Fakturisanje u euru

Šta mora da sadrži faktura

Faktura je dokument koji dokazuje isporuku i osnov plaćanja. Mora sadržati naziv, sjedište i PIB prodavca i kupca, jedinstven broj, datum izdavanja i datum isporuke, opis stavki sa količinom i cijenom, osnovicu, stopu i iznos PDV-a i ukupan iznos. Ako nešto od toga nedostaje, kupac ima razloga da je vrati.

Uz obavezne elemente korisno je dodati rok plaćanja, IBAN i broj fakture kao referencu. To nije formalnost: oni skraćuju vrijeme od izdavanja do naplate, jer kupac ne mora da traži podatke.

Za usluge koje traju duže, opis treba da kaže period ili projekat na koji se odnosi, a ne samo „usluge". Račun sa nejasnim opisom izaziva pitanja kupčevog knjigovođe i usporava plaćanje.

Za ponavljajuće usluge, kao što je mjesečno održavanje, ugovorite fiksni dan izdavanja i period na koji se račun odnosi. Kupac tako zna kada očekuje račun, a vi izbjegavate pitanje „zašto ste ovaj mjesec kasnili". Napomena o periodu na računu smanjuje broj telefonskih poziva.

Ako ste obveznik PDV-a, obavezno navedite i PDV broj. Kad račun izdaje preduzetnik, na računu stoji i njegovo ime i prezime sa nazivom radnje, jer on odgovara kao fizičko lice. Ove sitnice kupac provjerava pri knjiženju, pa je bolje da budu tačne.

Numeracija i arhiva

Svaka faktura ima broj koji je jedinstven i, po pravilu, uzastopan unutar niza. Praznine u numeraciji pri kontroli traže objašnjenje, pa se izbjegavaju. Ako se faktura mora poništiti, to se radi dokumentom, a ne ponovnim korišćenjem broja.

Praktično je odrediti obrazac koji sadrži godinu i redni broj, na primjer godina, kosa crta i broj. Tako se na prvi pogled vidi kojem periodu pripada račun, a nova godina počinje novi niz.

Arhiva treba da čuva izdate dokumente u izvornom obliku, uz kasnije storno i ispravke. U 4invoices.net izdate PDF fakture ostaju u arhivi iz koje ih pronalazite po kupcu, broju ili periodu.

Poništeni račun ne briše se iz niza: ostaje u evidenciji sa oznakom da je stornirana i sa referencom na novi. Tako numeracija ostaje neprekinuta, a svaki broj ima objašnjenje, što je prvo što kontrolor traži.

Računi za inostranstvo

Kad račun ide kupcu izvan Crne Gore, valuta je najčešće euro, ali se može dogovoriti i druga. Za usluge ka kupcima u EU, PDV tretman zavisi od vrste usluge i statusa kupca; zato u fakturi navedite i VAT broj kupca ako ga ima. Tačan tretman potvrdite sa knjigovođom.

Za izvoz robe, faktura prati carinsku dokumentaciju, a oslobođenje od PDV-a uslovljeno je dokazima da je roba napustila zemlju. Fakturu bez dokaza izvoza Poreska uprava može tretirati kao oporezivu isporuku.

Dogovorite sa kupcem ko snosi bankarske troškove. Ako ništa ne napišete, plaćanje iz inostranstva često stiže umanjeno za proviziju, pa računi ostaju otvoreni zbog sitne razlike.

Primjer iz prakse: dizajner iz Kotora izdaje fakturu agenciji iz Njemačke. Navodi naziv i adresu kupca, njegov poreski broj ako ga ima, opis usluge sa periodom rada, iznos u eurima, napomenu o tretmanu PDV-a i IBAN sa BIC kodom. Kupac knjiži račun bez dodatnih pitanja, a plaćanje stiže u dogovorenom roku.

Fiskalizacija i PDF faktura

Za promet koji podliježe zakonu o fiskalizaciji, račun mora proći kroz sistem koji priznaje Poreska uprava i nositi propisane kodove. PDF faktura iz 4invoices.net ne šalje podatke tom sistemu i ne zamjenjuje fiskalni račun; može se koristiti kao ponuda, predračun, interni dokument ili izlaz za slučajeve koji ne podliježu fiskalizaciji.

Zato uvedite jasan proces: ko, kada i kojim alatom izdaje fiskalni račun, a ko priprema pratećih dokumenata. Najčešće se desi da isti posao dobije dva računa, jedan iz fiskalnog rješenja i jedan iz alata za fakturisanje, pa kupac plati jednom, a knjige imaju dvostruki prihod.

Ako niste sigurni koji dokument vam treba, pitajte knjigovođu prije prve isporuke.

Predračun nije račun: ne nosi PDV obavezu i ne ulazi u knjige dok ne bude izdata faktura. Kupcima navedite da je to ponuda sa rokom važenja, da se ne desi da predračun plate kao konačan dokument i kasnije traže drugi račun.

