E. sąskaita Lietuvoje yra struktūruota elektroninė sąskaita, kurią kompiuteris gali nuskaityti be rankinio įvedimo. Viešojo sektoriaus pirkėjai privalo jas priimti pagal ES direktyvą 2014/55/ES, o tiekėjams tai reiškia papildomą pasirengimą. Čia paaiškinta, kuo e. sąskaita skiriasi nuo PDF ir ką reikia išsiaiškinti iš anksto.
PDF sąskaita yra paveikslėlis ar dokumentas, kurį žmogus perskaito ir suveda į sistemą. E. sąskaita – tai duomenų failas (dažniausiai XML), kuriame kiekvienas laukas turi aiškią reikšmę: pardavėjas, pirkėjas, eilutės, PVM, suma, mokėjimo sąlygos. Pirkėjo programa gali jį nuskaityti automatiškai. Dėl šios priežasties daug organizacijų renkasi automatinį apdorojimą ir ragina tiekėjus pereiti prie struktūruotų dokumentų.
Europos lygmeniu sukurtas bendras e. sąskaitos duomenų modelis EN 16931, o tarpvalstybiniam perdavimui plačiai naudojamas PEPPOL tinklas. Tai reiškia, kad ta pati sąskaita gali keliauti tarp skirtingų šalių įmonių ar institucijų, jei abi pusės naudoja suderintus formatus.
Pirkėjui nauda aiški: mažiau rankinio darbo ir klaidų. Tiekėjui nauda mažiau akivaizdi, bet atsiranda: greitesnis apmokėjimas, mažiau klausimų dėl dokumentų, aiškesnė sąskaitos būsena. Todėl daugelis įmonių pradeda naudoti e. sąskaitas savo noru, net jei įstatymas to dar nereikalauja.
Ilgametė praktika rodo, kad sąskaitos klaidų dalis kyla iš rankinio duomenų įvedimo. Kai pirkėjo sistema nuskaito failą automatiškai, tos klaidos išnyksta, tačiau atsiranda naujų: sistema labai griežtai tikrina laukus. Todėl tiekėjui verta išmokti, kokie laukai būtini, ir parengti šabloną, kuris jų niekada nepraleidžia.
ES direktyva 2014/55/ES įpareigoja viešojo sektoriaus perkančiąsias organizacijas priimti elektronines sąskaitas pagal europinį standartą. Lietuvoje ši nuostata perkelta į nacionalinę teisę, todėl valstybės ir savivaldybių institucijos turi būti pasirengusios gauti e. sąskaitas. Aktualias nuostatas patikrinkite oficialiuose šaltiniuose, nes terminai ir išimtys laikui bėgant pasikeitė.
Praktiškai tai reiškia, kad dirbant su valstybės ar savivaldybės įstaiga PDF sąskaita gali būti nepakankama. Prieš pasirašydami sutartį išsiaiškinkite, kokį formatą ir kanalą nurodo užsakovas. Kai kurios institucijos nurodo konkretų kelią, kitos priima kelis.
Teisės aktai ir technines specifikacijas tikslina Finansų ministerija ir kitos institucijos. Jei girdėjote apie plėtrą į privačių įmonių tarpusavio sandorius, tikslius terminus ir sąlygas visada tikrinkite oficialiuose šaltiniuose, o ne pasikliaukite gandais.
Lietuvoje viešųjų pirkimų sutartys dažnai trunka kelerius metus, o per tą laiką pasikeičia ir sąskaitų reikalavimai, ir institucijų darbuotojai. Todėl periodiškai pasitikrinkite, ar užsakovas vis dar naudoja tą patį kanalą ir formatą. Kartą per pusmetį pasiteiraukite ir užfiksuokite atsakymą raštu.
Pirmiausia sužinokite, ko reikalauja jūsų užsakovas: formato, perdavimo kanalo, papildomų laukų. Daugelis institucijų pateikia aprašą savo svetainėje. Antra – išsiaiškinkite, ar jūsų apskaitos programa gali generuoti e. sąskaitą, ar reikės papildomo teikėjo, kuris tai atliks už jus.
Tada patikrinkite duomenų kokybę. Pirkėjo kodas, adresas, sutarties numeris, užsakymo numeris – visi šie laukai dažnai būtini e. sąskaitai. Jei jų neturite, gausite atmetimą. Sudarykite pirkėjų duomenų sąrašą ir atnaujinkite jį, kai gaunate naują užsakymą. Kai užsakovas keičia sistemą, apie tai dažnai pranešama tik tiems tiekėjams, kurie yra aktyviai bendraujantys su juo.
