所や旧商号で検索しても同じ法人にたどり着けます。取引先のマスタは、番号を軸に管理すると名寄せがしやすくなります。

全国の法務局の窓口、郵送、オンライン請求のいずれでも取得でき、本店の管轄に関係なく請求できます。手数料は収入印紙などで納めます。金融機関への提出では、履歴事項全部証明書を、発行から3か月以内などの条件付きで求められることが多いので、提出先に確認してください。

法律上は自宅を本店にできますが、賃貸住宅の場合は契約で事業用の使用や登記が禁止されていないか、事前に貸主へ確認してください。分譲マンションでも管理規約に定めがある場合があります。また、郵便物や来訪者の対応、住所が公表サイトで公開される点も考えて決めましょう。

登記と一致する住所

PDF の請求書と連絡先の記録。登記内容は法務局で管理されます。