Boekhouding en jaarrekening

Administratieplicht in de praktijk

De administratieplicht geldt voor iedere ondernemer, van zzp'er tot grote vennootschap. In de administratie moet zijn vastgelegd wat u heeft verdiend, uitgegeven en nog te vorderen of te betalen heeft. De administratie moet zo zijn ingericht dat een derde, zoals een inspecteur, binnen redelijke tijd een overzicht krijgt van uw financiën.

Voor een eenmanszaak volstaat vaak een eenvoudige boekhouding met facturen, bankmutaties en een kasboek. Een BV moet dubbel boekhouden, met een grootboek en debet- en creditboekingen, omdat daaruit de balans en de winst-en-verliesrekening voortvloeien. Wie liever niet zelf boekt, laat het uitbesteden aan een boekhouder, een administratiekantoor of een accountant.

Een goede administratie begint bij de dagelijkse gewoontes. Bewaar facturen direct, leg bankbetalingen vast, noteer privéopnames en zakelijke leningen. Wie dit elke week doet, besteedt minder tijd dan wie een jaar achterstand moet inhalen. Het is ook de beste verdediging bij een controle.

Een voorbeeld uit de praktijk: een eenmanszaak in de bouw ontvangt contant betalingen voor kleine klussen en noteert die niet. Bij een controle blijkt uit de bankstorting dat er meer omzet is dan in de boeken staat. De inspecteur schat de ontbrekende omzet en legt een boete op. Een kasboek van vijf minuten per week had dat voorkomen.

Rekeningschema en inrichting

In een grootboek zijn rekeningen gerangschikt in een rekeningschema. In Nederland is het Referentiegrootboekschema (RGS) een veelgebruikte standaard waarmee software en accountants dezelfde rubrieken gebruiken. Een eenduidig schema maakt rapportages, vergelijkingen en de overgang naar een andere accountant eenvoudiger.

Houd het schema niet groter dan nodig. Een klein bedrijf heeft genoeg aan enkele tientallen rekeningen: omzet, inkoop, personeel, huisvesting, auto, kantoor, financiering en btw. Een te gedetailleerde indeling leidt tot fouten en maakt de maandelijkse afsluiting onnodig lang. Bespreek de gewenste indeling met uw accountant voordat u begint te boeken.

Wisselt u van pakket, dan is een export in een standaardbestand zoals het XAF (XML Auditfile Financieel) handig. Veel pakketten kunnen er een maken, en accountants gebruiken het voor controles. Het voorkomt dat gegevens verloren gaan bij een overstap.

Jaarrekening, deponering en accountantscontrole

Een BV stelt na afloop van het boekjaar een jaarrekening op met een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting. De algemene vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening vast. Daarna wordt hij gedeponeerd bij het Handelsregister, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Te late deponering kan leiden tot boetes en aansprakelijkheid van het bestuur.

Voor kleine rechtspersonen gelden lichtere eisen, zoals een verkorte balans en minder toelichtingen. Een audit door een accountant is voor kleine ondernemingen niet verplicht, maar voor middelgrote en grote wel. Banken vragen soms toch om een samenstellingsverklaring of beoordeling bij een kredietaanvraag.

Een eenmanszaak stelt geen jaarrekening op voor de KvK, maar zet de gegevens wel in de aangifte inkomstenbelasting. Veel zzp'ers laten daarvoor een winstoverzicht maken. Dat overzicht onderbouwt de aangifte en toont uw kosten en omzet per maand.

Let bij de jaarafsluiting op de cut-off: kosten en opbrengsten horen bij het jaar waarin ze zijn gemaakt of verdiend, niet bij het jaar waarin u betaalt. Een factuur voor december die in januari wordt betaald, hoort nog in het oude boekjaar als vordering. Met een overlopende post voor betaalde kosten die voor het volgende jaar bedoeld zijn, houdt u de winst correct.

Bewaartermijn en digitaal archiveren

De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Dat geldt voor facturen, bankafschriften, contracten en alle stukken die voor de belastingen van belang zijn. Voor onroerend goed in de btw geldt een langere termijn. Digitaal bewaren is toegestaan als de stukken leesbaar zijn en snel opvraagbaar blijven.

