btw binnen EU — OSS, ICP-opgaaf en verleggingsregeling

Zakelijke leveringen van goederen: nultarief en ICP-opgaaf

Levert u goederen aan een ondernemer in een andere lidstaat, dan kunt u onder voorwaarden 0 % btw toepassen. De afnemer moet een geldig btw-identificatienummer hebben, de goederen moeten fysiek naar een andere lidstaat worden vervoerd, en u moet dat bewijzen met vervoersdocumenten. De afnemer rekent in zijn eigen land de btw aan, via de zogeheten intracommunautaire verwerving.

Elke zo'n levering meldt u in de opgaaf intracommunautaire prestaties, kort ICP-opgaaf. Die dient u in per kwartaal, uiterlijk aan het einde van de maand na het kwartaal; in bepaalde gevallen is een maandelijkse opgaaf nodig. Ook zakelijke diensten met verlegde btw vallen onder de ICP-opgaaf. Een ontbrekende of onjuiste opgaaf kan leiden tot een boete.

Controleer vóór elke levering of het btw-nummer van de klant geldig is. Het VIES-systeem van de Europese Commissie toont of een nummer actief is. Bewaar een bevestiging bij de factuur. Is het nummer ongeldig, dan mag u het nultarief niet toepassen en moet u Nederlandse btw rekenen, tenzij u kunt aantonen dat u te goeder trouw was.

Een voorbeeld van een lastig geval: een Nederlandse groothandel koopt goederen in Polen, laat ze rechtstreeks naar een klant in Frankrijk leveren en factureert beide partijen. Zulke ketentransacties kennen aparte regels over welke levering de intracommunautaire is. Een foutieve toepassing kan het nultarief kosten, dus laat zulke situaties vooraf doorlichten door een adviseur.

Zakelijke diensten en de verleggingsregeling

Bij diensten aan een ondernemer in een andere lidstaat is de dienst in de regel belast in het land van de afnemer. U rekent dan geen Nederlandse btw, maar vermeldt op de factuur dat de btw is verlegd, met het btw-nummer van de klant. De klant geeft de btw in zijn eigen aangifte aan en trekt haar meteen af, waardoor er per saldo meestal niets te betalen is.

Een voorbeeld: een Nederlands softwarebedrijf levert een jaarabonnement aan een Belgische onderneming met btw-nummer. Op de factuur staat 0 %, het btw-nummer van de klant en de vermelding dat de btw is verlegd. In de btw-aangifte staat de omzet in de rubriek voor leveringen aan ondernemers in de EU, en de dienst komt ook in de ICP-opgaaf.

Voor sommige diensten gelden uitzonderingen. Diensten die aan onroerend goed zijn gebonden, vervoer van personen en toegang tot evenementen volgen eigen regels. Als u twijfelt of de plaats van de dienst in Nederland of elders ligt, raadpleeg dan de Belastingdienst of een adviseur voordat u de factuur verstuurt.

Let op de volledigheid van de factuur bij verlegging. Ontbreekt het btw-nummer van de klant of de vermelding dat de btw is verlegd, dan kan de Belastingdienst stellen dat u gewoon Nederlandse btw verschuldigd bent. De klant kan in dat geval zijn aftrek in zijn eigen land mislopen en komt bij u terug met een correctieverzoek.

Verkoop aan consumenten en het OSS

Verkoopt u op afstand goederen aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt een gezamenlijke drempel van 10.000 euro per jaar voor alle lidstaten samen. Blijft u eronder, dan rekent u Nederlandse btw. Gaat u erboven, dan moet u de btw van het land van de consument rekenen. Dat kan zonder registratie in elk land via de One Stop Shop (OSS).

Bij het OSS dient u per kwartaal één aangifte in bij de Belastingdienst, met de omzet en btw per lidstaat, en betaalt u het totaalbedrag in Nederland. De Belastingdienst verdeelt het bedrag over de betreffende lidstaten. De aangifte moet uiterlijk aan het einde van de maand na het kwartaal binnen zijn. Houd per land de omzet en het toepasselijke tarief bij.

