Au Luxembourg, toute activité commerciale, artisanale, industrielle ou libérale réglementée exige une autorisation d'établissement, demandée en ligne via Guichet.lu au ministère de l'Économie. Elle est liée à une activité précise et à une adresse. Sans elle, la société ne peut pas exercer légalement, même si elle est déjà inscrite au registre de commerce.
La loi sur le droit d'établissement impose cette autorisation à toute personne physique ou morale qui exerce, à titre principal ou accessoire, une activité commerciale, artisanale ou industrielle, ainsi qu'à certaines professions libérales. Elle concerne donc aussi bien la SARL qui ouvre un commerce que le consultant qui facture en nom propre. Les professions pourvues de leur propre régime, comme certaines professions médicales ou juridiques, relèvent en parallèle de leurs organes de tutelle, qu'il convient d'interroger séparément.
L'autorisation ne se confond ni avec l'immatriculation au registre de commerce ni avec le numéro de TVA. Ce sont trois démarches distinctes, délivrées par des autorités différentes, et chacune a ses propres conditions. Beaucoup de créateurs découvrent tard que leur société existe juridiquement alors qu'elle n'a pas encore le droit d'exercer. Vérifiez donc, dès la rédaction de l'objet social, que chaque activité envisagée est couverte par la future autorisation.
Le demandeur doit présenter des garanties d'honorabilité professionnelle, appréciées notamment à partir de ses antécédents judiciaires et de sa situation financière. Il doit aussi justifier de la qualification requise pour l'activité : diplôme, certificat ou expérience professionnelle selon le secteur. Pour une société, ces conditions s'apprécient en la personne du dirigeant qui assure la gestion, lequel doit avoir un lien réel avec l'entreprise et disposer d'un pouvoir effectif de décision.
Cette exigence de direction effective est souvent sous-estimée par les groupes étrangers qui souhaitent installer une filiale. Un gérant purement formel, sans présence ni pouvoir réel, risque de voir la demande refusée. Si vous recrutez un dirigeant dédié, vérifiez que son profil correspond à l'activité et que son contrat reflète une vraie responsabilité de gestion. Le ministère peut demander des pièces complémentaires avant de statuer.
La demande se dépose sur le portail Guichet.lu, avec les pièces d'identité, les extraits de casier judiciaire, les diplômes ou attestations, les statuts de la société et les éléments relatifs au siège. Le dossier précise l'activité visée et l'adresse d'exercice. Une fois l'instruction terminée, l'autorisation est délivrée sous forme de document officiel dont vous aurez besoin pour ouvrir un compte bancaire, vous inscrire à la TVA ou répondre à un appel d'offres.
Les délais de traitement varient selon la complétude du dossier et la charge de l'administration ; ne planifiez donc pas la date de lancement commercial sur une hypothèse optimiste. Gardez une copie de chaque pièce transmise et de chaque échange, car le ministère peut poser des questions successives. Si l'activité nécessite un local particulier, par exemple un atelier ou un entrepôt, vérifiez aussi les autorisations communales liées à l'exploitation du bâtiment.
L'autorisation vaut pour une activité et un lieu déterminés. Si vous ajoutez une branche d'activité, transférez le siège ou changez de dirigeant, une modification ou une nouvelle demande peut être nécessaire. Cette règle surprend les entreprises en croissance qui changent d'adresse sans prévenir l'administration. Mettez en place un point de contrôle interne : chaque décision d'assemblée touchant l'objet social, le siège ou la gérance doit déclencher la question de l'autorisation.
En cas de cessation d'activité ou de décès du dirigeant, des règles particulières s'appliquent selon la situation. Pour toute évolution structurelle, notamment une fusion ou une cession de fonds de commerce, demandez un avis écrit avant la signature. Une activité exercée sans autorisation valable expose à des sanctions et fragilise les contrats conclus. Votre conseil ou la direction compétente du ministère reste l'interlocuteur pour trancher les cas limites.
