Bankkoppeling en reconciliatie

Wat reconciliatie inhoudt

Reconciliatie is het controleren of uw boekhouding overeenkomt met wat de bank laat zien. Elke bijschrijving of afschrijving wordt gekoppeld aan een factuur, een kostenpost of een andere boeking. Het eindsaldo van uw boekhouding moet gelijk zijn aan het banksaldo, behalve voor bekende verschillen zoals nog niet verwerkte betalingen.

Dit is een routine, geen eenmalige klus. Wie wekelijks reconcilieert, ziet direct welke klanten te laat betalen, welke afschrijvingen onbekend zijn en welke facturen openstaan. Wie het een kwartaal laat liggen, moet honderden transacties bij elkaar zoeken, met meer fouten en meer tijd als gevolg.

Een goede reconciliatie levert ook bewijs op voor de accountant en de Belastingdienst. Elke bank-transactie heeft een bijbehorend document, en elk document een betaling. Ontbreken stukken, dan moet u ze achteraf zoeken of de transactie uitleggen. Dat kost vaak meer tijd dan het direct vastleggen.

Een voorbeeld: op uw rekening staat 1.210 euro bijgeschreven met als omschrijving alleen de naam van een klant. In uw boekhouding staan twee openstaande facturen, 605 euro elk, voor dezelfde klant. Zonder kenmerk lijkt het aannemelijk dat beide betaald zijn, maar zeker weet u het pas na controle. Eén keer navragen is goedkoper dan een fout in de debiteurenlijst die een kwartaal doorwerkt.

Gebruik de bankmutaties ook als controle op uw eigen kasboek. Wijkt het banksaldo structureel af van uw boekhouding, dan ontbreken er boekingen of staan er dubbel. Zoek de oorzaak direct, bijvoorbeeld een vergeten pinbetaling of een dubbel verwerkte incasso. Bij een jaarafsluiting levert een onverklaard verschil altijd extra werk op.

Bankformaten: CAMT.053 en MT940

Banken bieden bankafschriften aan in standaardbestanden. MT940 is een oudere standaard, CAMT.053 de nieuwere ISO 20022-variant. Boekhoudpakketten lezen deze bestanden in en stellen koppelingen voor op basis van bedrag, naam en kenmerk. U exporteert het bestand uit uw internetbankieren en laadt het in uw pakket.

Sommige banken en softwareleveranciers bieden een rechtstreekse bankkoppeling aan, waarbij afschriften automatisch binnenkomen. Dat vereist een machtiging en een contract met de aanbieder. Voor kleine ondernemers is de handmatige export vaak voldoende, voor bedrijven met veel transacties scheelt een automatische koppeling veel werk.

Welk formaat uw bank levert en welke pakketten dat ondersteunen, vindt u in de documentatie van de bank. Controleer vooraf of uw boekhoudprogramma uw bank kent en of het formaat bruikbaar is voor meerdere rekeningen en valuta.

Beveilig de toegang tot de bankexport. Bankafschriften bevatten gevoelige gegevens, zoals namen van klanten en rekeningnummers. Bewaar de exportbestanden niet in een openbare cloudmap en geef alleen toegang aan personen die ze nodig hebben. De AVG verplicht u om persoonsgegevens op een passende manier te beveiligen, ook in uw boekhoudbestanden.

Betalingen koppelen aan facturen

De koppeling begint op de factuur. Een duidelijk kenmerk, meestal het factuurnummer, en uw IBAN maken het voor de klant eenvoudig om correct te betalen. Zodra het geld binnenkomt, herkent u de betaling aan dat kenmerk en markeert u de factuur als betaald.

Lastige gevallen zijn deelbetalingen, betalingen waarin meerdere facturen zijn gebundeld en betalingen zonder kenmerk. Bij een deelbetaling houdt u de factuur open voor het restant. Bij een bundelbetaling verdeelt u het bedrag over de facturen. Zonder kenmerk zoekt u op bedrag en naam, en vraagt u de klant zo nodig om bevestiging.

Let op bankkosten, creditcardkosten en terugboekingen. Die komen als aparte mutaties binnen en horen op een kostenrekening. Wordt een incasso teruggeboekt, dan moet u de factuur weer openzetten. Zonder aandacht voor zulke uitzonderingen klopt de debiteurenlijst niet.

