Het algemene btw-tarief in Nederland is 21 %; voor onder meer voedingsmiddelen, boeken en geneesmiddelen geldt 9 %. U dient de aangifte meestal per kwartaal in bij de Belastingdienst, uiterlijk aan het einde van de maand na het tijdvak. De btw die u betaalt op zakelijke inkopen trekt u af als voorbelasting.
Nederland kent drie btw-tarieven. Het algemene tarief van 21 % geldt voor de meeste goederen en diensten, het verlaagde tarief van 9 % voor onder andere eten en drinken, geneesmiddelen, boeken en bepaalde diensten, en het nultarief voor onder meer export buiten de EU en intracommunautaire leveringen. Daarnaast bestaan vrijstellingen, bijvoorbeeld voor medische zorg, onderwijs en financiële diensten.
Het verschil tussen nultarief en vrijstelling is voor uw aftrek van belang. Bij het nultarief mag u de btw op uw kosten wel aftrekken, bij een vrijstelling niet. Een zorgverlener die vrijgestelde diensten levert, betaalt daardoor de btw op zijn apparatuur en software zelf. Een exporteur met een nultarief krijgt die btw juist terug via de aangifte.
Een nieuwe regel kan snel veranderen. Het kabinet past tarieven en categorieën soms aan, bijvoorbeeld voor culturele diensten of voor energie. Raadpleeg daarom altijd de actuele tarievenlijst op de site van de Belastingdienst, vooral bij een product dat niet duidelijk in een categorie past, zoals een digitaal boek met bijbehorende software.
Let ook op gemengde leveringen. Verkoopt u een pakket waarin een boek (9 %) en een kaartspel (21 %) zitten, dan moet u de prijs verdelen over de onderdelen en per tarief afdragen. Een webshop die zonder onderscheid 21 % rekent, draagt te veel af; rekent hij overal 9 %, dan loopt hij een naheffing op. Leg uw indeling per productgroep vast en pas haar aan als het assortiment wijzigt.
In de aangifte geeft u de omzet per tarief op en de verschuldigde btw daarover. Daarnaast vermeldt u de btw op uw zakelijke inkopen, de voorbelasting. Het saldo is het te betalen of terug te ontvangen bedrag. Leveringen binnen de EU en verlegde btw hebben eigen rubrieken. De Belastingdienst biedt een digitale aangifte via het ondernemersportaal, waarin de rubrieken duidelijk zijn benoemd.
Een voorbeeld: u factureert in een kwartaal 40.000 euro exclusief btw tegen 21 %, dus 8.400 euro btw. U kocht voor 10.000 euro aan zakelijke producten, met 2.100 euro voorbelasting. U betaalt dan 6.300 euro af. Dit is een illustratie; de werkelijke aftrek hangt af van wat u kocht en of er beperkingen zijn voor die uitgave.
Controleer vóór het indienen of alle facturen zijn meegenomen. Ontbrekende facturen leiden tot verschillen met uw boekhouding. Vergelijk het totaal van uw grootboek met de aangifte en leg afwijkingen vast. Een inspecteur die een grote afwijking ziet tussen aangifte en jaarrekening, stelt vragen waar u liever geen tijd aan besteedt.
Bewaar bij elke aangifte een kopie van de ingediende cijfers en van het rapport waaruit u ze haalde. Dat lijkt een formaliteit, maar het is het eerste wat een inspecteur vraagt als later blijkt dat een kwartaal niet klopt. Zonder dat dossier moet u achteraf reconstrueren, en een reconstructie wordt zelden zo betrouwbaar als de oorspronkelijke stukken.
U mag de btw op kosten aftrekken die voor uw belaste omzet zijn gemaakt, mits u een correcte factuur hebt. Een factuur zonder btw-nummer of met een verkeerd adres kan uw aftrek in gevaar brengen. Controleer uw inkoopfacturen dus op volledigheid, en vraag zo nodig de leverancier om een gecorrigeerde versie.
Voor sommige uitgaven geldt een beperking. Bij zakelijk gebruik van een privéauto, bij representatiekosten en bij geschenken gelden aparte regels. De btw op eten met klanten is bijvoorbeeld slechts voor een deel aftrekbaar. Als u een auto zowel zakelijk als privé gebruikt, moet u het privégebruik apart corrigeren. Raadpleeg de actuele regels bij de Belastingdienst.
Voor investeringen in bedrijfsmiddelen geldt een herzieningsregeling: als het gebruik binnen enkele jaren verandert, kan een deel van de aftrek terug moeten. Dit speelt vooral bij onroerend goed en dure apparatuur. Maak daarom bij grote aankopen vooraf een korte notitie over het beoogde gebruik.
