Verslo sąskaita banke Lietuvoje atidaroma pateikus bendrovės dokumentus, įgaliojimus ir informaciją apie veiklą bei galutinius naudos gavėjus. Eurozonoje veikia SEPA pervedimai, todėl atsiskaitymai eurais paprastai greiti. Žemiau paaiškinta, ką pateikti bankui, kaip pasirinkti paslaugų teikėją ir kaip sekti klientų mokėjimus.
Atidarydamas sąskaitą bankas privalo pažinti klientą, todėl prašo registracijos pažymos ar išrašo, įstatų, vadovo asmens dokumento ir įgaliojimų pasirašyti. Taip pat klausia apie veiklos pobūdį, planuojamus apyvartos dydžius, pagrindinius klientus bei šalis, su kuriomis vykdysite atsiskaitymus. Užsienio narių atveju gali prireikti papildomų dokumentų.
Atsakymai turi sutapti su tuo, ką nurodėte registre. Jei veiklos kodas ar buveinė skiriasi, bankas gali atidėti sprendimą. Pasiruoškite aiškiai paaiškinti, iš ko gaunate pajamas, kam mokėsite ir kodėl jums reikia užsienio mokėjimų. Tikslų dokumentų sąrašą teikia pats bankas.
Prieš kreipdamiesi į banką paruoškite aiškų verslo aprašymą: kokias paslaugas ar prekes parduodate, kas jūsų klientai, kokios šalys dalyvauja atsiskaitymuose. Bankai vertina aiškumą ir dažniau pritaria, kai matoma, kad vadovas supranta savo rinką. Neaiškūs atsakymai gali lemti papildomus klausimus arba atsisakymą.
Atidarant sąskaitą kartais prašoma pateikti ir veiklos planą ar bent trumpą aprašymą, kaip planuojate uždirbti pajamas. Parašykite jį paprastai ir konkrečiai, be pompastikos: kas jūsų klientai, kokią paslaugą teikiate, kokios apyvartos tikitės per pirmus metus. Tikslumas čia svarbesnis nei optimizmas.
Lietuvoje verslo sąskaitas siūlo tradiciniai bankai, pavyzdžiui, SEB, Swedbank ar Luminor, taip pat elektroninių pinigų ir mokėjimo įstaigos, tokios kaip Revolut Business ar Paysera. Pasirinkimas priklauso nuo jūsų poreikių: dažnų užsienio mokėjimų, kortelių, kredito galimybių ar integracijų su apskaitos programomis.
Palyginkite ne tik mėnesio mokestį, bet ir kainą už pervedimus, kortelių apribojimus, aptarnavimo kalbą, paramos darbo laiką ir tai, ar įmonė gali išduoti sąskaitos išrašą oficialiam naudojimui. Lietuvos bankas prižiūri finansų rinką, todėl įsitikinkite, kad pasirinkta įstaiga turi reikiamą licenciją.
Kai kuriems verslams svarbu ir kreditavimas. Pradedančiai įmonei bankas paprastai reikalauja užstato ar vadovo laidavimo, o ilgesnė veiklos istorija ir tvarkingos ataskaitos pagerina sąlygas. Todėl nuo pirmos dienos tvarkykite apskaitą taip, kad vėliau galėtumėte parodyti gerą finansinį vaizdą.
Jei bendrovė turi kelis akcininkus, aiškiai nustatykite, kas gali disponuoti sąskaita. Dažnas pasirinkimas – dviejų parašų taisyklė didesnėms sumoms. Ji sulėtina procesą, bet gerokai sumažina klaidų ir piktnaudžiavimo riziką. Peržiūrėkite įgaliojimus, kai keičiasi vadovas ar darbuotojai.
Lietuva yra eurozonos narė, todėl pervedimai eurais į kitas SEPA šalis paprastai vykdomi pagal bendras taisykles ir už mažą mokestį. Tai ypač naudinga verslui, kuris dirba su Latvijos, Estijos, Vokietijos ar kitų šalių klientais. Greitesni pervedimai kartais galimi pagal momentinio mokėjimo schemą, jei jūsų bankas tai palaiko.
Kad apmokėjimą būtų lengva priskirti sąskaitai, mokėjimo paskirtyje nurodykite sąskaitos numerį. Paprasta taisyklė, kurią galima įrašyti į sąskaitą: „Mokėdami nurodykite sąskaitos numerį“. Tai sutaupo daug valandų, kai gaunate dešimtis pervedimų.
