Bankarsko usklađivanje

Šta se usklađuje i zašto

Usklađivanje je poređenje dvije evidencije: stanja na izvodu iz banke i stanja u knjigama firme. Razlika znači da je neka uplata ili isplata propuštena, pogrešno upisana ili još u obradi. Što se ranije otkrije, to je lakše objasniti, jer se i banka i ljudi sjećaju okolnosti.

Za firmu koja izdaje desetine faktura mjesečno, ovo nije administrativna formalnost. Od usklađivanja zavisi koji kupci duguju, koliko novca stvarno imate i kada možete platiti dobavljače bez prekoračenja.

Prije revizije ili kredita, banka traži izvod i knjigovodstvenu karticu. Ako se ne slažu, ostaje utisak nereda koji je teško ispraviti jednim objašnjenjem.

Primjer rizika: firma sa dvadeset otvorenih faktura ne vidi da je jedan veliki kupac platio dvaput, pa narednu narudžbinu isporučuje bez naplate. Redovno usklađivanje pokazuje da kupac ima kredit kod vas, što se može riješiti prebijanjem sa sljedećom fakturom ili povraćajem iznosa.

Pored kupaca, usklađuju se i zaposleni, država i dobavljači: zarade i doprinosi, porezi, zakup. Svaka grupa ima svoje rokove, pa spisak obaveza sa datumima dospijeća pomaže da novac bude na računu kad treba, a ne tek kad stigne opomena.

Referenca plaćanja kao ključ

Najjednostavnije uparivanje zasniva se na referenci: broj fakture navodi se u pozivu na broj ili svrsi uplate. Kupac koji prekopira referencu sa fakture olakšava vam život, a onaj koji napiše „račun" ili ništa, stvara posao.

Na fakturi pored IBAN-a napišite tačno šta kupac treba da unese, na primjer broj fakture u polje za poziv na broj. Više kupaca obično uradi tačno ono što je jasno napisano.

Kad ipak stigne uplata bez reference, tražite uplatioca po iznosu i datumu, a zatim ga zamolite da dostavi potvrdu o plaćanju. Zapišite u evidenciji kako je uplata pronađena, da sljedeći put ne počinjete ispočetka.

Ako klijenti plaćaju iz inostranstva, referenca se često gubi u prenosu između banaka. Zato u ugovoru navedite da kupac pošalje obavještenje o uplati sa brojem fakture, kopijom naloga i datumom, odmah poslije plaćanja. Tako, čak i kad izvod nema reference, uplatu pronalazite za nekoliko minuta.

Tipične nesaglasnosti

Najčešća nesaglasnost je djelimična uplata: kupac plati manje zbog bankarske provizije, kursne razlike ili pogrešne računice. Odlučite unaprijed da li ćete sitnu razliku tolerisati ili tražiti dopunu, i primijenite pravilo jednako na sve.

Druga je plaćanje više faktura jednom uplatom. Tada se iznos raspoređuje po fakturama, a raspodjela se zapisuje uz izvod. Treća je dvostruko plaćanje, koje se rješava povraćajem ili prebijanjem sa narednim računom, uz saglasnost kupca.

Četvrta su uplate koje čekaju u obradi ili koje banka vraća. Ako je iznos poznat, a nema ga na izvodu, provjerite sa bankom prije nego što kupca optužite da nije platio.

Za uplate iz inostranstva banka može primijeniti kurs na dan priliva, pa se iznos u eurima razlikuje od fakturisanog. Zabilježite razliku kao kursnu ili bankarsku proviziju, sa objašnjenjem, da se račun zatvori bez ostatka koji niko ne razumije.

Praćenje dospijeća i opomene

Dospijeće je datum kada faktura treba da bude plaćena, i prati ga se od dana izdavanja. Pregled starosti potraživanja, podijeljen na grupe do trideset dana, do šezdeset i duže, pokazuje gdje je rizik. Što je račun stariji, to je manja vjerovatnoća naplate.

Propisi o rokovima plaćanja u komercijalnim transakcijama daju pravo na zateznu kamatu pri kašnjenju, ali kamata nije zamjena za dobar odnos. Prva opomena treba da bude uljudna, uz kopiju fakture.

Iz 4notify.net opomenu šaljete kao SMS ili e-mail sa svog naloga kad vi odlučite; slanje nije automatsko. Pripremite nekoliko tekstova prema stepenu kašnjenja i primjenjujte ih dosljedno.

Procjena naplativosti potraživanja pravi se bar jednom godišnje. Potraživanja starija od jedne godine, uz kupce koji ne odgovaraju, razmatraju se za ispravku vrijednosti ili otpis, što knjigovođa sprovodi prema računovodstvenim pravilima i poreskim propisima. Odluku o tome ne treba donositi poslije revizorovog pitanja, već unaprijed.

