Poslovni račun i platni promet

Šta banka traži pri otvaranju

Banke u Crnoj Gori pri otvaranju računa pravnom licu traže rješenje o upisu u CRPS, osnivački akt, lične dokumente zastupnika, karton deponovanih potpisa i podatke o stvarnom vlasniku. Zbog propisa o sprečavanju pranja novca ispituju i porijeklo sredstava i očekivani obim prometa, pa pripremite kratko objašnjenje poslovanja.

Strani vlasnici društava obično trebaju dodatna dokumenta, ovjerena i prevedena. Zato vrijeme otvaranja računa varira od banke do banke; unaprijed pitajte koja dokumenta važe za vaš slučaj.

Račun se vodi u euru, jer je to zakonsko sredstvo plaćanja u Crnoj Gori. Za plaćanja u drugim valutama pitajte banku o konverziji i proviziji, jer se razlike u tarifama osjete kod redovnih isplata dobavljačima iz inostranstva.

Neke banke traže i potvrdu o nepostojanju duga ili kratak opis planiranih transakcija. Dobar odgovor na pitanje o očekivanom prometu je konkretan: ko su glavni klijenti, iz kojih zemalja stižu uplate i koliko je tipičan račun.

Razmislite i o paketu usluga: elektronsko bankarstvo, kartica, ograničenja po korisniku i naknade za mjesečno vođenje računa. Ono što izgleda kao sitnica u ponudi, tokom godine čini zbir koji vrijedi uporediti između banaka.

IBAN i platni nalog

Svaki račun ima IBAN, koji u Crnoj Gori počinje oznakom ME. Dužina i struktura su standardizovane, pa pogrešno otkucan broj obično bude odbijen odmah, ali se greška u poslednjoj cifri koja daje drugi važeći račun ne može vidjeti na ekranu. Zato IBAN uvijek kopirajte iz potvrde banke, a ne prepisujte.

Na platnom nalogu kupac upisuje svrhu i poziv na broj. Ako ste na fakturi naveli IBAN i broj fakture kao referencu, većina banaka će ih prenijeti do vas u izvodu. Bez reference, uplata kasni u knjigama dok je neko ne pronađe.

Za plaćanja ka inostranstvu koristi se međunarodni nalog sa BIC/SWIFT kodom banke primaoca; troškove prenosa može snositi platilac, primalac ili oboje, pa na fakturi napišite ko ih snosi.

Nalog koji nosi pogrešnu šifru svrhe ili pogrešan poziv na broj ponekad je razlog odbijanja u banci primaoca. Pri prvom nalogu novom dobavljaču uplatite simboličan iznos pa potvrdite da je stigao, tek onda šaljite veću sumu. To je jeftinija provjera od naknadnog povraćaja.

Kako uparivati uplate sa fakturama

Najjednostavnija metoda je pregledati izvod i svaku uplatu povezati sa fakturom prema referenci. Uparivanje je ručno: 4invoices.net se ne povezuje sa bankom, ne povlači izvode i ne označava fakture plaćenim bez vaše radnje. Zato izvod i arhivu faktura držite pored sebe.

Korisno je napraviti pravilo: jedna faktura, jedna referenca, jedan iznos. Kad klijent plati dvije fakture jednom uplatom ili plati manje zbog bankarske provizije, u knjigu se upisuje razlika sa komentarom, a ne preokreće iznos.

Za veći broj klijenata praktično je jednom sedmično izdvojiti sat za usklađivanje. Što je uparivanje ređe, to je teže prisjetiti se za šta je neko platio.

Za klijente koji plate u ratama, vodite poseban pregled otvorenih iznosa po fakturi. Rata koja stigne bez reference najčešće se u izvodu pojavljuje samo kao ime uplatioca, pa je korisno imati u ugovoru odredbu da se svaka uplata označava brojem fakture.

Opomene i dospijeće

Propisi o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama ograničavaju ugovorene rokove plaćanja i daju pravo na zateznu kamatu pri kašnjenju. Tačne rokove i kamatu provjerite u važećem propisu, a u ugovoru jasno napišite rok i posljedice kašnjenja.

Opomena treba da bude kratka i konkretna: broj fakture, iznos, datum dospijeća i novi rok. Iz 4notify.net možete sami poslati SMS ili e-mail sa svog naloga; sistem opomene ne šalje automatski, nego kad vi odlučite da pošaljete poruku.

Ton opomene mijenja se sa kašnjenjem. Prva je ljubazna, druga je zvanična sa pominjanjem ugovora, a treća ide uz kamatu ili pravni korak.

Pri sporovima, poruka koju ste poslali klijentu ima dokaznu vrijednost samo ako se vidi kada je i kome upućena. Čuvajte tekst i datum svake opomene uz fakturu na koju se odnosi.

