Банкарско усогласување

Зошто книгите и банката не се совпаѓаат сами од себе

Банкарскиот извод ја покажува состојбата според банката, а книгите ја покажуваат состојбата според фирмата. Двете салда ретко се еднакви на еден датум, бидејќи фирмата ги книжи фактурите и налозите кога настануваат, а банката ги книжи кога парите навистина се движат. Усогласувањето ги објаснува тие разлики до последниот денар.

Контролата има три цели. Прво, ја открива грешката што ја направила фирмата, на пример уплата книжена на погрешен клиент. Второ, ги открива банкарските трошоци што никој не ги внел. Трето, му дава на сопственикот увид дали постојат движења што никој не ги препознава, што е најраниот знак на злоупотреба на сметка.

Фирма што не усогласува месечно ги собира грешките, а секоја од нив подоцна се бара низ целата книга. По шест месеци разликата е 40.000 денари, а никој не знае од кого потекнува. Една вечер работа месечно ја заменува недела истражување пред годишната сметка, кога сметководителот ги бара причините за разликата меѓу изводот и книгите.

Чекор по чекор на усогласувањето

Започни со салдото од изводот на последниот ден од месецот и салдото на банкарската сметка во книгите на истиот ден. Потоа поминувај редови од изводот и означувај го секое движење што има соодветна ставка во книгите, со ист износ и датум близок до уплатата.

Она што останува неозначено на едната страна е разлика. Од изводот остануваат движења што не се во книгите: провизии, камата, директни задолжувања и уплати од непознат уплатувач. Од книгите остануваат ставки што банката не ги видела сè уште: налози предадени на крајот на месецот и уплати од картично плаќање што пристигнуваат со задоцнување.

На крај ги пресметуваш двете коригирани салда и тие мора да се совпаѓаат. Ако не се, разликата е грешка во износ, заменети цифри или дупло книжена ставка. Типично правило: разлика што се дели со девет често значи заменети цифри, на пример 4.510 наместо 4.150.

Типични причини за разлики

Најчеста причина е време. Налог внесен на 30-ти и извршен од банката на 2-ри стои во книгите за јануари, а на изводот за февруари. Разликата се објаснува, но не се коригира, бидејќи следниот месец сама исчезнува кога банката ќе го изврши налогот.

Втора причина се банкарски такси и камати, кои најчесто никој не ги очекува. Месечно одржување на сметка, провизија за девизен налог и камата на пречекорување се појавуваат на изводот, а никој не ги фактурирал. Тие се книжат врз основа на изводот, како расход, со описот на банката, најдоцна на последниот ден од месецот.

Трета причина се греши во идентификацијата. Купувач плаќа збирно за три фактури, или уплаќа без цел на плаќање, па сметководителот не може да знае која фактура е затворена. Затоа на секоја фактура се пишува број на фактура како цел на уплатата, а неидентификуваните уплати чекаат на посебна сметка додека не се разјаснат.

Пример со бројки

Салдото на изводот на 31 март е 842.300 денари, а во книгите 803.000. Од изводот се одземаат налози предадени на 31-ви што банката ги извршила на 1 април (56.000) и се додаваат уплати од картици во пат кон сметката (12.500). Коригираното салдо на банката е 842.300 минус 56.000 плус 12.500, или 798.800.

Од страна на книгите, од 803.000 се одземаат банкарски провизии што не се внесени (1.200) и директно задолжување за осигурување што не е книжено (3.000). Коригираното салдо во книгите е 798.800. Двата износа се совпаѓаат, па усогласувањето е завршено со две нови книжења.

Без оваа вежба, фирмата би верувала дека има 803.000 денари на располагање, а реално на сметката е 798.800 после кориговани ставки. Разликата од 4.200 денари е мала, но истиот метод открива и големи грешки.

Девизна сметка и курсни разлики

Фирмата со сметка во евра ги води книгите во денари. Фактура од 1.000 евра по курс од 61,50 е книжена со 61.500 денари. Ако банката при приемот на парите примени друг курс и приспои маржа, на сметката во денари пристигнуваат на пример 61.380, а разликата од 120 денари е курсна разлика, расход или приход зависно од насоката.

Курсните разлики се честа причина за ситни несовпаѓања. Затоа е добро во книгите да постои одделна ставка за нив, а не да се влечат со други расходи. Така по година се гледа колку те чини работата во евра.

При големи износи договори курс со банката однапред. Разлика од 0,3 % на 20.000 евра е 60 евра, а усно ветување за „добар курс“ не е доказ ако не е запишано во договор или потврда.

Рутина, одговорности и алатки

Усогласувањето е најдобро кога го прави лице различно од тоа што ги внесува уплатите. Пример за работен месечен налог: два часа за изводот од главната сметка, еден час за девизната, половина час за ставките што остануваат отворени и потпис на управувачот на крај. Ако отворени ставки постојат повеќе од еден месец, тие добиваат име на одговорно лице и рок. Ако ист човек ги книжи уплатите и ги усогласува, грешка или злоупотреба останува невидлива. Во мала фирма, управувачот може да го потпише усогласувањето како втора контрола.

Усогласувањето се врши пред пријавата за ДДВ, најдоцна втората недела од следниот месец. Така ДДВ од уплатата од клиент и од провизиите е точно книжен, а пријавата се заснова на проверени бројки. Изводот чувај го и како PDF и како датотека за преглед, заедно со белешка за усогласувањето.

4invoices.net ги чува издадените фактури во архива, па уплатата ја споредуваш со документот. 4softerp.net води книги по компанија, а усогласувањето за секое друштво се прави одделно. Алатките не се поврзуваат со банката и не увезуваат изводи, па споредбата ја правиш рачно или во табела.

Најмалку месечно, пред затворање на месецот и пред пријавата за ДДВ. Фирми со многу плаќања го прават неделно, а понекогаш и дневно за главната сметка. Колку почесто, толку се помали разликите и полесно се наоѓа причината. Усогласување само на крајот од годината значи дека грешките од дванаесет месеци се бараат одеднаш.

Не ја книжи на случаен клиент. Евидентирај ја на посебна сметка за неидентификувани уплати и побарај од банката податоци за уплатувачот или цел на плаќање. Ако нема одговор, прати порака на клиентите што можеби ја направиле. Книжи на клиентот дури кога ќе имаш доказ, за да не се затвори погрешна фактура.

Не. Алатките на екосистемот не се поврзуваат со банката и не увезуваат изводи, ниту автоматски ги спојуваат уплатите со фактури. 4softerp.net води книги по компанија, а споредбата на изводот со книгите ја правиш рачно или во табела. Фактурите од 4invoices.net помагаат да ја најдеш правилната ставка, бидејќи се пребарливи по број и клиент.

Провизиите се книжат врз основа на банкарскиот извод како расход, со опис што го дава банката. Ако банката не издава посебна фактура, изводот служи како документ за книжење. Ако се наплаќа ДДВ на провизија, тоа се гледа од изводот или од фактурата на банката. Сметководителот знае како тоа се третира во пријавата.

Извод и фактури

Броеви на фактури како референца; споредбата ја правиш сам.