Majikan di Malaysia mengira gaji bersih selepas potongan KWSP, PERKESO, EIS dan cukai bulanan PCB, kemudian menyerahkan caruman dan potongan kepada setiap agensi, lazimnya menjelang hari ke-15 bulan berikutnya. Borang EA dikeluarkan kepada pekerja selepas tahun berakhir untuk digunakan semasa mengemukakan cukai.
Kitaran bermula dengan mengesahkan jam kerja, cuti dan tambahan seperti kerja lebih masa atau komisen untuk bulan itu. Dari jumlah ini, majikan mengira pendapatan kasar, kemudian menolak caruman pekerja kepada KWSP, PERKESO dan EIS serta potongan cukai bulanan, sebelum membayar gaji bersih ke akaun bank pekerja.
Slip gaji perlu menunjukkan setiap komponen dengan jelas supaya pekerja boleh menyemak bahawa potongan betul. Pekerja yang tidak memahami slip gaji mereka biasanya bertanya kepada majikan, dan jawapan yang jelas mengurangkan pertikaian.
Pastikan tarikh gaji dibayar mengikut kontrak pekerjaan dan peruntukan Akta Kerja 1955. Gaji lewat bukan sekadar isu hubungan baik, kerana pekerja boleh membuat aduan kepada Jabatan Tenaga Kerja.
Bagi pekerja yang bekerja separuh bulan atau berhenti pada pertengahan bulan, gaji dikira secara pro rata mengikut kaedah yang dinyatakan dalam kontrak. Tentukan formula pro rata sekali dan gunakannya secara konsisten, supaya dua pekerja dalam keadaan sama tidak menerima kiraan berbeza.
Syarikat yang membayar gaji secara kumpulan melalui bank biasanya memuat naik fail pembayaran. Semak jumlah fail dengan jumlah gaji bersih dalam laporan gaji sebelum meluluskan, kerana satu digit salah dalam nombor akaun atau amaun boleh menyebabkan wang masuk ke akaun yang salah.
Majikan dan pekerja menyumbang kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) setiap bulan. Bagi pekerja Malaysia, kadar caruman pekerja biasanya 11 % daripada gaji, manakala kadar majikan ialah 13 % bagi gaji RM5,000 ke bawah dan 12 % bagi gaji yang lebih tinggi. Kadar boleh berbeza bagi kategori tertentu, seperti pekerja yang melebihi umur tertentu.
Caruman dibayar kepada KWSP menjelang hari ke-15 bulan berikutnya, melalui platform majikan KWSP. Pembayaran lewat dikenakan dividen yang dibayar kepada pekerja, jadi kelewatan merugikan pekerja secara langsung dan menarik penalti bagi majikan.
Kategori pekerja yang dikecualikan atau mempunyai kadar khas, seperti pekerja asing, perlu disemak terus dengan KWSP kerana peraturan telah dipinda dari semasa ke semasa. Jangan bergantung pada ringkasan lama.
Majikan juga perlu memahami bahawa caruman KWSP ditolak daripada gaji sebelum cukai dikira bagi sesetengah komponen, dengan had tahunan tertentu untuk pelepasan pekerja. Pengendali gaji yang baik mengendalikan perkara ini, tetapi majikan masih patut tahu kesan asasnya apabila pekerja bertanya.
Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) menyediakan perlindungan kemalangan kerja dan keilatan, manakala Sistem Insurans Pekerjaan (EIS) memberi manfaat kepada pekerja yang kehilangan pekerjaan. Majikan dan pekerja menyumbang berdasarkan jadual kadar yang ditetapkan, berkaitan dengan gaji bulanan sehingga siling tertentu.
Caruman PERKESO dan EIS juga dibayar menjelang hari ke-15 bulan berikutnya. Kadar dan siling gaji dikemas kini dari semasa ke semasa, jadi pengendali gaji anda atau portal PERKESO ialah sumber yang betul, bukan jadual yang disalin tahun lepas.
