Facturatie in euro en vreemde valuta

De inhoud van een correcte factuur

Een factuur van een Nederlandse btw-ondernemer bevat de factuurdatum en een uniek, doorlopend volgnummer, de naam en het adres van leverancier en afnemer, het btw-identificatienummer van de leverancier en de omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Daarnaast staat er het bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief en het btw-bedrag. Bij verlegde btw of een nultarief noemt u de reden.

Het KvK-nummer is wettelijk gezien niet voor elke factuur verplicht, maar bijna iedere zakelijke klant verwacht het. Een BV vermeldt de statutaire naam, en de factuur noemt het betalingsadres en de betalingstermijn. Een duidelijke factuur versnelt de betaling, omdat de crediteurenafdeling van de klant alles direct kan verwerken.

Bij een creditnota is de opmaak gelijk, maar met negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Pas een bestaande factuur nooit stilletjes aan: als er iets fout is, schrijft u het bedrag af met een creditnota en maakt u een nieuwe factuur. Zo blijft de reeks controleerbaar.

Een voorbeeld van een fout die vaak voorkomt: een leverancier hergebruikt een factuur voor een volgende klant en vergeet het volgnummer te wijzigen. Twee facturen delen dan hetzelfde nummer, en de afnemer kan één van beide niet verwerken. Een sjabloon met automatisch doortellend volgnummer voorkomt dit, maar controleer toch of de reeks klopt voordat u de pdf verstuurt.

Factureren in vreemde valuta

Handelt u met klanten buiten de eurozone, dan kunt u in hun valuta factureren, bijvoorbeeld in Amerikaanse dollars of Britse ponden. Dat voorkomt koersrisico bij de klant, maar legt het risico bij u. Tussen factuurdatum en betaaldatum kan de koers verschuiven, waardoor u meer of minder euro's ontvangt dan u verwachtte. Dat verschil is een koersresultaat in uw boekhouding.

Voor de btw-aangifte moet u alle bedragen in euro opgeven. Gebruik daarvoor een vaste, verifieerbare koers, zoals die van de Europese Centrale Bank op de factuurdatum, en pas die consequent toe. De Belastingdienst accepteert verschillende methoden, maar vraagt wel dat u de gekozen methode blijvend toepast. Leg uw keuze schriftelijk vast.

Overweeg een bankrekening in de betreffende valuta als u regelmatig dollars of ponden ontvangt. Dan hoeft u niet bij elke betaling om te rekenen, en kunt u zelf het moment kiezen. Houd echter rekening met bankkosten, en vraag uw accountant hoe het saldo in vreemde valuta in de jaarrekening wordt gewaardeerd.

Voorbeeld: u factureert op 5 maart 4.000 Amerikaanse dollars en rekent met de koers van die dag om naar 3.700 euro. De klant betaalt op 20 april, wanneer de dollar zwakker is, en op uw rekening komt 3.620 euro. De 80 euro verschil boekt u als koersverlies. De btw-aangifte blijft gebaseerd op het bedrag van de factuurdatum; het koersresultaat verwerkt u apart in uw winst.

Btw bij export en dienstverlening aan het buitenland

Levert u goederen aan een klant buiten de EU, dan geldt in de regel het nultarief, mits u kunt aantonen dat de goederen het land hebben verlaten. Het bewijs bestaat uit de uitvoeraangifte en vervoersdocumenten. Zonder bewijs kan de Belastingdienst alsnog 21 % btw heffen, ook als de klant al betaald heeft.

Diensten aan zakelijke klanten in andere EU-lidstaten zijn meestal belast in het land van de klant, en de btw wordt verlegd. Op de factuur staan dan beide btw-nummers en de vermelding dat de btw is verlegd. Voor diensten aan klanten buiten de EU geldt vaak dat ze niet in Nederland belast zijn; de precieze regels hangen af van het soort dienst.