Sąskaita banke yra viena iš patikimiausių duomenų šaltinių buhalteriui, todėl tvarkingas išrašas gerokai palengvina darbą. Kiekvieną mėnesį išsaugokite išrašą PDF ar kitu formatu, kurį priima buhalteris. Jei turite kelias sąskaitas, išrašus pavadinkite vienodai, kad jų nesumaišytumėte.
Kiekviename pervedime nurodykite aiškią paskirtį, o gaunamuose mokėjimuose patikrinkite, ar paskirtyje yra sąskaitos numeris. Jei nėra, susisiekite su klientu ir paprašykite patikslinimo. 4invoices.net archyve rasite išrašytų sąskaitų sąrašą, kurį galite palyginti su išrašu. Tai atliekama rankiniu būdu.
Taip pat verta laikyti atskirą atsargos sumą mokesčiams. Daugelis smulkių įmonių patenka į sunkumus ne dėl nuostolių, o dėl to, kad mokesčių terminas ateina, kai pinigai jau išleisti. Dalį pajamų kas savaitę pervesti į atskirą sąskaitą yra paprastas sprendimas.
Palyginti pasiūlymus patogu pagal kelis kriterijus: mėnesio mokestis, mokestis už pervedimus, kortelių kaina, užsienio mokėjimų sąlygos, aptarnavimas kalba, kuria jums patogu bendrauti. Neužmirškite ir to, kaip lengva atsisakyti paslaugos bei perkelti sąskaitą, jei sąlygos nebetiks.
SEPA tinkle taip pat veikia tiesioginio debeto schema, kuri tinka pasikartojantiems mokėjimams. Jei teikiate prenumeratos tipo paslaugas, verta pasidomėti, ar jūsų bankas ją siūlo. Priešingu atveju klientai galės naudoti periodinius pavedimus, tik jie turės patys atnaujinti sumas pasikeitus kainoms.
Mažiems verslams likvidumą dažniau sužlugdo ne nuostoliai, o vėluojantys klientai. Verta turėti paprastą lentelę su sąskaitos numeriu, suma, išrašymo data ir terminu, ir kas savaitę palyginti ją su banko išrašu. 4invoices.net archyve rasite išrašytas sąskaitas, o banko išrašus lyginate pats; automatinio importo ir suderinimo nėra.
Kai sąskaita praleidžia terminą, kuo greičiau priminkite. Per 4notify.net galite siųsti SMS ar el. laiškus iš savo paskyros; tekstą parašote ir išsiunčiate patys. Pirmasis priminimas turi būti mandagus, o pakartotiniai – aiškesni, su nurodytu nauju terminu.
Prie nuolatinių gautinų sumų pridėkite ir kitą svarbų dalyką – sąskaitų terminus. Praktika rodo, kad aiškiai nurodytas terminas (pavyzdžiui, konkreti data, o ne „per 30 dienų“) sumažina vėlavimus. Sąskaitose nurodykite banko rekvizitus ir paskirtį, kurią turi įrašyti pirkėjas.
Verslo sąskaitoje rizikos didesnės nei asmeninėje: sukčiai dažnai apsimeta tiekėjais ir prašo pakeisti sąskaitos numerį. Visada patikrinkite pakeitimą telefonu pagal žinomą numerį, o ne pagal laiške nurodytą. Nustatykite limitus, dviejų žmonių patvirtinimą didelėms sumoms ir reguliariai peržiūrėkite prieigų sąrašą.
Kartą per mėnesį sutikrinkite sąskaitos išrašą su buhalteriu. Tai padeda aptikti dvigubus mokėjimus, pamirštas prenumeratas ir klaidas. Banko duomenys ir slaptažodžiai neturi būti laikomi bendrame dokumente ar žinutėse.
Atskirkite mokėjimo kortelių ir pavedimų išlaidas. Kai kurie verslai tikisi, kad kortelė bus nemokama, o paskui nustemba mėnesio mokesčiais. Peržiūrėkite sutartį ir išsiaiškinkite, ar kainuoja papildomos kortelės, užsienio mokėjimai ir sąskaitos išrašų užsakymas.
Maža elektroninė parduotuvė parduoda prekes klientams Lietuvoje ir Latvijoje. Pradžioje ji naudoja vieną sąskaitą banke, o vėliau pastebi, kad mokėjimo sistemos komisiniai ir pavedimų kaina sudaro nemažą dalį išlaidų. Savininkas palygina kelių teikėjų sąlygas, išsiaiškina, kad SEPA pervedimai kainuoja nedaug, ir perkelia dalį atsiskaitymų į kitą sąskaitą.
