België, Luxemburg en Duitsland zijn de belangrijkste buren van Nederland, en leveringen daarheen vallen onder de EU-regels met nultarief en ICP-opgaaf voor zakelijke klanten. De tarieven verschillen: Duitsland kent een standaardtarief van 19 %, België 21 % en Luxemburg 17 %. Documenten en afspraken moeten daarop zijn afgestemd.
De btw-tarieven verschillen per land. In Nederland geldt 21 %, in België eveneens 21 %, in Duitsland 19 % en in Luxemburg 17 %. Voor zakelijke leveringen aan een klant met een geldig btw-nummer past u in de regel het nultarief toe, en meldt u de levering in uw ICP-opgaaf. Voor consumenten gelden de OSS-regels, met een drempel van 10.000 euro voor alle EU-landen samen.
Duitse en Belgische klanten verwachten een factuur met het juiste btw-nummer en de vermelding van de verlegging of de intracommunautaire levering. In Duitsland spreekt men over USt-IdNr., in België over het btw-nummer met de landcode BE. Controleer het nummer in VIES vóór de levering en bewaar de bevestiging bij uw dossier.
Wilt u goederen in een Duitse of Belgische opslag zetten, bijvoorbeeld bij een fulfilmentcentrum, dan kan een lokale btw-registratie nodig zijn. Dit geldt ook voor verkoop via platforms met voorraad in het buitenland. Laat dit vooraf beoordelen, want een vergeten registratie kan leiden tot naheffingen met boete.
Een rekenvoorbeeld: een Nederlandse groothandel verkoopt voor 50.000 euro aan een Duits bedrijf met geldig btw-nummer. Hij factureert 50.000 euro zonder btw, noemt beide btw-nummers en de vermelding van de intracommunautaire levering, bewaart de vrachtbrief en meldt het bedrag in de ICP-opgaaf. De Duitse klant geeft de Duitse btw aan en trekt haar af. Ontbreekt een van die stappen, dan kan de Belastingdienst 21 % naheffen.
In Luxemburg ligt het standaardtarief lager, op 17 %, wat de prijsstelling richting particuliere klanten beïnvloedt. Verkoopt u boven de OSS-drempel aan Luxemburgse consumenten, dan geldt dat lagere tarief voor die verkopen. Houd per land een tabel bij met tarieven en verlaagde categorieën, en werk die jaarlijks bij.
Duitsland voert gefaseerd verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven in: de ontvangstplicht geldt sinds 2025, de verplichting om zelf elektronisch te factureren volgt in later stadium met overgangstermijnen. Gangbare formaten zijn XRechnung en ZUGFeRD. Controleer de actuele fasering bij de Duitse autoriteiten voordat u factureert aan Duitse bedrijven.
België voert verplichte B2B-e-facturatie in via Peppol voor ondernemingen die in België gevestigd zijn; de precieze reikwijdte en data raadpleegt u bij de Belgische overheid. Een Nederlandse leverancier aan een Belgische klant moet nagaan of de klant een gestructureerde factuur verlangt, en welk kanaal daarvoor nodig is.
Betaalgewoonten verschillen. In Duitsland is koop op rekening en de SEPA-incasso gangbaar, in België is Bancontact de belangrijkste betaalmethode voor consumenten, en in Nederland iDEAL. Voor de zakelijke markt blijft de overschrijving met IBAN het gebruikelijke kanaal. Een Belgische factuur kent bovendien vaak een gestructureerde mededeling, een kenmerk met een vast patroon.
Voor een Duitse zakelijke klant is een volledige, op tijd verzonden factuur belangrijker dan een mooie lay-out. Vermeld de bestelreferentie, het leveradres en de prestatiedatum duidelijk. Duitse crediteurenafdelingen letten streng op deze gegevens, en een ontbrekende referentie leidt tot teruggestuurde facturen en weken vertraging.
Wie via een website aan Duitse klanten verkoopt, moet in de regel een Impressum plaatsen, met naam, adres, contactgegevens en registratiegegevens van de onderneming. Het ontbreken ervan kan leiden tot waarschuwingen door concurrenten. Ook de privacy- en cookie-informatie moet in het Duits beschikbaar zijn als u zich op Duitse klanten richt.
Voor verpakkingen gelden in Duitsland registratieverplichtingen onder de Verpackungsgesetz, waarbij producenten en verkopers zich bij het register moeten aanmelden. Overtreding kan tot verkoopverboden en boetes leiden. Informeer bij uw verpakkingsleverancier of brancheorganisatie welke regels gelden voor elk land waar u levert.
Belgische consumenten hebben dezelfde wettelijke bedenktijd als Nederlandse, maar nationale uitzonderingen en meldplichten kunnen verschillen. Als u veel consumenten bedient, loont een controle van de voorwaarden door een jurist die de lokale praktijk kent.
