Eine luxemburgische Rechnung muss Lieferant und Kunde nennen, lückenlos nummeriert sein und Datum, Leistungsbeschreibung, Bemessungsgrundlage, Satz und Steuerbetrag enthalten. Für öffentliche Aufträge läuft die E-Rechnung über Peppol. 4invoices erstellt PDF-Rechnungen mit Archiv, jedoch ohne Peppol.
Eine Rechnung im Geschäftsverkehr nennt das Ausstellungsdatum, eine einmalige Nummer aus einer fortlaufenden Reihe, vollständige Identität und Anschrift von Lieferant und Kunde sowie die Mehrwertsteuernummer des Lieferanten. Sie beschreibt Art und Menge der Waren oder Leistungen, das Liefer- oder Leistungsdatum, falls abweichend, die Bemessungsgrundlage je Satz, den Satz und den Steuerbetrag. Den Rahmen bildet das Gesetz vom 12. Februar 1979.
Bei einer Gesellschaft kommen Rechtsform, Registernummer und Sitzadresse hinzu. Bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft muss die Rechnung den Grund nennen, warum keine Steuer ausgewiesen wird, etwa eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine Leistung mit Steuerschuldnerschaft des Kunden. Ihr Kunde prüft diese Angaben, um den Abzug zu erhalten: Eine unvollständige Rechnung wird ihm verweigert und kommt zur Berichtigung zu Ihnen zurück.
Besonderheiten gelten bei Vorauszahlungen und Teilrechnungen: Auch sie unterliegen den Pflichtangaben und müssen in der Schlussrechnung berücksichtigt werden, damit die Steuer nicht doppelt ausgewiesen wird. Weisen Sie bereits gezahlte Beträge und die darauf entfallende Steuer in der Endabrechnung klar aus, damit Ihr Kunde die Vorsteuer sauber zuordnen kann.
Notieren Sie Änderungen der Pflichtangaben in einer Versionsliste der Vorlage.
Die Nummerierung muss fortlaufend und eindeutig sein, damit die Verwaltung das Fehlen gelöschter Rechnungen prüfen kann. Mehrere Reihen, etwa je Standort oder Dokumentart, sind möglich, solange jede in sich stimmig bleibt. Eine Gutschrift bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnung und korrigiert sie, ohne sie zu löschen. Sie trägt eine eigene Nummer und nennt die berichtigte Rechnung sowie die korrigierte Bemessungsgrundlage und Steuer.
Ändern Sie nie eine bereits versandte Rechnung: Stellen Sie eine Gutschrift aus und danach gegebenenfalls eine neue Rechnung. Dokumentieren Sie die Gründe der Korrektur, denn die Verwaltung kann sie bei einer Prüfung verlangen. Wechseln Sie im Lauf des Jahres die Rechnungssoftware, notieren Sie die letzte Nummer der alten Reihe und führen Sie sie ohne Lücke fort. Eine Nummer ohne Erklärung weckt sofort Fragen.
Die Rechnung darf auf Papier oder elektronisch ausgestellt werden, sofern Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind und der Kunde dem elektronischen Format zustimmt. Ein per E-Mail versandtes PDF ist zwischen Unternehmen mit Einverständnis des Empfängers üblich. Die Archivierung muss zehn Jahre lang zugänglich bleiben, entsprechend der Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen.
4invoices erzeugt PDF-Rechnungen, deren Pflichtangaben Sie selbst ergänzen und die es in einem Archiv ablegt. Es prüft ihre Konformität nicht und ersetzt daher nicht die Kontrolle durch Ihren Treuhänder beim Aufsetzen der Vorlage. Lassen Sie ein vollständiges Muster mit mehreren Steuersätzen, Gutschrift und Befreiung prüfen, bevor Sie in großer Zahl fakturieren, damit die Vorlage nur einmal korrigiert werden muss.
Bewahren Sie neben der Rechnung auch die zugehörigen Dokumente auf: Angebot, Bestellung, Lieferschein, Leistungsnachweis. Sie belegen im Streitfall, was vereinbart und geliefert wurde, und stützen die Rechnungsstellung bei einer Prüfung. Eine feste Ablagestruktur nach Kunde und Jahr spart bei Rückfragen erheblich Zeit.
Lieferanten des Staates und öffentlicher Stellen stellen bei öffentlichen Aufträgen strukturierte elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 aus und übermitteln sie über das Peppol-Netz. Das ist mehr als ein einfaches PDF: Es handelt sich um eine maschinenlesbare Datei. Die öffentlichen Auftraggeber nennen die Einzelheiten in ihren Vergabeunterlagen, die Sie vor der Angebotsabgabe genau lesen sollten.
Zwischen Unternehmen bleibt das Format frei, solange die Pflichtangaben stimmen und der Kunde es akzeptiert. Entwicklungen zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr verfolgen Sie auf den Seiten von Regierung und Verwaltung. 4invoices exportiert weder im Format Peppol noch nach EN 16931; wenn Sie sich um öffentliche Aufträge bewerben, sehen Sie eine passende Übermittlungslösung oder einen zertifizierten Dienstleister vor.
Behalten Sie die Entwicklung der europäischen Vorgaben im Blick, denn die Einführung verpflichtender elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr ist in mehreren Mitgliedstaaten beschlossen oder geplant. Informieren Sie sich regelmäßig bei der Verwaltung, ob sich für Luxemburg Fristen oder Formate ändern.
