Knjigovodstvo i obaveze

Obaveza vođenja knjiga

Zakon o računovodstvu obavezuje privredna društva i preduzetnike da vode poslovne knjige i sastavljaju finansijske izvještaje, uz primjenu računovodstvenih standarda koji važe za njihovu veličinu. Veća društva primjenjuju međunarodne standarde finansijskog izvještavanja, dok manja koriste pojednostavljen okvir; kojoj grupi pripadate, odlučuju pokazatelji iz zakona.

Knjige počinju danom upisa u registar, ne prvim prihodom. Troškovi osnivanja, uplata kapitala, zakup i prva nabavka ulaze u evidenciju od prvog dana, a neki od njih se kasnije koriste kao osnova za odbitke.

Odgovornost za knjige ostaje na firmi, čak i kad ih vodi agencija. Zato ugovor sa knjigovođom treba da jasno kaže ko dostavlja dokumenta, do kojeg datuma, ko potpisuje izvještaje i šta je posljedica kašnjenja.

Primjer: ugostiteljski objekat sa dvadeset zaposlenih i stotinama računa mjesečno ne može da vodi knjige „iz fascikle". Potrebna je podjela posla: ko prima račune, ko ih provjerava prije plaćanja, ko ih predaje knjigovođi i ko potpisuje izvještaj. Kad su uloge jasne, kašnjenja nestaju bez novih alata.

Dokument kao osnov knjiženja

Knjiženje se oslanja na vjerodostojne dokumente: izdate i primljene račune, bankarske izvode, blagajničke naloge, ugovore i obračune zarada. Dokument koji nema potpune podatke ili ne pokazuje poslovni događaj, ne može biti osnov za rashod. Zato je disciplina oko dokumenata važnija od izbora softvera.

Račun treba da se skenira ili sačuva u elektronskom obliku odmah, uz ime koje sadrži datum i dobavljača. Poslije nekoliko mjeseci traženje bez toga traje satima, a pri kontroli to postaje problem.

Rokovi čuvanja dokumentacije određeni su propisima i razlikuju se po vrsti dokumenta. Prije nego što bilo šta odložite ili obrišete, provjerite sa knjigovođom koliko dugo se čuva.

Uvedite jednostavno pravilo imenovanja: godina-mjesec-dobavljač-broj računa. Datoteka sa takvim imenom pronalazi se u par sekundi, a pri kontroli ili reviziji tražena dokumenta stižu u roku od nekoliko minuta, što ostavlja utisak urednosti.

Rad sa knjigovodstvenom agencijom

Većina malih firmi povjerava knjige agenciji. Dobar dogovor određuje obim usluge: samo knjiženje, i obračun poreza, i zarada, i finansijski izvještaji. Za svaku stavku trebaju rok i cijena. Pitajte i ko vas zamjenjuje u odsustvu odgovornog knjigovođe.

Sedmična ili mjesečna razmjena dokumenata mora biti jasna. Neki klijenti šalju sve na kraju mjeseca u jednoj vreći, a drugi svakog petka; drugi način štedi vrijeme i smanjuje rizik da nešto zaostane.

Povremeno zatražite kratak pregled: obaveze prema dobavljačima, potraživanja od kupaca i stanje poreza. Takav izvještaj od jedne stranice pokazuje da li je knjigovodstvo zaista ažurno, bez poznavanja struke.

Prilikom izbora agencije pitajte za reference iz vaše branše, za osiguranje od profesionalne odgovornosti i za način rada u periodu prijava. Agencija koja poznaje vašu djelatnost brže uočava specifičnosti, kao što su avansi, rabati ili posebne stope.

Šta se vidi iz knjiga

Dobro vođene knjige odgovaraju na pitanja koja vlasnik postavlja svakodnevno: ko mi duguje, kome ja dugujem, koliko mi ostaje poslije troškova i kada dospijevaju porezi. Bez toga se odluke donose po osjećaju, a vlasnik često vidi gubitak tek kad ga pokaže banka.

Za kredit, javnu nabavku ili ulazak investitora traže se finansijski izvještaji koje knjigovodstvo proizvodi. Ako su knjige ažurne, izvještaji su gotovi za dan; ako nisu, priprema traje nedjeljama, a potencijalni partner gubi strpljenje.

Pregled po mjesecima otkriva sezonu i trendove. Tako se vidi da li troškovi rastu brže od prihoda i da li je vrijeme da se preispita neki ugovor.

Redovno vođenje knjiga omogućava i bolje odluke o nabavkama. Kad vidite da su troškovi hosting usluga, softvera i reklame rasli tri mjeseca zaredom, možete razgovarati sa dobavljačima o popustima ili preispitati da li alat zaista koristite. Bez pregleda, takve stavke ostaju skrivene.

