e-Facturatie Peppol / SI-UBL 2.0

Wat de overheid verlangt

Op grond van een Europese richtlijn moeten Nederlandse overheidsinstanties elektronische facturen in een gestructureerd formaat kunnen ontvangen. Voor de rijksoverheid is dat al jaren de norm, en ook gemeenten, provincies en waterschappen werken ermee. Een pdf per e-mail wordt vaak niet meer geaccepteerd. Wie een overheidsopdracht uitvoert, moet dus zorgen dat de factuur als bestand met een vaste structuur binnenkomt.

Het Nederlandse formaat heet SI-UBL, afgeleid van UBL, de Universal Business Language. Daarnaast bestaat er het Peppol-netwerk, waarin organisaties elektronische documenten uitwisselen via erkende toegangspunten. Welke route een overheidsklant verlangt, staat in de inkoopvoorwaarden of in de opdrachtbevestiging. Vraag het vooraf, want de technische eisen verschillen per organisatie.

Een belangrijk onderscheid: de verplichting richt zich op de ontvangst door de overheid. Voor leveranciers komt het erop neer dat zij een route moeten kiezen om hun facturen in het juiste formaat te versturen. Dat kan via een eigen boekhoudpakket met e-facturatie, via een dienstverlener of via het portaal van de opdrachtgever.

Een praktijkvoorbeeld: een ICT-bureau levert drie maanden consultancy aan een ministerie en stuurt een pdf met een overboekingsverzoek. De crediteurenafdeling kan dit document niet automatisch inlezen, stuurt het terug en de betaling schuift een maand op. Had het bureau vooraf het ontvangstkanaal en de referenties gecontroleerd, dan was de betaling binnen de termijn gebeurd. Het loont dus om de factuurroute vóór de eerste declaratie te regelen.

Hoe Peppol werkt

Peppol is een netwerk met vier hoeken. Uw systeem stuurt de factuur naar uw access point, dat verzendt hem door naar het access point van de ontvanger, dat hem aflevert bij het systeem van de klant. Beide partijen hebben een Peppol-identificatie nodig, vaak gebaseerd op het KvK-nummer of op een overheidsidentificatie. Het netwerk zorgt voor betrouwbare aflevering en een statusbericht.

Er zijn veel aanbieders van access points. Ze verschillen in prijs, in ondersteunde documenttypen en in de manier waarop u uw boekhouding koppelt. Kies er een die past bij uw volume en bij uw boekhoudpakket. Voor een zzp'er met enkele overheidsfacturen per jaar volstaat soms een eenvoudige webomgeving waarin u een factuur invult en verstuurt.

De inhoud van een Peppol-factuur is gestructureerd: bedragen, btw-tarieven, bankgegevens en referenties staan in vaste velden. Dat maakt automatische verwerking mogelijk, maar het betekent ook dat fouten in de gegevens sneller worden afgewezen. Controleer dus vooraf het inkoopordernummer of de referentie die de overheidsklant eist.

De Europese norm waar zowel SI-UBL als Peppol BIS op steunen, beschrijft de verplichte velden van een elektronische factuur. Een belangrijk onderdeel is de koppeling met de betalingsgegevens: IBAN, betalingskenmerk en vervaldatum staan in vaste elementen. Daardoor kan de ontvanger de betaling automatisch klaarzetten, zonder dat iemand de gegevens overtypt. Dat verklaart waarom foutieve velden zo snel tot afwijzing leiden.

Wat u als leverancier praktisch regelt

Begin met de vraag: wie is mijn opdrachtgever, en welk kanaal vraagt hij? Sommige organisaties accepteren facturen via hun eigen portaal, andere uitsluitend via Peppol. Vraag om het exacte identificatienummer van de ontvanger, een referentiekenmerk en eventueel een contactpersoon voor afwijkingen.

Controleer vervolgens of uw huidige boekhoudsoftware een export in UBL of Peppol-formaat kan maken. Zo niet, dan kunt u overwegen over te stappen of een tussenpartij in te schakelen. Overweeg de kosten per factuur: bij een klein volume is een dienst per factuur goedkoper dan een abonnement.