Eine Rechnung darf auf Französisch, Deutsch, Englisch oder in einer anderen Sprache verfasst sein, solange Parteien und Behörden den Inhalt verstehen. Bei ausländischen Kunden achten Sie auf präzise Beschreibung und geben Währung und Umrechnungskurs klar an, falls die Steuer in Euro auszudrücken ist. IBAN, BIC und eine eindeutige Zahlungsreferenz verringern Zahlungsverzögerungen erheblich.
Wenn Sie einen Steuerpflichtigen in einem anderen Mitgliedstaat beliefern, nennen Sie seine Mehrwertsteuernummer und den passenden Befreiungs- oder Steuerschuldnerhinweis, nachdem Sie ihre Gültigkeit im VIES geprüft haben. Für Privatpersonen in der EU gelten andere Regeln, insbesondere der One-Stop-Shop. Lassen Sie Ihren Treuhänder eine Tabelle der typischen Fälle erstellen, mit dem genauen Wortlaut, der in jedem Fall auf die Rechnung gehört.
Prüfen Sie zuletzt, ob Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Rechnungsstellung passen: Zahlungsfrist, Verzugszinsen, Reklamationsfrist und Gerichtsstand. Sind sie auf Französisch, Deutsch oder Englisch verfügbar, richten Sie sich nach der Sprache des Kunden und halten Sie die Version fest, die Sie ihm tatsächlich zugesandt haben.
Sammeln Sie vor der ersten Rechnung Firmendaten, Mehrwertsteuernummer, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Steuersätze Ihres Sortiments und Bankverbindung. Testen Sie einen vollständigen Zyklus: Angebot, Rechnung, Versand, Zahlung, Gutschrift. Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Nummernreihe und beschränken Sie die Bearbeitungsrechte, damit niemand eine versandte Rechnung ändern kann. Sichern Sie das Archiv in regelmäßigen Abständen.
Im Alltag ist eine monatliche Stimmigkeitskontrolle besser als eine Massenkorrektur am Jahresende: Vergleichen Sie die fakturierte Summe je Satz mit den Buchungen und prüfen Sie, ob jede Gutschrift einer Rechnung zugeordnet ist. 4invoices hilft, diese Dokumente geordnet zu halten, die Konformität bleibt aber Ihre Verantwortung. Melden Sie Ihrem Treuhänder jede Änderung von Vorlage oder Software, bevor sie wirksam wird.
Fehlende Pflichtangaben auf manchen Rechnungen riskieren, dass der Kunde den Vorsteuerabzug verliert.
Prüfen Sie die Pflichtangaben bei der AED oder Ihrem Treuhänder. 4invoices erstellt Rechnungen als PDF, deren Angaben Sie selbst ergänzen; es prüft sie nicht auf Konformität.
Öffentliche Auftraggeber verlangen PEPPOL-konforme E-Rechnungen — das bisherige Tool unterstützt das nicht.
4invoices exportiert nicht im PEPPOL/EN-16931-Format; für öffentliche Aufträge erfragen Sie die Anforderungen des Auftraggebers. Das Produkt liefert PDF-Rechnungen.
Eine versandte Rechnung wird von Hand geändert und die Nachvollziehbarkeit geht verloren.
Ändern Sie nie eine ausgestellte Rechnung: Stellen Sie eine Gutschrift mit Verweis und danach gegebenenfalls eine neue Rechnung aus; das Archiv von 4invoices bewahrt jede Fassung.
Datum, eine einmalige Nummer in fortlaufender Reihe, Identität und Anschrift von Lieferant und Kunde, die Mehrwertsteuernummer des Lieferanten, die Beschreibung der Waren oder Leistungen, Bemessungsgrundlage je Satz, Satz und Steuerbetrag. Bei Gesellschaften kommen Rechtsform, Registernummer und Sitz hinzu. Bei Gesellschaften sind Registernummer und Sitz zu nennen. Maßgeblich ist stets der Wortlaut der Rechnung.
Zwischen Unternehmen wird ein per E-Mail versandtes PDF üblicherweise akzeptiert, wenn der Kunde einverstanden ist und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit bis zum Ende der Aufbewahrung gesichert sind. Für öffentliche Aufträge wird dagegen eine strukturierte elektronische Rechnung über Peppol erwartet, ein einfaches PDF genügt nicht. Die Verwaltung kann beides verlangen. Es kommt auf die Lesbarkeit an.
Verändern Sie die ursprüngliche Rechnung niemals. Stellen Sie eine Gutschrift mit eigener Nummer aus, die sich auf die berichtigte Rechnung bezieht, und danach nötigenfalls eine neue, korrekte Rechnung. Halten Sie den Grund der Korrektur fest, denn die Verwaltung wie auch Ihr Kunde können ihn verlangen. Der Kunde muss das Format akzeptieren.
Nein. 4invoices erstellt PDF-Rechnungen mit Archiv, exportiert aber weder im Peppol-Format noch nach EN 16931 und übermittelt nichts an die luxemburgische Verwaltung. Für öffentliche Aufträge erkundigen Sie sich nach den Anforderungen des Auftraggebers und nutzen eine geeignete Lösung oder einen Übermittlungsdienstleister. Die Anforderungen nennt der Auftraggeber. Es gibt keine Automatik.
Infoseite: PDF-Rechnungen; kein PEPPOL und keine Übermittlung an Behörden.