Šta ekosistem pokriva

4invoices.net pripremi PDF fakture sa IBAN-om i referencom i čuva ih u arhivi, što vam daje spisak otvorenih računa za poređenje sa izvodom. Proizvod se ne povezuje sa bankom, ne uvozi izvode i ne označava fakture plaćenim bez vaše radnje.

4notify.net šalje obavještenja sa vašeg naloga, dok vi birate primaoce i trenutak. Za veći obim komunikacije korisno je definisati interni raspored, na primjer opomene utorkom.

Usklađivanje je zato ritual: izvod, arhiva, kratka lista nesaglasnosti, pa rješavanje. Kad ga radite redovno, kvartalni obračun i godišnji izvještaj ne donose iznenađenja.

Ne zaboravite na plaćanja ka dobavljačima: i njih treba uskladiti sa izvodom. Plaćanje koje je odobreno u sistemu, a banka ga nije izvršila zbog nedovoljnih sredstava ili greške u nalogu, ostaje kao obaveza koja i dalje stoji u knjigama.

Primjer jednog mjeseca usklađivanja

Firma ima četrdeset izdatih faktura i šezdeset stavki na izvodu. Prvog radnog dana sljedećeg mjeseca vlasnik preuzima izvod i označava uplate koje se poklapaju sa referencom: trideset dvije faktura je plaćeno tačno. Time je većina posla gotova za petnaest minuta.

Preostalih osam otvorenih faktura dijeli se na one koje još nijesu dospjele, kojih je pet, i tri koje kasne. Za ta tri provjerava se da li su uplate stigle sa pogrešnom referencom. Jedna jeste: kupac je upisao broj narudžbenice umjesto broja fakture, pa se uplata povezuje ručno i bilježi.

Dvije preostale kasne i traže opomenu. Vlasnik iz 4notify.net šalje kratak podsjetnik sa brojem fakture i rokom, a datum slanja zapisuje u evidenciju. Ako kupac ne reaguje za nekoliko dana, slijedi telefonski poziv.

Na izvodu ostaje i dvadeset osam stavki koje nijesu uplate kupaca: plaćanja dobavljačima, doprinosi, provizije banke. Svaka se provjerava sa dokumentom ili ugovorom, a sve što nema dokumenta ide na listu za objašnjenje.

Kad su stavke riješene, saldo knjiga se poklapa sa saldom izvoda. Rezultat zapišite u kratku bilješku sa datumom i imenom osobe koja je usklađivanje obavila.

Za vlasnike koji ne vole brojke, može se dogovoriti kratak mjesečni sastanak od trideset minuta sa knjigovođom: pregled izvoda, spisak neplaćenih faktura, dospijeće obaveza i likvidnost za naredna dva mjeseca. Takav sastanak često otkrije probleme ranije nego bilo koji izvještaj.

Najmanje jednom mjesečno, a za firme sa mnogo uplata preporučljivo je sedmično. Redovnost smanjuje broj nepoznatih stavki i omogućava da se uplata pronađe dok se svi sjećaju okolnosti. Pred kraj godine usklađivanje je obavezan dio zaključivanja knjiga, pa propuštene stavke tada rješavate pod pritiskom. Dok su otvorene stavke nepoznate, ne znate stvarno stanje potraživanja.

Potražite je po iznosu, datumu i imenu uplatioca u izvodu, pa pitajte kupca za potvrdu o plaćanju. Zapišite kako je uplata pronađena i uz koji račun je povezana. Ubuduće na fakturi izričito navedite šta kupac treba da upiše u poziv na broj, jer to smanjuje broj ovakvih slučajeva. Račune za koje nema uplate označite i pratite posebno do rješenja.

Propisi o rokovima izmirenja novčanih obaveza u komercijalnim transakcijama daju pravo na kamatu za kašnjenje, a uslovi i visina zavise od propisa i ugovora. Pravo je dobro unaprijed navesti u ugovoru ili na fakturi. Prije obračuna kamate provjerite važeći propis, a u delikatnim odnosima razmislite o dogovoru. Zatezna kamata ne smije zamijeniti redovnu komunikaciju sa kupcem.

Ne. Proizvod nije povezan sa bankama: ne uvozi izvode i ne označava fakture plaćenim bez vaše radnje. Izvod iz banke upoređujete sa arhivom izdatih faktura ručno, preko reference plaćanja. Prednost je što imate jedan pregled otvorenih faktura, iz kojeg lako vidite koje uplate čekate. Pregled otvorenih računa treba biti jedan klik od izvoda, inače se usklađivanje odlaže.

Ne. Iz 4notify.net poruku šaljete sami, kao SMS ili e-mail sa svog naloga, u trenutku koji izaberete. Automatsko slanje po rasporedu nije dio opisa proizvoda. Možete pripremiti nekoliko tekstova za različite stepene kašnjenja i držati ih pri ruci, da opomena ide brzo i ujednačeno. Poruke pripremite unaprijed i sačuvajte svaku koju pošaljete, radi dokaza o upozorenju.

Izvodi i fakture

Referenca plaćanja na fakturi; poređenje radite sami.