De aangifte over een kwartaal moet uiterlijk aan het einde van de maand erna binnen zijn, en de betaling moet op dat moment ook zijn ontvangen. Wie te laat is, riskeert een boete en heffingsrente. Zet de deadlines in uw agenda, ruim voor het einde van de maand, zodat een storing of ziekte geen drama wordt.
De meest voorkomende fouten zijn het verkeerde tarief op een factuur, aftrek van btw zonder geldige factuur en het vergeten van verlegde btw bij diensten uit het buitenland. Tijdens een controle zoekt de inspecteur vaak eerst naar zulke patronen. Een interne checklist voor elke aangifte verkleint de kans op een correctieverzoek.
Ontdekt u een fout na indiening, dan kunt u een suppletieaangifte doen. Dat is gratis als het bedrag binnen bepaalde grenzen blijft, en voorkomt later een boete. Wacht niet af: hoe eerder u corrigeert, hoe kleiner het risico. Bij grotere bedragen of twijfel is overleg met uw adviseur verstandig.
Een aparte aandachtspost vormt de verlegging van btw bij zakelijke diensten uit het buitenland. Koopt u een dienst bij een leverancier in een andere EU-lidstaat zonder btw, dan moet u de btw zelf aangeven en tegelijk als voorbelasting aftrekken. Het saldo is vaak nul, maar de vermelding in de juiste rubriek is verplicht. Wie dit vergeet, geeft een onvolledig beeld.
In 4invoices vult u het btw-tarief per factuurregel zelf in; het product bepaalt het tarief niet. De facturen staan als pdf in een archief. 4softerp is een algemene boekhouding voor meerdere bedrijven; het levert geen btw-rubrieken van de Nederlandse aangifte.
De aangifte dient u zelf in bij de Belastingdienst, of via uw accountant. Er is geen koppeling met de Belastingdienst.
Op mijn facturen staan verschillende tarieven en ik weet bij de aangifte niet meer welke regel waarbij hoort.
Kies in 4invoices het tarief bewust per factuurregel; de pdf-facturen blijven in het archief beschikbaar voor uw aangifte.
Elk kwartaal zoek ik inkoop- en verkoopfacturen bij elkaar.
Bewaar uitgaande facturen als pdf in het archief van 4invoices; inkoopbonnen beheert u in uw eigen administratie.
Ik ben bang de deadline te missen.
Zet de deadline in uw agenda; een eigen herinnering per e-mail of sms kunt u via 4notify versturen, maar er is geen automatische btw-agenda.
Online facturatie met pdf-facturen en een factuurarchief. Er wordt niet aangegeven bij de lokale belastingdienst; e-facturatie-integratie is alleen beschikbaar voor Roemenië.
Financieel ERP en boekhouding voor meerdere bedrijven. Lokale belastingaangiften zijn alleen beschikbaar voor Roemenië.
Meestal per kwartaal, uiterlijk aan het einde van de maand na het kwartaal. Voor grotere ondernemingen of op verzoek van de Belastingdienst kan de aangifte maandelijks zijn. Zowel de aangifte als de betaling moeten dan binnen zijn. Zet de datum in uw agenda en bereid de cijfers een week eerder voor, zodat u tijd hebt voor controle.
Het verlaagde tarief van 9 % geldt voor onder meer voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken en bepaalde diensten. Alle overige goederen en diensten vallen onder 21 %. Welk tarief past, hangt af van wat u levert, niet van uw branche. Bij twijfel biedt de Belastingdienst een tarievenlijst, en een adviseur kan helpen bij een grensgeval.
Ja, als de laptop voor uw belaste activiteiten wordt gebruikt en u een correcte factuur met uw bedrijfsgegevens hebt. Gebruikt u het toestel ook privé, dan moet u dat privégebruik apart in rekening brengen en dus een deel van de aftrek corrigeren. Bij een dure aankoop kan de aftrek later worden herzien als het gebruik verandert, dus leg uw oorspronkelijke bedoeling vast.
Dien een suppletieaangifte in via het ondernemersportaal. Binnen bepaalde grenzen kan dat zonder boete, mits u het zelf meldt voordat de Belastingdienst iets opmerkt. Leg uit wat er mis ging en bewaar de correctie bij uw administratie. Gaat het om een groot bedrag of om meerdere tijdvakken, vraag dan eerst advies aan uw accountant.
Informatiepagina: de aangifte dient u bij de Belastingdienst in; 4invoices levert pdf-facturen.