Maak bij een veelgebruikte klant afspraken over betaling via een vast kenmerk. Grote bedrijven werken vaak met een inkoopordernummer dat in het kenmerk moet staan. Zet dat ordernummer op uw factuur, anders wordt de betaling mogelijk geblokkeerd tot er een goedkeuring is. Zo'n detail bepaalt vaak of u binnen vijf dagen of na zes weken betaald wordt.

Openstaande posten en herinneringen

Na het koppelen blijft een lijst met openstaande facturen over. Bekijk die minstens wekelijks en markeer facturen die over de vervaldatum zijn. Een vriendelijke herinnering na enkele dagen is vaak voldoende; veel late betalingen komen voort uit vergeten, niet uit onwil.

Gaat het om een grote klant of een groot bedrag, bel dan. Een telefoontje levert meestal sneller antwoord dan een tweede e-mail. Leg het gesprek vast in uw administratie, met datum en afspraak, zodat u bij een geschil kunt laten zien wat er gebeurde.

Uitblijvende betalingen kunt u overdragen aan een incassobureau of aan een jurist. Houd rekening met wettelijke regels voor aanmaningen, vooral bij consumenten, voor wie een veertiendagenbrief geldt. Bij zakelijke klanten geldt een wettelijke handelsrente; informeer naar de hoogte voordat u rente rekent.

Leg een vaste routine vast: elke vrijdag de afschriften importeren, de onbekende posten onderzoeken, de openstaande facturen doornemen en herinneringen versturen. Dertig minuten per week is realistisch voor een klein bedrijf. Wie het structureel inplant, voorkomt de achterstand die vaak pas bij de aangifte opduikt.

Wat de 4b2b-producten hierbij wel en niet doen

4invoices maakt pdf-facturen waarop u uw IBAN en een betalingskenmerk zet, en bewaart de uitgaande facturen in een archief. Het importeert geen bankafschriften, leest CAMT.053 of MT940 niet in en koppelt geen betalingen aan facturen.

4notify verstuurt sms- en e-mailberichten vanuit uw account. U kunt dus zelf een herinnering schrijven en verzenden, maar een automatische bewaking van vervaldatums bestaat niet.

Houd de lijst met openstaande posten bij de hand tijdens gesprekken met klanten, zodat u precies kunt noemen welk bedrag en welke factuur het betreft.

Een jaarlijkse evaluatie van uw werkwijze is zinvol: komt er per week veel meer binnen dan vroeger, dan is een automatische koppeling met uw boekhoudpakket mogelijk goedkoper dan de uren die u nu handmatig kwijt bent.

Beide zijn bestandsformaten voor bankafschriften. MT940 is de oudere standaard, CAMT.053 de nieuwere, gebaseerd op ISO 20022, met meer gegevens per transactie. Boekhoudpakketten lezen meestal beide in. Welk formaat uw bank levert, ziet u in uw internetbankieren. Vraag bij twijfel de bank welk formaat het beste aansluit bij uw boekhoudsoftware en uw rekeningen.

Het liefst wekelijks, en minstens maandelijks. Hoe vaker u het doet, hoe sneller u ziet welke klanten laat betalen en hoe minder tijd het kost. Bij een groot aantal transacties loont een automatische koppeling. Een kwartaalklus levert vooral zoekwerk op en vergroot de kans op fouten in uw btw-aangifte en jaarcijfers.

Zoek op bedrag en naam van de betaler en vergelijk met uw openstaande facturen. Lukt dat niet, vraag de klant of vraag uw bank om meer details. Boek het bedrag tijdelijk op een tussenrekening en verwerk het zodra u weet waarvoor het is. Vraag klanten het factuurnummer te noemen om herhaling te voorkomen.

Voor zakelijke klanten geldt een wettelijke regeling voor buitengerechtelijke incassokosten en handelsrente. Bij consumenten moet u eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen. Noem uw voorwaarden vooraf in uw overeenkomst en controleer de actuele tarieven bij de overheid voordat u kosten in rekening brengt aan een klant.

Bank en facturen

Informatiepagina: pdf-facturen; geen automatische reconciliatie.