Ritam fakturisanja

Faktura se izdaje odmah po isporuci ili po dogovorenom obračunskom periodu. Firme koje odlažu izdavanje do kraja mjeseca, odlažu i naplatu, a otežavaju knjigovođi zatvaranje perioda. Uvedite fiksni dan u mjesecu za ponavljajuće račune i ne odstupajte od njega.

Pratite dospijeće: pregled izdatih, a nenaplaćenih faktura prije svakog sastanka sa klijentom. Iz 4notify.net možete sami poslati SMS ili e-mail kad odlučite da podsjetite kupca.

Na kraju kvartala uporedite izdate fakture sa knjigovodstvom. Razlika od jedne fakture lako se objasni, a nagomilana nesaglasnost postaje posao od više dana.

Kad kupac ne plati u roku, prva stvar je da provjerite da li je račun stigao pravom licu. Fakture koje završe u spam folderu ili kod pogrešnog kontakta čine znatan dio kašnjenja. Zato u ugovoru navedite adresu za fakturisanje i kontakt osobu za račune, pa tu osobu u slučaju kašnjenja zovite prvu.

Uobičajene greške na fakturama i njihove posljedice

Najčešća greška je pogrešan PIB ili naziv kupca, koji se desi kad se podaci prepisuju iz e-maila. Posljedica je račun koji kupac ne može da knjiži i ne plaća dok ne dobije ispravku. Ispravka znači novi dokument, novi broj i novo čekanje.

Druga čest greška je pogrešna stopa PDV-a na usluzi ili proizvodu, koja se otkrije tek pri prijavi. Ispravka tada traži storno računa i izdavanje novog, uz objašnjenje kupcu, što potkopava povjerenje, naročito ako kupac već odbio porez.

Treća je datum isporuke koji ne odgovara stvarnom, pa PDV pada u pogrešan period. Datum isporuke se bilježi pri isporuci, a ne pri izdavanju računa nedjelju dana kasnije.

Četvrta je račun bez roka plaćanja ili bez IBAN-a, pa kupac čeka da pita. Ovakvi računi usporavaju naplatu i bez ikakve zlonamjernosti.

Peta je kopija prošlog računa sa neizmijenjenim detaljima. Šablon štedi vrijeme, ali samo ako se prije slanja pročita cijeli dokument: količina, cijena, period i napomene mijenjaju se svaki put.

Zbog svega toga korisno je uvesti kontrolu u dva koraka: onaj koji izdaje, i onaj koji pregleda račune većeg iznosa.

Naziv, sjedište i PIB prodavca i kupca, jedinstven broj, datum izdavanja i isporuke, opis stavki, količina i cijena, osnovica, stopa i iznos PDV-a i ukupan iznos. Preporučuje se i rok plaćanja i IBAN. Račun koji podliježe fiskalizaciji nosi i propisane kodove, o čemu odlučuje Poreska uprava. Bez ispravnog PIB-a kupac neće moći da knjiži račun, što usporava plaćanje.

Za domaći promet uobičajena valuta je euro, koji je zakonsko sredstvo plaćanja u Crnoj Gori. Za inostrane kupce moguće je ugovoriti drugu valutu, ali se tada navodi kurs ili način preračuna. Konkretan dogovor upišite u ugovor i na fakturu, da se izbjegnu sporovi oko kursne razlike. Zato i ispravke koje je zahtijevao kupac čuvajte uz originalni račun sa datumom.

Izdata faktura se ne briše ni prepravlja. Greška se ispravlja dokumentom kojim se prvobitni račun stornira ili mijenja, uz poziv na broj originala. Ako je račun bio fiskalizovan, ispravka ide kroz fiskalno rješenje po pravilima Poreske uprave. Čuvajte oba dokumenta zajedno u arhivi. Dokumentacija o izvozu mora biti spremna prije nego što izdate račun bez PDV-a.

Zavisi od vrste isporuke i statusa kupca. Za usluge kupcu koji je poslovni subjekat u EU često se primjenjuju posebna pravila o mjestu oporezivanja, a za robu uslov je dokaz izvoza. U fakturi navedite VAT broj kupca ako ga ima. Konačan tretman provjerite sa knjigovođom prije slanja. Za svaku storniranu fakturu zabilježite razlog, jer se pri kontroli prvo traži objašnjenje.

Da, PDF fakture koje pripremite ostaju u arhivi proizvoda, odakle ih možete pronaći po kupcu, broju ili periodu. Arhiva je evidencija vaših dokumenata, a ne zamjena za fiskalnu evidenciju kod Poreske uprave. Pravila o rokovima čuvanja dokumentacije provjerite u propisima ili kod knjigovođe. Pristup arhivi dodijelite samo licima koja rade sa fakturama, zbog zaštite poslovnih podataka.

Fakture u euru

PDF fakture i arhiva; eFiskalizacija je kod Poreske uprave.