Registracija u CRPS-u

Šta je CRPS i ko ga vodi

CRPS je javni registar u kojem se evidentiraju privredni subjekti: društva sa ograničenom odgovornošću, akcionarska društva, ortačka i komanditna društva, preduzetnici i ogranci stranih društava. Vodi ga Poreska uprava, pa se upis, izmjena i brisanje podnose na istom mjestu.

Registar je javan, što znači da ga banke, kupci i partneri mogu pretraživati. Mnogi klijenti prije potpisivanja ugovora provjere naziv, zastupnika i stanje društva. Zato netačan ili zastario podatak nije samo formalna greška, nego izaziva nepovjerenje.

Upis ima konstitutivno dejstvo za društvo: bez njega ne nastaje pravni subjekat. Za preduzetnika upis je preduslov za obavljanje djelatnosti. Sve ostalo, od računa u banci do prve fakture, nadovezuje se na rješenje o upisu.

Registar je i izvor provjere za vaše poslovne partnere: prije većeg ugovora ozbiljan kupac pogleda ko je upisan kao zastupnik i da li je firma u stečaju ili likvidaciji. Ažuran upis tako postaje i dio ugleda firme, a ne samo zakonska obaveza.

Podaci koji se upisuju

U registar ulaze naziv, sjedište, pretežna djelatnost, osnivači i njihovi udjeli, zastupnici i ovlašćenja, kao i osnovni kapital. Ovlašćenje zastupnika je naročito važno: upisom se određuje da li zastupnik potpisuje samostalno ili zajedno sa drugim licem i da li postoje ograničenja.

Pored toga, prijavljuje se i stvarni vlasnik, odnosno fizičko lice koje na kraju kontroliše društvo. Ta evidencija proističe iz propisa o sprečavanju pranja novca, a banke je koriste pri provjeri klijenta.

Šifra djelatnosti iz klasifikacije djelatnosti utiče na to kako vas vide banka i nadležni organi. Pretežnu djelatnost birajte prema stvarnom izvoru prihoda, a ne prema onome što bi lijepo izgledalo na papiru.

Ovdje se greške najviše skupo plaćaju kod stvarnog vlasnika. Ako je lanac vlasništva složen, na primjer preko holdinga u drugoj državi, pripremite šemu prije prijave, jer se od vas očekuje da navedete fizičko lice na kraju lanca.

Od registracije do dokumenata

Svaki dokument koji potpisujete u ime firme treba da sadrži tačne matične podatke: naziv sa oznakom oblika, sjedište, PIB i ime zastupnika. Isto važi za fakture, ponude, ugovore i narudžbenice. Pogrešan naziv, na primjer bez oznake DOO, može dati kupcu povod da odbije račun.

Praktično je jednom unijeti podatke u šablon i koristiti ga svuda. U 4invoices.net podatke firme unosite sami i oni se pojavljuju na PDF fakturama koje pripremate; sistem ih ne preuzima iz registra, pa ih morate sami uskladiti sa rješenjem.

Ugovore sa dobavljačima i klijentima čuvajte uz rješenje o upisu koje je važilo u vrijeme potpisivanja. Kad se kasnije nešto promijeni, lakše je dokazati ko je bio zastupnik i pod kojim nazivom je posao zaključen.

Kad dokument šaljete nekome ko ga ne poznaje, na primjer inostranom kupcu, priložite izvod iz registra. On pokazuje ko je zastupnik i da li postoje ograničenja, pa kupac ne mora da traži dodatna pojašnjenja.

Izmjene upisa i rokovi

Svaka promjena upisanog podatka, poput sjedišta, zastupnika, djelatnosti ili udjela, prijavljuje se registru u roku koji propis određuje. Dok se promjena ne upiše, prema trećim licima vrijede stari podaci, pa kasnjenje stvara stvarne probleme: ugovor potpisuje lice koje više nije ovlašćeno, a banka odbija nalog.

Prije izmjene napravite spisak svih dokumenata na kojima stoji stari podatak: šabloni faktura, memorandum, potpisi u e-mailu, ugovori sa bankom i web stranica. Kad se novo rješenje dobije, svi se mijenjaju u jednom prolazu.

Ako imate više šablona dokumenata, dobro je da vlasnik promjene bude jedno lice u firmi. Tako se ne dešava da računovodstvo koristi novu adresu, a prodaja staru.

