Syarikat Malaysia mesti menyimpan rekod perakaunan yang menjelaskan urus niaga dan kedudukan kewangannya, serta menyediakan penyata kewangan tahunan mengikut piawaian pelaporan yang diluluskan. Akta Syarikat 2016 mewajibkan rekod disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun, dan akauntan yang dilantik biasanya menyediakan penyata itu.
Akta Syarikat 2016 mewajibkan lembaga pengarah memastikan rekod perakaunan yang betul disimpan, yang cukup untuk menunjukkan urus niaga dan kedudukan kewangan syarikat pada bila-bila masa. Rekod itu mesti disimpan di Malaysia atau boleh diakses dari Malaysia dan dikekalkan sekurang-kurangnya tujuh tahun.
Tanggungjawab ini terletak pada pengarah, bukan pada akauntan luar. Pengarah yang menyerahkan buku kepada firma akauntan masih bertanggungjawab ke atas ketepatan dan kelengkapannya, jadi mereka perlu memahami cukup untuk bertanya apabila angka kelihatan pelik.
Syarikat juga mesti menyediakan penyata kewangan bagi setiap tahun kewangan dan mengedarkannya kepada ahli dalam tempoh yang ditetapkan. Pemfailan penyata tahunan kepada SSM dan Borang C kepada LHDN mengikuti, dengan tarikh akhir yang berbeza antara satu sama lain.
Pengarah yang tidak mematuhi kewajipan merekod boleh menghadapi akibat di bawah Akta, termasuk denda atau tindakan lain. Amalan paling selamat ialah menjadualkan mesyuarat pengurusan bulanan ringkas di mana akaun pengurusan dibentangkan, soalan dicatat, dan tindakan susulan diberikan nama serta tarikh.
Penyata kewangan disediakan mengikut piawaian pelaporan kewangan yang diluluskan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB). Kebanyakan entiti menggunakan Piawaian Pelaporan Kewangan Malaysia (MFRS), manakala entiti persendirian yang layak boleh menggunakan Piawaian Pelaporan Entiti Persendirian Malaysia (MPERS), yang lebih ringkas.
Pilihan piawaian bergantung pada status dan aktiviti syarikat, bukan pada selera pengarah. Syarikat yang ingin dibeli atau disenaraikan pada masa hadapan mungkin memilih MFRS lebih awal supaya penyata tidak perlu disusun semula pada masa jual beli.
Perbezaan antara kedua-dua piawaian ketara dalam pengiktirafan hasil, pajakan dan instrumen kewangan. Akauntan anda akan menerangkan pilihan yang sesuai, dan keputusan itu perlu dicatat dalam minit lembaga supaya konsisten dari tahun ke tahun.
Syarikat kecil yang menggunakan MPERS tetap perlu menyimpan nota penjelasan dalam penyata kewangan, termasuk polisi perakaunan, pihak berkaitan dan komitmen. Nota ini sering dianggap sampingan, tetapi bank dan pelabur membacanya untuk memahami kedudukan sebenar syarikat, bukan hanya angka utama.
Kitaran asas bermula dengan merekod semua jualan, pembelian, bayaran dan gaji pada bulan itu, kemudian menyesuaikan akaun bank, hutang dagangan dan penghutang. Pada akhir bulan, akauntan menyediakan akaun pengurusan ringkas: untung rugi, kunci kira-kira dan senarai penghutang serta pemiutang mengikut umur.
Syarikat kecil sering melangkau penutupan bulanan dan hanya menyediakan buku pada akhir tahun. Akibatnya, kesilapan awal tahun ditemui sebelas bulan kemudian apabila sukar dikesan, dan keputusan perniagaan dibuat tanpa data. Satu penutupan bulanan ringkas yang konsisten lebih berguna daripada satu akaun tahunan yang cantik.
Tetapkan tarikh tutup dalaman, contohnya hari kerja kelima, di mana semua dokumen bulan sebelumnya mesti telah diserahkan kepada akauntan. Setelah tarikh itu terlepas, dokumen susulan dicatat pada bulan berikutnya dengan nota jelas.