Een voorbeeld: een Nederlandse ontwerper levert een logo aan een Amerikaans bedrijf. In veel gevallen is dit een dienst die in de Verenigde Staten wordt belast, zodat u geen Nederlandse btw rekent. Noteer het type dienst en de woonplaats van de klant op de factuur. Bij twijfel is advies van een adviseur zinvol, omdat de uitzonderingen talrijk zijn.

Voor leveringen aan particuliere klanten buiten de EU gelden eigen regels, bijvoorbeeld voor invoerrechten die de klant betaalt. Vermeld op de factuur duidelijk wie verantwoordelijk is voor de invoerheffing, de zogeheten Incoterms-afspraak. Zo voorkomt u dat een klant zich verbaast over kosten bij aflevering en de zending weigert.

Een dienst of levering binnen de EU aan een consument volgt weer andere regels, vooral bij afstandsverkopen waar een drempel voor geldt. Houd de omzet per lidstaat bij, want boven de drempel moet u de btw van het land van de klant rekenen. Raadpleeg de Belastingdienst voor de actuele drempel en de aangifte via het OSS.

Bewijs, bewaren en betalingstermijnen

Bewaar facturen, bewijsstukken en correspondentie zeven jaar. Voor export is het essentieel om de papieren of digitale vervoersdocumenten bij de factuur te bewaren, zodat u bij een controle kunt aantonen waarom u het nultarief toepaste. Een gescande factuur is toegestaan als de scan betrouwbaar en toegankelijk blijft.

Zonder andere afspraak geldt tussen ondernemers een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen; een langere termijn mag u afspreken, maar bij meer dan zestig dagen kan die worden aangevochten. Leg de termijn en de gevolgen van te late betaling vast in uw algemene voorwaarden en noem ze op de factuur. Een duidelijk beleid voorkomt discussie en versnelt de ontvangst.

Laat uw facturen ook bij verschillende valuta consequent in dezelfde opmaak verschijnen. Een klant die op elke factuur een andere indeling ziet, zoekt langer naar de betaalgegevens. Gebruik een vaste plek voor het IBAN, de betalingstermijn en het kenmerk, en een vaste lay-out voor de btw-regels.

Wat 4invoices wel en niet doet

In 4invoices stelt u de valuta van een factuur in, kiest u zelf het btw-tarief en maakt u een pdf-factuur met een archief van uw uitgaande facturen. Dat is genoeg voor een eenvoudige facturatie.

Het product verwerkt koersverschillen niet automatisch en kent geen aparte Peppol- of exportlogica. Koersresultaten boekt u in uw boekhouding of via uw accountant.

Ja, dat mag. Voor de btw-aangifte rekent u alle bedragen om naar euro met een koers die u consequent toepast, bijvoorbeeld de koers van de Europese Centrale Bank. Leg uw keuze vast. Het koersverschil tussen factuur en betaling verwerkt u in uw boekhouding als koersresultaat, in overleg met uw accountant.

Datum, een uniek volgnummer, naam en adres van beide partijen, uw btw-identificatienummer, een omschrijving van de levering, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij nultarief of verlegging noemt u de reden. Het KvK-nummer is handig en door veel klanten gewenst, ook al is het niet altijd wettelijk verplicht.

Bij export van goederen buiten de EU geldt vaak het nultarief, maar u moet kunnen aantonen dat de goederen het land verlaten hebben. Bewaar de uitvoeraangifte en vervoersdocumenten bij de factuur. Zonder bewijs kan de Belastingdienst alsnog btw heffen. Voor diensten gelden eigen regels, afhankelijk van het soort dienst en de klant.

Het verschil tussen het factuurbedrag en het ontvangen bedrag is een koersverlies, dat u als kostenpost in uw boekhouding opneemt. Een koerswinst boekt u als opbrengst. Welke koers u toepast en hoe u het resultaat boekt, spreekt u af met uw accountant, zodat de aangifte en de jaarrekening consistent blijven.

Facturatie: overzicht

Informatiepagina: pdf-facturen; geen Peppol en geen automatische koersverwerking.