Dogovorite sa kupcima koji kasne unaprijed ton i dinamiku: prva poruka na dan dospijeća, druga poslije sedam dana, poziv poslije petnaest. Taj raspored zapišite i držite ga, jer ujednačen postupak sprečava utisak da pritiskate samo neke kupce.

Sigurnost računa i nadzor

Ovlašćenja za račun dajte samo licima koja ih zaista trebaju, a za veće iznose razmotrite dvostruko odobravanje. Lozinke i tokeni za elektronsko bankarstvo ne dijele se, ni sa knjigovođom; za njega se traži posebno ovlašćenje sa ograničenim pravima.

Redovno upoređujte stanje u knjigama sa stanjem u banci, bar jednom mjesečno. Neslaganje koje se otkrije za mjesec dana lako se objasni, a ono za godinu dana prelazi u istragu.

Ako firma mijenja banku, izdavanje faktura sa novim IBAN-om mora se saopštiti klijentima unaprijed i u pisanoj formi, da se spriječe prevare sa lažnim promjenama računa.

Na kraju svake godine uskladite zatvaranje: sve nenaplaćene račune sa knjigovođom treba pregledati i odlučiti koje je opravdano otpisati, a koje i dalje potraživati. Nenaplaćeno potraživanje koje niko ne prati lako zastari.

Primjer: mjesečni krug naplate

Firma izda trideset računa mjesečno. Prvog u mjesecu prolazi kroz izdate račune bez uplate i sortira ih po dospijeću. Za svaki dospjeli račun provjerava izvod: da li je neko platio pod pogrešnom referencom ili na drugi račun.

Račune koji još nisu plaćeni dijeli u dvije grupe: kasne nekoliko dana i kasne mjesec i više. Prvoj grupi šalje kratku poruku, a drugoj telefonom ili pisanim dopisom traži izjašnjenje i dogovor o roku.

Sve što se dogovori, upisuje se uz račun: datum razgovora, novi rok, ime osobe. Kad se pojavi spor, takva evidencija vrijedi više od uvjeravanja.

Na kraju mjeseca ukupno naplaćeno upoređuje se sa stanjem računa i knjigom. Ako postoji razlika, rješava se odmah dok su detalji svježi. Ovakav krug ne traži ništa više od izvoda, arhive faktura i pola sata discipline.

Najčešće rješenje o upisu u CRPS, osnivački akt, lične dokumente zastupnika, karton deponovanih potpisa i podatke o stvarnom vlasniku. Strane osnivače banke mogu tražiti dodatna ovjerena i prevedena dokumenta. Spisak se razlikuje među bankama, pa ga zatražite unaprijed i pripremite sve odjednom, da otvaranje ne ide u više krugova. Banke se razlikuju po brzini obrade i naknadama, pa traženje ponude više banaka nije gubitak vremena.

Zakonsko sredstvo plaćanja je euro, a banke mogu voditi i račune za devizne transakcije. Uslove, kursne razlike i provizije određuje banka i oni se međusobno razlikuju. Na fakturi navedite valutu i ko snosi troškove prenosa, da uplata ne stigne umanjena za proviziju koju niste predvidjeli. Preporuka je da to dogovorite prije prve veće uplate.

Ne. Proizvod ne povlači izvode niti automatski označava fakture plaćenim. Uparivanje uplate sa fakturom radite sami, preko reference plaćanja i izvoda iz banke. To je namjerno ograničenje opisano uz proizvod, pa je dobro uvesti sedmični ritam provjere, da otvoreni računi ne ostanu nezapaženi mjesecima. U inostranim nalozima dodajte BIC kod banke primaoca, jer bez njega nalog može biti vraćen ili usporen u prenosu.

Na fakturi navedite IBAN, iznos, valutu i broj fakture kao poziv na broj, uz rok plaćanja i naziv banke. Što je manje slobodnog teksta na nalogu, to je manja mogućnost greške, a vi lakše pronalazite uplatu u izvodu. Za inostrane klijente dodajte BIC kod banke i napomenu o troškovima. Čuvajte kopiju svake opomene sa datumom slanja, jer će vam trebati ako dođe do spora o kašnjenju.

Ne. Opomenu šaljete sami kao SMS ili e-mail sa svog naloga, u trenutku koji vi izaberete. Tekst možete pripremiti unaprijed, a ton prilagoditi dužini kašnjenja. Automatsko slanje po rasporedu nije opisano u proizvodu, pa ga ne obećavajte klijentima niti računajte na njega u svom procesu naplate. Zato ugovorite sa dobavljačem i zaposlenima koji koriste 4notify.net ko smije slati poruke u ime firme, kako ton ostane ujednačen.

Obavještenja po vašoj odluci

SMS ili e-mail sa naloga kada vi odlučite.