Pindahan stok, aset tetap dan pelunasan memerlukan jurnal bulanan yang tersendiri. Jika dibiarkan hingga akhir tahun, penyusutan nilai dikira secara kasar dan angka bulanan tidak mencerminkan kos sebenar menjalankan perniagaan. Tetapkan jadual aset tetap sejak pembelian pertama.
Selepas tahun kewangan berakhir, akauntan menyediakan penyata kewangan: penyata pendapatan, kunci kira-kira, perubahan ekuiti, aliran tunai dan nota. Penyata ini diluluskan oleh lembaga pengarah dan ditandatangani oleh sekurang-kurangnya dua pengarah.
Kebanyakan syarikat perlu diaudit oleh juruaudit berlesen, dan Akta menyediakan pengecualian terhad bagi kategori tertentu. Semak status syarikat anda dengan SSM atau akauntan sebelum menganggap anda dikecualikan, kerana syarat berubah mengikut pindaan peraturan.
Pemfailan kepada SSM dan LHDN perlu dirancang mengikut tarikh akhir yang dikenakan oleh Akta dan Akta Cukai Pendapatan. Jika penyata kewangan lewat siap, kedua-dua pemfailan terjejas, dan syarikat mungkin menghadapi penalti atau denda.
Mesyuarat agung tahunan tidak wajib bagi syarikat persendirian, tetapi pengarah masih mesti mengedarkan penyata kewangan kepada ahli dan mendapat kelulusan melalui resolusi bertulis jika sesuai. Semak dengan setiausaha syarikat anda tentang kaedah yang memenuhi Akta dan perlembagaan syarikat.
Pemfailan lewat kepada SSM boleh dikenakan denda, dan kegagalan menyediakan penyata kewangan boleh menjejaskan kedudukan pengarah. Rancang jadual tahunan dengan tarikh dalaman dua minggu sebelum tarikh akhir rasmi supaya kelewatan kecil tidak menjadi pelanggaran.
Setiap angka dalam buku mesti boleh dikesan kepada dokumen sumber: invois jualan, invois pembelian, resit, penyata bank, kontrak dan slip gaji. Dokumen yang hilang menyebabkan akauntan membuat anggaran, dan anggaran sukar dipertahankan semasa audit cukai.
Gunakan konvensyen penamaan fail yang konsisten, contohnya tahun, bulan, jenis dokumen dan nombor rujukan. Satu folder bagi setiap bulan dengan sub-folder untuk jualan, pembelian dan bank membolehkan sesiapa menemui dokumen dalam beberapa saat.
Invois jualan yang dijana dalam 4invoices tersimpan dalam arkib PDF, jadi salinan setiap invois keluar mudah diambil semula. Invois pembelian dan resit tidak dilindungi oleh arkib itu, dan anda perlu menyimpannya secara berasingan.
Untuk pembelian yang dibayar menggunakan kad kredit pengarah atau akaun peribadi, wujudkan prosedur tuntutan yang jelas. Pengarah mengemukakan resit, akaun syarikat membayar balik, dan akauntan mengelaskan perbelanjaan. Tanpa prosedur ini, perbelanjaan sah syarikat hilang daripada buku dan kos sebenar perniagaan kelihatan lebih rendah.
4softerp ialah perakaunan am berbilang syarikat. Ia berguna untuk kumpulan yang memiliki beberapa Sdn Bhd dan mahu menyimpan rekod berasingan bagi setiap entiti dalam satu persekitaran kerja. Ia tidak menyediakan carta akaun yang sejajar dengan MFRS atau MPERS dan tidak menjana penyata untuk SSM atau LHDN.
Carta akaun yang sesuai ditetapkan bersama firma akauntan anda. Carta yang terlalu ringkas menyembunyikan butiran penting, manakala carta yang terlalu terperinci menyukarkan kemasukan data harian. Satu carta dengan kira-kira 60 hingga 100 akaun biasanya mencukupi bagi syarikat perkhidmatan kecil.