Išbandykite procesą su viena sąskaita prieš pereinant prie visų. Pasiūlykite užsakovui bandomąjį siuntimą ir paklauskite, ar sąskaita sėkmingai priimta. Pirmieji siuntimai dažnai atskleidžia mažas klaidas, kurias lengva ištaisyti.
Kai kuriais atvejais tiekėjas gali pasirinkti, ar jungtis prie e. sąskaitų tinklo savo ar per paslaugų teikėją. Mažoms įmonėms paprastai patogiau pasitelkti teikėją, nes nereikia kurti techninės infrastruktūros. Didelėms su daug užsakovų verta apsvarstyti integraciją su savo apskaitos programa.
PEPPOL – tai tinklas, per kurį e. sąskaitos siunčiamos tarp prieigos taškų. Įmonė paprastai nesijungia prie tinklo tiesiogiai, o naudojasi paslaugų teikėju, kuris veikia kaip prieigos taškas. Teikėjų pasirinkimas didelis, jų kainos ir sąlygos skiriasi. Prieš pasirašydami sutartį, atkreipkite dėmesį į nutraukimo sąlygas ir duomenų eksporto galimybes, jei vėliau norėtumėte pakeisti teikėją.
Renkantis teikėją, palyginkite, ar jis palaiko Lietuvos reikalavimus, kokia kaina už sąskaitą, ar yra integracija su jūsų programa ir kokia pagalba teikiama. Taip pat pasitikslinkite, ar galite išbandyti paslaugą nemokamai, kad nesutiktumėte su ilgalaike sutartimi nepatikrinę.
4invoices.net nėra PEPPOL prieigos taškas ir negeneruoja PEPPOL XML. Tai reiškia, kad e. sąskaitų teikimui jums reikės kito sprendimo. Šioje programoje galite parengti PDF sąskaitą ir laikyti archyvą, bet siuntimą valstybei turite organizuoti atskirai.
Renkantis paslaugų teikėją, paprašykite bandomojo laikotarpio ir pavyzdinės sąskaitos. Išsiųskite ją savo užsakovui arba testinei aplinkai ir pažiūrėkite, ar ji priimta. Tik po sėkmingo bandymo pasirašykite ilgalaikę sutartį. Tai sutaupo pinigų, jei paaiškėja, kad paslauga netinka jūsų užsakovams.
Dažniausiai sąskaitos atmetamos dėl trūkstamų ar neteisingų laukų: pirkėjo identifikatoriaus, sutarties numerio, mokėjimo duomenų. Antra priežastis – neatitinkantis formatas ar versija. Jei jūsų sistema siunčia seną versiją, pirkėjo sistema gali jos nepriimti.
Trečia klaida – dubliavimas. Kartais įmonė išsiunčia e. sąskaitą, o po to dar atsiunčia PDF el. paštu. Pirkėjas gali užregistruoti abu ir apmokėti du kartus arba sutrikti dėl dokumento statuso. Sutarkite su užsakovu, kuris kanalas yra pagrindinis.
Ketvirta problema – vėlavimas. Jei sąskaita atmesta, apmokėjimo terminas gali pradėti eiti iš naujo. Todėl pasitikrinkite būseną po išsiuntimo ir greitai taisykite klaidas. Fiksuokite siuntimo datą ir gavimo patvirtinimą. Kiekvieną klaidą užrašykite savo žurnale, kad ateityje galėtumėte lengviau suprasti pasikartojančias priežastis.
Jei klientas nepriima jūsų e. sąskaitos, nesiųskite jos dar kartą nekeitę. Paprašykite klaidos aprašymo ir ieškokite konkretaus lauko, kuris neatitiko. Dažniausiai tai identifikatorius, kodas ar sutarties numeris. Ištaisę siųskite naują dokumentą ir pažymėkite, kad ankstesnis atšaukiamas.
E. sąskaita yra tik viena grandis. Viešųjų pirkimų sutartis, užsakymas, priėmimo aktas ir mokėjimo grafikas visi turi sutapti. Jei jų duomenys skiriasi, sąskaita bus atmesta, net jei formatas teisingas. Todėl prieš išrašydami sąskaitą patikrinkite sutarties numerį ir sumas.
Taip pat neužmirškite PVM taisyklių. E. sąskaita nekeičia mokesčių, ji tik perduoda duomenis kitu būdu. Tarifas, išimtys ir atvirkštinis apmokestinimas lieka tokie patys, o jų teisingumą atsako įmonė. Tai ypač naudinga įmonėms, kurios planuoja augti ir dirbti su didesniais užsakovais.