Sentiasa daftarkan pekerja baharu dengan PERKESO sebaik sahaja mereka bermula. Kemalangan yang berlaku sebelum pendaftaran boleh menyebabkan pekerja kehilangan perlindungan dan majikan menghadapi tuntutan.
Bagi pekerja yang berhenti, majikan perlu menyelesaikan gaji akhir, cuti tahunan yang belum diambil mengikut kontrak dan notis yang betul. Kesilapan pada gaji akhir paling kerap menimbulkan aduan, kerana pekerja sudah tidak mempunyai sebab untuk bersabar.
Potongan Cukai Bulanan (PCB) ialah cukai pendapatan yang ditolak daripada gaji pekerja setiap bulan mengikut jadual yang ditetapkan LHDN. Majikan memotong PCB dan menyerahkannya kepada LHDN menjelang hari ke-15 bulan berikutnya. Jumlah bergantung pada pendapatan, status perkahwinan dan pelepasan yang diisytiharkan pekerja.
Selepas tahun berakhir, majikan menyediakan borang EA bagi setiap pekerja, yang meringkaskan pendapatan dan potongan untuk tahun itu. Borang ini lazimnya perlu dikeluarkan menjelang hujung Februari, dan pekerja menggunakannya untuk mengisi penyata cukai pendapatan individu.
Majikan juga mempunyai kewajipan pelaporan tahunan kepada LHDN mengenai pekerja dan gaji. Rujuk portal MyTax atau akauntan anda untuk borang dan tarikh akhir semasa, kerana tarikh pernah dipinda.
Pekerja yang mempunyai dua majikan atau pendapatan sampingan perlu mengisytiharkan semua pendapatan dalam penyata cukai individu. Majikan hanya bertanggungjawab ke atas gaji yang dibayarnya, tetapi borang EA yang tepat memudahkan pekerja menyediakan penyata yang betul.
Majikan yang membayar gaji secara tunai atau tanpa slip gaji menyukarkan pekerja membuktikan pendapatan semasa memohon pinjaman atau kad kredit. Slip gaji yang jelas, selaras dengan caruman sebenar yang dikreditkan ke akaun KWSP, melindungi kedua-dua pihak daripada pertikaian.
Kesilapan pertama ialah menggunakan jadual lama. Kadar dan siling dikemas kini, dan hamparan gaji yang tidak dikemas kini menghasilkan potongan salah selama berbulan-bulan sebelum sesiapa perasan. Tetapkan peringatan tahunan untuk menyemak kadar terkini pada permulaan Januari.
Kesilapan kedua ialah mengabaikan komponen yang mempengaruhi caruman, seperti bonus, komisen atau elaun. Tidak semua komponen dikira sama untuk setiap agensi, dan kesilapan kecil menghasilkan jumlah berbeza yang akhirnya ditanya oleh agensi masing-masing.
Kesilapan ketiga ialah tidak mengasingkan pekerja tetap daripada kontraktor. Kontraktor bebas tidak mendapat slip gaji dan caruman yang sama, tetapi mengklasifikasikan pekerja sebagai kontraktor semata-mata untuk mengelak kos boleh dipertikaikan oleh agensi.
4softhr menguruskan rekod pekerja, cuti dan lembaran masa. Data ini berguna kerana ia menyediakan asas jam kerja dan cuti bagi pengendali gaji atau akauntan, supaya mereka tidak perlu mengejar maklumat melalui WhatsApp pada penghujung bulan.
Ia tidak mengira gaji, tidak mengira caruman KWSP, PERKESO atau EIS, tidak mengira PCB, tidak menjana slip gaji dan tidak menghasilkan borang EA atau fail penyerahan. Semua pengiraan dan penyerahan dibuat oleh pengendali gaji atau akauntan anda.
Cara kerja yang berkesan ialah mengunci lembaran masa dan cuti pada hari kerja ketiga setiap bulan, menyerahkan laporan kepada pengendali gaji, dan menyemak draf slip gaji sebelum pembayaran. Dengan itu, kesilapan ditemui sebelum gaji dikreditkan ke akaun pekerja.