Praktična preporuka je da jedna osoba u firmi vodi mapu dokumenata sa oznakom datuma važenja svakog rješenja. Takva mapa u PDF-u, sa imenom po obrascu godina-mjesec-vrsta, omogućava da se izvod ili rješenje pronađe u nekoliko sekundi, na primjer kad banka traži odgovor još tog dana.

Pri izdavanju faktura inostranim kupcima navedite i registarski podatak firme. Kupac koji knjiži vaš račun traži da vidi ko ga izdaje, a potpuni podaci iz registra uklanjaju razloge za dodatnu prepisku.

Provjera prije predaje prijave

Pročitajte naziv slovo po slovo, provjerite da li ime nije već upisano ili previše slično postojećem i da li prijava sadrži sve priloge. Dokument iz inostranstva obično traži ovjeren prevod i, zavisno od države, dodatnu ovjeru; detalje odredite sa nadležnim organom.

Provjerite i elektronske kanale za podnošenje, jer Poreska uprava razvija usluge preko svog portala. Ono što je do juče bilo na šalteru, danas može da se obavi elektronski ako imate odgovarajući pristup.

Na kraju, sačuvajte kopiju prijave i dokaz o predaji. Ako se pojavi nesporazum oko datuma, taj dokument je najjači argument.

Kod dokumenata sa sjedištem u inostranstvu ne zaboravite rokove važenja: neka dokumenta o registraciji strane firme važe samo određeno vrijeme od izdavanja, a ovlašćeni prevodilac mora biti sudski tumač.

Primjer: promjena zastupnika u toku godine

Društvo mijenja izvršnog direktora u junu. Odluka je donesena na sjednici skupštine, ali upis kasni jer je jedan prilog nepotpun. Dok se promjena ne upiše, banka i dalje priznaje starog zastupnika, pa nalozi i ugovori sa novim potpisnikom mogu biti osporeni.

Dobra praksa je da se prilozi pripreme prije sjednice: lični podaci novog zastupnika, njegova izjava o prihvatanju funkcije i ovjerena odluka. Poslije predaje pratite status i sačuvajte dokaz o datumu podnošenja.

Kad stigne rješenje, prođite kroz listu: banka, zakupodavac, ključni klijenti, memorandum, potpis u e-mailu, šablon fakture. Svaki dokument koji ostane sa starim imenom može proizvesti nepotrebnu prepisku.

Ova lista je kratka za malu firmu, ali za društvo sa deset ugovora i tri banke postaje projekat. Zato je pametno držati mjesto na kojem su svi važni dokumenti i njihovi vlasnici naznačeni u jednom pregledu.

Centralni registar privrednih subjekata vodi Poreska uprava. Kod nje se podnose prijave za upis, izmjene i brisanje društava i preduzetnika. Registar je javan, pa podatke o vašoj firmi mogu pregledati banke, kupci i partneri. Aktuelne obrasce i iznos takse provjerite na portalu Poreske uprave, jer se oni povremeno mijenjaju. Podaci u registru su javni.

Upisuju se naziv, sjedište, pretežna djelatnost, osnivači sa udjelima, zastupnici i njihova ovlašćenja, kao i osnovni kapital. Posebno se evidentira stvarni vlasnik. Podaci iz rješenja o upisu moraju biti istovjetni onima na računima i ugovorima, pa ih pri izradi dokumenata prepisujte pažljivo, najbolje iz skeniranog rješenja. Za odstupanja se obratite registru, a ne pravite lokalne izmjene u dokumentima.

Prijavu promjene podnosite registru u zakonskom roku, sa odlukom nadležnog organa društva i prilozima. Do upisa prema trećima važi stari podatak. Zato prije promjene popišite sve dokumente i šablone na kojima stoji stari podatak, pa ih ažurirajte čim dobijete rješenje, u jednom prolazu i uz jednu odgovornu osobu. Prekasna prijava može dovesti do kazne ili osporavanja dokumenta.

Ne. Podatke o firmi unosite sami, a oni se prikazuju na PDF fakturama koje pripremate. Proizvod nema vezu sa registrom, pa je usklađivanje sa rješenjem o upisu vaša odgovornost. Isto važi i za ostale module ekosistema, koji ne podnose prijave niti razmjenjuju podatke sa državnim registrima Crne Gore. Ta mogućnost je korisna za provjeru, ali nije zamjena za samostalno ažuriranje internih šablona.

Fakture sa vašim podacima

PDF fakture sa podacima koje unesete; registracija je u CRPS-u.