Jei dirbate su keliais viešojo sektoriaus klientais, sudarykite lentelę su kiekvieno reikalavimais ir laikykite ją atnaujintą. Tai paprastas būdas išvengti klaidų, kai skirtingos institucijos reikalauja skirtingų laukų.
Ateityje reikalavimai gali plėstis ir už viešojo sektoriaus ribų. Todėl jau dabar verta tvarkyti klientų duomenis taip, kad juos būtų lengva panaudoti struktūruotame dokumente. Tvarkingi identifikatoriai, adresai ir sutarčių numeriai pravers bet kuriuo atveju.
Neaišku, kaip sukurti PEPPOL formatui atitinkančią e-sąskaitą — techniniai reikalavimai sudėtingi.
e-sąskaita teikiama per Saskaitos platformą ar PEPPOL prieigos tašką; 4invoices.net nėra PEPPOL prieigos taškas ir negeneruoja PEPPOL XML (e. sąskaitų integracija yra tik Rumunijai).
Viešojo sektoriaus klientai reikalauja e-sąskaitų, bet sistema jų negeneruoja.
Viešojo sektoriaus klientams galite išrašyti PDF sąskaitą 4invoices.net, tačiau ją reikės pateikti per Saskaitos platformą atskirai; platforma su ja neintegruota.
Užsakovas atmeta PDF sąskaitą ir reikalauja kito formato.
Pasiteiraukite užsakovo reikalavimų prieš pasirašydami sutartį; PDF versiją laikykite 4invoices.net archyve, o e. sąskaitą siųskite per atskirą teikėją.
PDF yra dokumentas, kurį žmogus perskaito, o e. sąskaita yra struktūruotas duomenų failas, kurį pirkėjo programa nuskaito automatiškai. Dėl to sumažėja rankinio darbo ir klaidų. Jūsų užsakovas nurodo, kokį formatą ir kanalą jis priima, todėl prieš sutartį išsiaiškinkite jo reikalavimus. Nepamirškite, kad užsakovo reikalavimus visada nurodo sutartis ar konkursų sąlygos, todėl jas perskaitykite iš anksto.
ES direktyva įpareigoja viešojo sektoriaus pirkėjus priimti e. sąskaitas, o ar tiekėjas privalo jas teikti konkrečiu atveju, priklauso nuo nacionalinių taisyklių ir sutarties. Patikslinkite pas užsakovą ir Finansų ministerijos ar VMI svetainėse, nes reikalavimai tikslinami. Dėl konkrečių reikalavimų pasikalbėkite su savo užsakovu ir užfiksuokite atsakymą raštu. Taip pat paklauskite, ar institucija nurodo konkrečius kanalus, nes kiekviena gali turėti savo taisykles.
PEPPOL yra tarptautinis tinklas, per kurį e. sąskaitos ir kiti dokumentai perduodami tarp tiekėjų ir pirkėjų pagal bendrus standartus. Įmonė dažniausiai jungiasi per paslaugų teikėją, vadinamą prieigos tašku. Teikėjų sąlygos ir kainos skiriasi, todėl prieš pasirinkdami palyginkite kelis variantus. Jei neturite savo prieigos taško, pasitelkite paslaugų teikėją, tačiau pirma patikrinkite jo sąlygas ir kainas.
Ne. 4invoices.net skirta PDF sąskaitoms išrašyti ir archyvui laikyti, ji nėra PEPPOL prieigos taškas ir negeneruoja PEPPOL XML. Valstybės pirkėjams e. sąskaitą turėsite pateikti per kitą sprendimą, o PDF versiją galite naudoti kaip papildomą kopiją savo archyvui. Pirmą siuntimą rekomenduojama bandyti su nedidele suma, kad klaida nekainuotų daug. Tai padeda išvengti nesusipratimų ir papildomų išlaidų.
Prieš siųsdami patikrinkite pirkėjo identifikatorių, sutarties ir užsakymo numerius, sumas bei PVM duomenis. Išbandykite procesą su viena sąskaita ir paprašykite užsakovo patvirtinimo. Jei sąskaita atmesta, greitai ištaisykite klaidą, nes apmokėjimo terminas gali pradėti eiti iš naujo. Išsaugokite visus gavimo patvirtinimus, nes jie pravers, jei užsakovas ginčys sąskaitos pateikimo datą. Būkite atidūs detalėms, nes jos dažnai lemia rezultatą.
Pateikimas per Saskaitos platformą vyksta atskirai.