Voor kleine zendingen van buiten de EU bestaat daarnaast het import-OSS (IOSS), voor zendingen met een waarde tot 150 euro. Het is bedoeld voor verkopers die naar EU-consumenten verzenden vanuit derde landen. Wie alleen binnen de EU verkoopt, heeft er niets mee te maken.

Retouren en annuleringen horen ook in de OSS-aangifte. Een geretourneerde bestelling vermindert de omzet van het tijdvak waarin de creditnota is gemaakt. Verwerk dit consequent, zodat de aangifte aansluit bij uw boekhouding. Wie veel retourneert, ziet anders een afwijking tussen verkocht en aangegeven bedrag.

Praktische fouten en hoe u ze voorkomt

Veelvoorkomende fouten zijn het toepassen van het nultarief zonder vervoersbewijs, het niet controleren van het btw-nummer, een vergeten ICP-opgaaf en het negeren van de OSS-drempel bij een groeiende webshop. Voorkom dit met een vaste checklist per grensoverschrijdende factuur: btw-nummer gecontroleerd, vervoersbewijs aanwezig, opgaaf ingepland.

Een webshop die plotseling groeit in Duitsland, kan ongemerkt de drempel overschrijden. Volg daarom maandelijks uw EU-consumentenomzet. Boven de drempel gaan de btw-regels van het land van de klant gelden vanaf de levering waarmee u de drempel overschrijdt, niet vanaf het volgende jaar.

Bewaar alle bewijsstukken zeven jaar. Een controle kan jaren later komen, en de bewijslast voor het nultarief ligt bij u. Digitale kopieën van vrachtbrieven, bevestigingen van het btw-nummer en bankbetalingen zijn voldoende, mits ze goed gearchiveerd zijn.

Kleine ondernemers kunnen sinds 2025 onder voorwaarden gebruikmaken van een EU-KOR voor grensoverschrijdende omzet. De voorwaarden zijn specifiek en de regeling verschilt per lidstaat, dus vraag de Belastingdienst naar de actuele stand voordat u er gebruik van maakt.

Wat 4invoices en 4softerp wel en niet doen

In 4invoices vult u het btw-nummer van de klant, het tarief en de vermelding van verlegde btw zelf in op de pdf-factuur. Het product detecteert geen intracommunautaire leveringen en maakt geen ICP-opgaaf.

4softerp is een algemene administratie. Geen van beide producten dient OSS-aangiften in of stuurt iets naar de Belastingdienst. Aangiften regelt u zelf of via uw adviseur.

Bij diensten aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat is de dienst in de regel in het land van de klant belast. U factureert dan zonder Nederlandse btw, vermeldt het btw-nummer van de klant en de tekst dat de btw is verlegd, en neemt de levering op in de ICP-opgaaf. Voor bepaalde diensten gelden uitzonderingen.

Het is een gezamenlijke jaaromzet van 10.000 euro aan afstandsverkopen aan consumenten in andere lidstaten. Blijft u eronder, dan rekent u Nederlandse btw. Gaat u erboven, dan geldt de btw van het land van de klant, die u via de One Stop Shop in één aangifte per kwartaal bij de Belastingdienst afdraagt.

Doorgaans per kwartaal, uiterlijk aan het einde van de maand na het kwartaal. Bij een hoge omzet aan intracommunautaire leveringen kan de Belastingdienst een maandelijkse opgaaf vragen. De opgaaf bevat het btw-nummer van elke klant en het bedrag van de leveringen of diensten. Controleer de actuele regels op de website van de Belastingdienst.

Dan mag u het nultarief niet toepassen en moet u Nederlandse btw rekenen, tenzij u kunt aantonen dat u het nummer te goeder trouw heeft gecontroleerd. Daarom is het verstandig vóór elke levering het nummer in VIES te controleren en een bevestiging te bewaren. Corrigeer de factuur zodra u de fout ontdekt.

EU-btw: overzicht

Informatiepagina: OSS, ICP-opgaaf en verlegging lopen via de Belastingdienst; 4invoices levert pdf-facturen.