Test met een proeffactuur. Stuur een kleine factuur en vraag de klant of de verwerking correct verliep. Zo ontdekt u foutmeldingen voordat het om een groot bedrag gaat. Leg daarna vast welke velden de overheidsklant nodig heeft, zodat latere facturen direct goed zijn.

Vraag ook naar de bewaring. Een gestructureerde factuur is het officiële document; een eventuele pdf-weergave is slechts een leesbare kopie. Bewaar dus het XML-bestand zelf zeven jaar, naast de pdf. Sommige access points slaan de berichten zelf op, maar controleer hoe lang, want na het einde van een abonnement kan toegang tot oudere facturen verdwijnen.

Ontwikkelingen in B2B en in de EU

Voor facturen tussen bedrijven is in Nederland op dit moment geen algemene verplichting tot e-facturatie. Toch loopt het gebruik op, en de Europese Unie werkt aan voorstellen die elektronische facturatie voor btw-doeleinden verder stimuleren. Houd de berichtgeving van de Belastingdienst en de Rijksoverheid in de gaten, want de situatie kan veranderen.

Buurlanden gaan verder. België voert verplichte B2B-e-facturatie in via Peppol, en Duitsland kent voor bedrijven een gefaseerde verplichting voor elektronische facturen. Wie zaken doet over de grens, moet dus voorbereid zijn op meerdere formaten. Controleer altijd de actuele regels van het land van uw klant.

Voor ondernemers die grensoverschrijdend werken, loont het om vroeg een access point te kiezen dat meerdere landen ondersteunt. Een klant in Duitsland of België kan om hetzelfde Peppol-kanaal vragen, en één verbinding voor al uw facturen is eenvoudiger te beheren dan drie aparte koppelingen. Vraag aanbieders uitdrukkelijk naar de ondersteunde formaten per land.

Wie als eerste een Peppol-verbinding heeft, wint tijd bij een volgende aanbesteding. Aanbestedende diensten vragen vaak al bij de inschrijving of u gestructureerd kunt factureren, en een kant-en-klaar antwoord is een praktisch voordeel.

Wat 4invoices en 4notify hierbij bieden

4invoices maakt pdf-facturen met een archief. Het verstuurt of ontvangt geen Peppol-facturen en maakt geen SI-UBL-bestanden. Voor facturen aan de overheid kiest u dus een access point of het portaal van uw opdrachtgever.

4notify kan e-mail- of sms-berichten verzenden die u zelf schrijft, bijvoorbeeld een bevestiging aan uw klant. De status van een Peppol-factuur ziet u in het systeem van uw access point, niet in 4b2b.

Voor leveringen aan de overheid wel: overheidsinstanties moeten gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen, en leveranciers moeten die dus aanleveren. Tussen bedrijven onderling is e-facturatie niet algemeen verplicht, al vragen grote klanten er steeds vaker om. Controleer de inkoopvoorwaarden van uw opdrachtgever en volg de berichtgeving van de Rijksoverheid voor wijzigingen.

SI-UBL is het Nederlandse factuurformaat, gebaseerd op UBL. Peppol is een netwerk waarmee u zulke documenten betrouwbaar naar de ontvanger stuurt. Ze vullen elkaar aan: u maakt een factuur in een formaat als UBL en verstuurt die via een Peppol access point. Sommige opdrachtgevers accepteren ook alleen het bestand via een eigen portaal.

Alleen als uw opdrachtgever dat verlangt of als u regelmatig e-facturen verstuurt. Voor incidentele overheidsfacturen kan een webportaal van de klant volstaan. Een access point kiest u op basis van prijs, ondersteunde documenttypen en de koppeling met uw boekhouding. Bespreek eerst met de klant welk kanaal hij accepteert, en test met een proeffactuur.

Een pdf alleen wordt door veel overheidsinstanties niet meer geaccepteerd als officiële factuur; meestal verwachten zij een gestructureerd bestand. Vraag bij elke opdracht welk kanaal de klant accepteert, zodat uw betaling niet vertraagt doordat de factuur niet automatisch kan worden verwerkt. Een pdf kunt u wel als leesbare kopie meesturen.

Peppol: overzicht

Informatiepagina: geen Peppol-koppeling; pdf-facturen met archief.