Pri pripremi za kredit banka obično traži bilans stanja, bilans uspjeha i potvrdu o izmirenim porezima. Ako je knjigovodstvo ažurno, prikupite ih za dan; ako nije, razgovor sa bankom odlaže se za nedjelje, a ponuda koju ste pregovarali može isteći.

Šta nudi 4softerp.net

4softerp.net je finansijski ERP i evidencija za više kompanija: dokumenti, knjigovodstvena evidencija i pregled stanja na jednom mjestu. Koristan je firmama koje vode nekoliko društava ili žele da knjigovođi dostave uredan skup podataka.

Proizvod nije povezan sa državnim sistemima Crne Gore i ne podnosi prijave. Lokalne poreske prijave dostupne su samo za Rumuniju, pa PDV prijavu, porez na dobit i ostale obrasce podnosite sami ili preko knjigovođe.

Prednost je u tome što podaci koje unesete jednom stoje na jednom mjestu: kad se knjigovođa promijeni, nova agencija preuzima uredan skup dokumenata, a ne foldere sa raznih računara.

Praktična korist je i u pregledu po firmama. Vlasnik koji ima tri društva vidi gotovinski položaj svakog od njih i može preusmjeriti sredstva tamo gdje fale. Svako društvo ostaje zaseban pravni subjekat, pa se međusobne pozajmice ugovaraju i evidentiraju dokumentom, a ne usmeno.

Kako izgleda uredan mjesec u knjigama

Uredan mjesec počinje od jednostavnog pravila: nijedan dokument ne ostaje kod jedne osobe duže od nekoliko dana. Račune koje primate skenirate ili prosljeđujete odmah, a izdate računa slažete po broju. Tako na kraju mjeseca nema potrage po ladicama i inboxima.

Sredinom mjeseca korisno je uraditi kratak pregled otvorenih stavki: ko nam duguje, kome mi dugujemo i koji računi dospijevaju u narednih petnaest dana. Pregled traje petnaest minuta, a daje sliku koja je dragocjenija od bilo kojeg izvještaja na kraju godine.

Kad se mjesec zatvori, knjigovođa vraća kontrolne spiskove: razlike u izvodu, račune koji nedostaju, stavke za koje je potrebno objašnjenje. Odgovarajte na njih istog dana, jer se sjećanje na detalje brzo gubi.

Kvartalno uporedite stvarne prihode i troškove sa planom. Ako troškovi koji nijesu planirani rastu, tražite uzrok u dokumentima, a ne u nagađanju. Ako prihodi zaostaju za planom, vrijeme je za razgovor sa prodajom.

Na kraju godine zatvaranje je mnogo lakše kad su prethodni mjeseci uredni: popis imovine, usklađivanje potraživanja i obaveza, finansijski izvještaji. Firme koje to preskoče u toku godine, zatvaranje pretvaraju u višenedjeljni posao.

Privredna društva i preduzetnici vode poslovne knjige i sastavljaju finansijske izvještaje prema Zakonu o računovodstvu. Obim i standardi zavise od veličine i oblika firme. Koji okvir vama pripada, provjerite sa knjigovođom ili u aktuelnom zakonu, jer se kriterijumi za razvrstavanje mogu mijenjati. Veličina firme određuje i obavezu revizije finansijskih izvještaja, pa je to prvo pitanje za knjigovođu.

Zakon ne zabranjuje da knjige vodi sam obveznik ako ispunjava uslove, ali praksa pokazuje da ih većina firmi povjerava agenciji ili zaposlenom knjigovođi, jer su propisi složeni. Bez obzira ko ih vodi, odgovornost za tačnost knjiga ostaje na firmi i njenom zastupniku. Zato se isplati ugovoriti elektronsko slanje dokumenata, a ne ostavljati ih za kraj mjeseca.

Rokovi čuvanja zavise od vrste dokumenta i određeni su propisima o računovodstvu i porezima. Za neke dokumente rok je duži nego za druge. Prije nego što odložite ili uništite bilo koji dokument, pitajte knjigovođu ili provjerite rok u važećim propisima. Za tu odluku nije presudna cijena usluge, nego pouzdanost, ažurnost i poznavanje vaše djelatnosti.

4softerp.net je softver za evidenciju finansija i dokumenata više kompanija. Ne zamjenjuje stručnu obradu, ne sastavlja finansijske izvještaje za registar i ne podnosi prijave nadležnim organima. Agencija ili knjigovođa vodi knjige i radi obračune, a vi u proizvodu držite uredan skup podataka. Proizvod ne zamjenjuje stručnu obradu knjiga, već olakšava pripremu i čuvanje dokumenata.

Evidencija na jednom mjestu

Dokumenti i knjigovodstvena evidencija; prijave rješavate sa knjigovođom.