Voor goederen die in Duitsland worden verkocht aan consumenten gelden verder de Duitse regels over garantie en herroeping. Duitse consumenten hebben een wettelijk herroepingsrecht en verwachten eenvoudig retourneren. Een webshop die retourkosten onduidelijk communiceert, riskeert een waarschuwing. Neem de informatie in het Duits op in uw voorwaarden en op de bestelpagina.
Voor zakelijke communicatie is er geen wettelijke verplichting om in de taal van de klant te factureren, maar het scheelt veel tijd. Een Duitse crediteurenafdeling verwerkt een factuur met Duitse benamingen sneller, en een Franstalige klant in Wallonië of Luxemburg waardeert een Franse versie. Een tweetalige sjabloon kan voldoende zijn.
Leg afspraken vast in een raamovereenkomst, met leveringsvoorwaarden, betalingstermijn en toepasselijk recht. Voor Duitse en Belgische klanten kiest u vaak voor Nederlands recht of voor het recht van de klant. Een duidelijk gekozen forum voorkomt discussie als er een geschil ontstaat, en bespaart advocaatkosten.
Gebruik de nabijheid. Een bezoek aan een klant in Düsseldorf of Antwerpen kost een dag, en persoonlijke relaties werken in deze markten goed. Bouw daarom een vast contact op en plan jaarlijks een gesprek over volumes, prijzen en verwachtingen, naast de dagelijkse administratie.
Voor Duitsland kunnen ook beroepsregels en vergunningen verschillen, zeker in de bouw en techniek. Een Nederlandse installateur die in Duitsland werkt, moet nagaan welke kwalificaties daar vereist zijn. Raadpleeg de brancheorganisatie of de Kamer van Koophandel in het gebied waar u wilt werken.
In 4invoices schrijft u factuurteksten zelf in de gewenste taal en vult u btw-nummers en tarieven zelf in; het levert geen meertalige sjablonen met automatische btw-vermeldingen. De facturen staan als pdf in een archief.
4softerp is een algemene administratie voor meerdere bedrijven. Geen van beide detecteert intracommunautaire leveringen of maakt een ICP-opgaaf.
Houd bij het opzetten van een nieuwe klantrelatie een korte checklist aan: btw-nummer, factuurtaal, betalingstermijn, referentie en contactpersoon.
Facturen naar Duitsland moeten aan lokale verwachtingen voldoen en mijn sjabloon is Nederlandstalig.
Schrijf de factuurteksten zelf in de taal van de klant in 4invoices; meertalige sjablonen met automatische btw-vermeldingen levert het niet.
Leveringen naar België of Luxemburg worden niet als intracommunautair herkend in mijn administratie.
Of een levering intracommunautair is, bepaalt u met uw adviseur; 4invoices detecteert het niet en maakt geen ICP-opgaaf.
Ik bedien klanten in drie landen en wil de administratie per bedrijf scheiden.
4softerp ondersteunt een algemene administratie voor meerdere bedrijven, zodat u per entiteit boekt.
Online facturatie met pdf-facturen en een factuurarchief. Er wordt niet aangegeven bij de lokale belastingdienst; e-facturatie-integratie is alleen beschikbaar voor Roemenië.
Financieel ERP en boekhouding voor meerdere bedrijven. Lokale belastingaangiften zijn alleen beschikbaar voor Roemenië.
Voor een zakelijke levering aan een klant met geldig Duits btw-nummer rekent u in de regel 0 % en meldt u de levering in de ICP-opgaaf; de klant verwerkt de btw in Duitsland tegen het Duitse tarief van 19 % (standaard). Aan consumenten rekent u Nederlandse btw tot de OSS-drempel, daarboven de btw van Duitsland.
Beide landen voeren verplichte e-facturatie tussen bedrijven in, gefaseerd en met uiteenlopende data en reikwijdte. Controleer bij de Belgische en Duitse overheid de actuele stand voor uw situatie. Vraag ook aan uw klant welk formaat hij verwacht, want veel bedrijven vragen nu al om gestructureerde facturen via Peppol of XRechnung.
Als u zich richt op Duitse klanten, is een Impressum met naam, adres, contactgegevens en registratiegegevens van uw onderneming in de regel verplicht en moet het eenvoudig te vinden zijn. Zonder Impressum kunnen concurrenten waarschuwingen sturen. Laat uw website beoordelen door een jurist die bekend is met het Duitse recht als u een grote Duitse klantenkring heeft.
Niet bij gewone zakelijke levering met nultarief. Wel kan een registratie nodig zijn als u goederen in het land opslaat, lokaal werk verricht of boven de OSS-drempel aan consumenten verkoopt zonder het OSS te gebruiken. Laat de situatie vooraf beoordelen door een adviseur, want het ontbreken van een registratie leidt tot naheffingen.
Informatiepagina: pdf-facturen; de btw-behandeling per land bepaalt u zelf.