Sebelum menukar perisian, jalankan sistem lama dan baharu secara selari untuk satu bulan dan bandingkan kunci kira-kira percubaan. Perbezaan yang ditemui pada peringkat ini lebih mudah diselesaikan daripada selepas tahun kewangan ditutup.
Jika syarikat berkembang kepada pelbagai entiti, rancang konsolidasi sebelum ia diperlukan. Tetapkan kod akaun yang sama merentasi entiti, rekod transaksi antara syarikat dengan penanda jelas, dan sediakan jadual penyelarasan yang boleh dihapuskan semasa penggabungan penyata.
Dokumen sumber — invois, resit, tuntutan perbelanjaan — bertaburan merentasi e-mel, WhatsApp dan pemacu bersama. Firma akauntan menghabiskan berjam-jam atau beberapa hari mengumpulnya sebelum setiap pemfailan, dan sebahagian daripadanya pasti terlepas.
Simpan dokumen sepanjang tahun; invois keluar berada dalam arkib PDF 4invoices. Dokumen pembelian dan resit tidak dilindungi.
Carta akaun telah disediakan secara generik tanpa kategori khusus Malaysia, menjadikan pelarasan akhir tahun memakan masa dan menghasilkan penyata kewangan yang memerlukan banyak kerja semula.
Carta akaun yang sesuai ditetapkan bersama firma akauntan anda. 4softerp ialah perakaunan am; ia tidak menyediakan carta akaun sejajar MASB atau eksport untuk audit.
Akta Syarikat 2016 mewajibkan rekod perakaunan disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun, dan tempoh yang sama berguna untuk tujuan cukai kerana LHDN boleh menyemak tahun-tahun lepas. Simpan invois, resit, penyata bank, kontrak dan slip gaji. Salinan digital yang tersusun memudahkan akauntan dan juruaudit mendapatkan dokumen apabila diminta. Rekod boleh disimpan secara elektronik selagi boleh diakses dan dicetak apabila diperlukan.
MFRS ialah Piawaian Pelaporan Kewangan Malaysia yang digunakan oleh kebanyakan entiti, manakala MPERS ialah versi lebih ringkas untuk entiti persendirian yang layak. Pilihan bergantung pada status syarikat dan rancangan masa hadapan seperti jualan atau penyenaraian. Akauntan anda akan mengesyorkan piawaian yang sesuai dan keputusan itu perlu dicatat dalam minit lembaga. Penyata kewangan yang diluluskan patut ditandatangani oleh pengarah yang berkuasa.
Kebanyakan syarikat perlu diaudit oleh juruaudit berlesen, dan Akta Syarikat 2016 menyediakan pengecualian terhad untuk kategori tertentu. Syarat pengecualian boleh berubah melalui pindaan, jadi sahkan status syarikat anda dengan SSM atau akauntan sebelum membuat andaian. Syarikat yang bercadang mencari pelabur sering memilih audit walaupun layak dikecualikan. Tarikh akhir pemfailan dikira dari tarikh tahun kewangan berakhir.
Lembaga pengarah bertanggungjawab memastikan rekod disimpan dengan betul, walaupun kerja harian diserahkan kepada akauntan. Pengarah yang tidak memahami buku syarikat mereka tetap menanggung akibat jika rekod tidak lengkap. Minta akaun pengurusan setiap bulan dan tanya tentang angka yang luar biasa supaya anda dapat mengesan masalah lebih awal. Dokumen kertas asal yang diimbas harus disimpan dengan sistem sandaran yang selamat.
Tidak. 4softerp ialah perakaunan am berbilang syarikat, bukan perisian pemfailan Malaysia. Carta akaun sejajar MFRS atau MPERS serta penyata untuk SSM dan LHDN tidak disediakan oleh modul ini. Carta akaun ditetapkan bersama akauntan anda, dan pemfailan rasmi dibuat oleh anda atau firma akauntan. Rujuk akauntan anda tentang piawaian yang paling sesuai untuk saiz syarikat anda.
Halaman maklumat: perakaunan am berbilang syarikat; tiada penyerahan tempatan.