Een scan van een papieren factuur mag in de regel de papieren versie vervangen, op voorwaarde dat de scan betrouwbaar is en toegankelijk blijft. Zorg voor een logische mapindeling per jaar en per type document, plus een back-up op een tweede plek. Wie alleen één USB-stick of een laptop gebruikt, riskeert dat alles in één keer verdwijnt.

Bewaar ook de stukken die uitleggen waarom u iets boekte, zoals een offerte, een leasecontract of een brief van de Belastingdienst. Een inspecteur wil niet alleen het bedrag zien maar ook de reden. Een notitie bij de boeking kan veel vragen voorkomen.

Gebruik een vaste naamgeving voor bestanden, bijvoorbeeld jaar-maand-leverancier-factuurnummer. Zo vindt u in tien seconden terug wat een accountant of inspecteur vraagt, en voorkomt u dat dubbele stukken stilletjes in uw administratie belanden. Een eenvoudige conventie is goedkoper dan een duur zoekprogramma achteraf.

Samenwerken met een accountant

Een accountant of administratiekantoor adviseert over de inrichting, stelt de jaarrekening op en doet vaak de btw- en loonaangiften. Spreek af wie wat levert en wanneer. Een vaste maandelijkse aanlevering van facturen en afschriften is voor beide partijen prettiger dan een grote berg aan het einde van het jaar.

Vraag naar de kosten en wat daarin zit. Een vast bedrag per maand met een heldere omschrijving voorkomt discussie. Laat de accountant ook meedenken over fiscale keuzes, zoals de investeringsaftrek of het moment van een grote uitgave.

Spreek aan het begin van het jaar een kalender af met de data waarop u stukken aanlevert en de data waarop de accountant aangiften indient. Zo weet iedereen wanneer wat klaar moet zijn en wordt de deadline van de btw-aangifte geen verrassing.

Wat 4softerp en 4invoices hierbij bieden

4softerp biedt een algemene financiële administratie en boekhouding voor meerdere bedrijven. Het levert geen Nederlands rekeningschema, geen aangiften en geen export voor de Belastingdienst. 4invoices maakt pdf-facturen en bewaart uitgaande facturen in een archief; inkoopdocumenten vallen daar niet onder.

Het rekeningschema en de aangiften regelt u met uw accountant.

Voor de belastingen geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor alle stukken die voor uw aangifte van belang zijn. Voor sommige onroerendgoedgegevens in de btw geldt een langere termijn. U mag digitaal bewaren, zolang de stukken leesbaar blijven en snel beschikbaar zijn voor de Belastingdienst. Bewaar daarnaast een back-up op een tweede locatie.

Ja, een BV deponeert de jaarrekening bij het Handelsregister, uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Voor kleine ondernemingen gelden verlichte eisen aan de inhoud. Te late deponering kan een boete opleveren en de bestuurders aansprakelijk maken. Laat uw accountant de termijnen bewaken en plan de vaststelling ruim op tijd.

Niet wettelijk verplicht. Veel zzp'ers boeken zelf met een eenvoudig programma en laten alleen de jaarcijfers of de aangifte inkomstenbelasting door een professional controleren. Een accountant is vooral nuttig bij fiscale vragen, bij de keuze van een rechtsvorm en bij een controle door de Belastingdienst, waarbij ervaring met de procedure veel tijd kan besparen.

Het RGS is een standaardindeling van grootboekrekeningen die in Nederland door boekhoudpakketten en accountants wordt gebruikt. U bent niet verplicht het toe te passen, maar het vergemakkelijkt vergelijking, rapportage en de overstap tussen pakketten, omdat iedere partij dezelfde rubrieken hanteert. Vraag uw accountant welke versie hij gebruikt en of hij ermee werkt.

Boekhouding: overzicht

Informatiepagina: algemene boekhouding voor meerdere bedrijven; geen Nederlandse aangiften.