Une fois l'autorisation obtenue, la société peut s'immatriculer à la TVA et commencer à facturer. Dans 4invoices, vous saisissez vous-même les données de la société et le numéro de TVA, puis le produit génère des factures PDF avec archive ; il ne contrôle ni l'autorisation ni le numéro auprès des autorités. La responsabilité de la conformité administrative reste donc entre vos mains et celles de votre fiduciaire.
Pour ne pas oublier les échéances liées aux modifications d'activité ou aux pièces à renouveler, vous pouvez rédiger vos propres rappels et les envoyer par SMS ou par e-mail avec 4notify. Ce n'est pas un calendrier administratif automatique : il n'est pas alimenté par les autorités. Un simple tableau interne, relu à chaque assemblée, suffit souvent à garder la maîtrise des autorisations en cours.
Constituez un dossier complet dès le départ : copie des pièces d'identité, casier judiciaire récent, diplômes traduits si nécessaire, curriculum vitae détaillant l'expérience, statuts ou projet de statuts, contrat de bail ou de domiciliation et description précise de l'activité. Les pièces étrangères peuvent exiger une légalisation ou une traduction par un traducteur assermenté, ce qui ajoute des semaines. Anticipez ces formalités plutôt que de les découvrir au moment où l'administration vous écrit.
Le principal piège de calendrier est de confondre les démarches parallèles. L'immatriculation au registre peut avancer pendant que l'autorisation est en instruction, mais l'exercice effectif doit attendre la décision. Informez vos clients et partenaires d'une date de démarrage conditionnelle et évitez de signer des contrats fermes avant d'avoir le document. Si un recrutement dépend de l'activité autorisée, calez-le sur la réponse de l'administration plutôt que sur votre planning interne. Pensez également à prévoir une marge de sécurité dans votre trésorerie : les loyers, les honoraires du conseil et les premiers salaires courent même lorsque l'instruction prend plus de temps qu'annoncé.
Sans autorisation, l'entreprise ne peut pas légalement facturer ses clients.
L'autorisation se demande via Guichet.lu. Ensuite, vous saisissez votre numéro de TVA dans 4invoices, qui crée des factures PDF ; il ne vérifie ni l'autorisation ni le numéro.
Le renouvellement et les modifications d'activité ne sont pas suivis.
Le suivi des échéances administratives relève de vous ou de votre fiduciaire. Vous pouvez envoyer des rappels rédigés par vous par SMS ou e-mail depuis 4notify ; il n'y a pas de rappels administratifs automatiques.
L'activité exercée dépasse ce que couvre l'autorisation obtenue au départ.
Avant d'ajouter une activité ou de déménager, demandez au ministère si une modification est nécessaire ; l'autorisation est liée à une activité et à une adresse.
La demande se fait en ligne sur Guichet.lu, à destination de la direction compétente du ministère de l'Économie. Vous y joignez les pièces d'identité, le casier judiciaire, les justificatifs de qualification et les statuts de la société. Une fois l'autorisation délivrée, elle sert de référence pour les démarches suivantes, notamment la TVA et l'ouverture d'un compte professionnel.
Cela dépend de l'activité. Les activités commerciales, artisanales et industrielles sont concernées, ainsi que certaines professions libérales. Une profession réglementée peut relever d'un autre régime, avec son propre ordre. Avant de facturer, demandez à la direction compétente si votre activité exige l'autorisation et sous quelle forme, plutôt que de présumer qu'elle est exemptée.
Non, elle est liée à une activité et à une adresse précises. Un transfert de siège ou une extension d'activité peut imposer une modification ou une nouvelle demande. Informez le ministère avant le déménagement, car exercer à une adresse non couverte vous expose à des sanctions et peut compliquer vos relations bancaires et contractuelles.
En principe non : l'exercice de l'activité requiert l'autorisation. Vous pouvez préparer l'entreprise, négocier des contrats sous condition et organiser le lancement, mais la facturation d'une activité autorisée suppose le document en main. En cas de doute sur une situation transitoire, demandez une confirmation écrite à l'administration plutôt que de prendre le risque.
Page informative : factures PDF avec votre numéro de TVA saisi manuellement.