Svarbiausia išvada: sąskaitos pasirinkimas turi atitikti faktinį srautą. Jei dauguma mokėjimų yra kortelės, svarbūs yra kortelių komisiniai. Jei dažni tiekėjų pervedimai, svarbi pervedimų kaina. Todėl prieš keisdami teikėją suskaičiuokite praėjusio pusmečio operacijas.
Nepamirškite pranešti naujo sąskaitos numerio klientams ir atnaujinti sąskaitų šablono. Klaida čia atsiranda dažnai: dalis klientų dar kelis mėnesius siunčia pinigus į seną sąskaitą, o jų atsekti reikia rankiniu būdu.
Mokėjimai priskiriami sąskaitoms rankiniu būdu — klaidos ir delsimas gresia likvidumo problemomis.
Sąskaitoje galite nurodyti mokėjimo paskirtį ir palyginti banko išrašą su sąskaitų archyvu rankiniu būdu; banko išrašų importo ir automatinio suderinimo nėra.
Priminiai klientams siunčiami nereguliariai, skolininkų sąrašas auga.
Skolininkams galite siųsti SMS ar el. laiškus per 4notify.net; tekstą parašote ir išsiunčiate patys.
Klientai pervedinėja pinigus be sąskaitos numerio, todėl sunku priskirti mokėjimus.
Į sąskaitą įrašykite eilutę su prašymu nurodyti numerį paskirtyje ir lyginkite išrašą su archyvu; automatinio suderinimo nėra.
Dažniausiai prašoma registracijos pažymos ar registro išrašo, įstatų, vadovo asmens dokumento, įgaliojimų pasirašyti ir informacijos apie veiklą bei galutinius naudos gavėjus. Tikslų sąrašą pateikia pats bankas ar mokėjimo įstaiga, todėl prieš vizitą susisiekite su jais ir paklauskite, ar galima viską pateikti nuotoliu, ir kokio dydžio apyvartą jie tikisi. Kad nesuklystumėte, palyginkite bent tris pasiūlymus.
SEPA leidžia siųsti eurų pervedimus tarp šalių pagal vienodas taisykles, todėl atsiskaitymai su Baltijos ir kitų ES šalių klientais paprastai greiti ir nebrangūs. Ne kiekvienas bankas palaiko momentinius pervedimus, todėl palyginkite sąlygas pasirinkdami sąskaitą ir patikrinkite, ar yra limitai bei papildomi mokesčiai tam tikroms operacijoms. Patikrinkite sąlygas oficialioje įstaigos svetainėje. Tikslią informaciją visada patikrinkite oficialiuose šaltiniuose.
Taip, daugelis fintech įmonių siūlo verslo sąskaitas. Prieš rinkdamiesi įsitikinkite, kad įstaiga turi licenciją, ir patikrinkite, ar jos pateikiamas sąskaitos išrašas tinka buhalteriui bei bankui kitoms paslaugoms. Kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, ieškant kredito, vis tiek gali reikėti tradicinio banko, todėl planuokite iš anksto. Tai nepakeičia konsultacijos su buhalteriu. Neaiškius atvejus aptarkite su kompetentingu specialistu.
Palyginkite banko išrašą su išrašytų sąskaitų sąrašu pagal sumą, datą ir paskirtyje nurodytą sąskaitos numerį. 4invoices.net neimportuoja išrašų ir automatiškai nederina mokėjimų, todėl šį veiksmą atliekate patys arba su buhalteriu. Nerasdami mokėjimo, paklauskite kliento, ar jis ne pervedė į seną sąskaitą. Kiekvieną mėnesį sutikrinkite išrašą su archyvu. Taisyklės laikui bėgant keičiasi, todėl atnaujinkite žinias reguliariai.
Pirmą kartą priminkite mandagiu el. laišku ar SMS, nurodydami sąskaitos numerį, sumą ir naują terminą. Per 4notify.net galite siųsti SMS ir el. laiškus iš savo paskyros, tačiau tekstą parašote patys; automatinio priminimų ciklo nėra. Pakartotinius priminimus rašykite aiškiau, nurodydami, kokių veiksmų imsitės neapmokėjus. Pirmą kartą priminkite mandagiai, bet aiškiai. Sprendimą užfiksuokite raštu ir išsaugokite dokumentus.
PDF sąskaitos ir jūsų siunčiami SMS/el. pašto priminimai.