Apabila syarikat berkembang melepasi 20 atau 30 pekerja, kerumitan meningkat dengan ketara kerana lebih banyak jenis elaun, tuntutan dan pekerja separuh masa. Pertimbangkan menggunakan pengendali gaji yang menyokong pelbagai agensi, dan pastikan data pekerja daripada sistem HR konsisten dengan data yang digunakan untuk gaji.
Caruman KWSP, SOCSO dan EIS dikira secara manual dalam hamparan setiap bulan, menghasilkan kesilapan pengiraan dan kadangkala penghantaran lewat yang menarik penalti daripada badan masing-masing.
Caruman KWSP, SOCSO dan EIS dikira bersama pengendali gaji atau akauntan anda. 4softhr menguruskan pekerja, cuti dan lembaran masa; ia tidak mengira gaji, caruman atau PCB dan tidak menghasilkan slip gaji atau output e-PCB.
Menyediakan borang EA tahunan untuk semua pekerja — menyelaraskan slip gaji bulanan dengan rekod KWSP dan keperluan LHDN — memakan beberapa hari kerja dan rawan kesilapan apabila dilakukan secara manual.
Borang EA dan jadual caruman disediakan oleh pengendali gaji anda. 4softhr tidak menjananya dan tidak menyerahkannya kepada LHDN atau KWSP.
Caruman bagi setiap bulan lazimnya perlu dibayar menjelang hari ke-15 bulan berikutnya melalui portal agensi masing-masing. Pembayaran lewat boleh menarik penalti dan, bagi KWSP, kehilangan dividen pekerja. Tetapkan peringatan dalam kalendar anda pada hari kerja kelima setiap bulan supaya ada masa untuk membetulkan kesilapan sebelum tarikh akhir. Rujuk laman web KWSP dan PERKESO untuk jadual kadar semasa.
Bagi pekerja Malaysia, kadar pekerja biasanya 11 % dan kadar majikan 13 % bagi gaji RM5,000 ke bawah serta 12 % bagi gaji yang lebih tinggi. Kategori tertentu mempunyai kadar berlainan. Sahkan kadar semasa terus dengan KWSP atau pengendali gaji anda kerana peraturan boleh dipinda dari semasa ke semasa. Pekerja baharu patut didaftarkan sebaik sahaja mereka bermula.
Borang EA ialah penyata tahunan majikan yang meringkaskan pendapatan dan potongan seorang pekerja bagi tahun lepas. Pekerja menggunakannya untuk mengisi penyata cukai pendapatan. Majikan lazimnya perlu mengeluarkannya menjelang hujung Februari. Rujuk LHDN untuk tarikh dan borang terkini, kerana format dan syarat penghantaran pernah dikemas kini. Elaun yang berbeza mungkin dikira secara berlainan oleh setiap agensi.
PCB dikira menggunakan jadual yang ditetapkan LHDN, berdasarkan gaji kasar, status perkahwinan, bilangan tanggungan dan pelepasan yang diisytiharkan pekerja. Majikan memotong jumlah itu daripada gaji dan menyerahkannya kepada LHDN. Pekerja yang menukar status atau mengisytiharkan pelepasan baharu patut memaklumkan majikan supaya potongan disesuaikan. Simpan salinan semua penyerahan bulanan sebagai bukti.
Tidak. 4softhr menguruskan pekerja, cuti dan lembaran masa, tetapi ia tidak mengira gaji, caruman KWSP, PERKESO atau EIS dan PCB. Ia juga tidak menjana slip gaji, borang EA atau fail penyerahan kepada agensi. Pengiraan dan penyerahan dibuat oleh pengendali gaji atau akauntan anda melalui portal agensi berkenaan. Pengendali gaji yang anda pilih patut menerangkan cara ia mengemas kini kadar.
Halaman maklumat: pekerja, cuti dan masa; tiada pengiraan gaji atau caruman.
