Import en export buiten de EU

EORI-nummer en douane als startpunt

Voor elke handeling met de douane hebt u een EORI-nummer nodig, het Europese registratie- en identificatienummer voor marktdeelnemers. In Nederland vraagt u het aan bij de Douane. Het nummer staat op uw aangiften en op de documenten van uw expediteur. Zonder EORI kunt u geen aangifte doen, dus regel dit vóór uw eerste zending.

Veel ondernemers laten de aangifte doen door een expediteur of douane-agent, die namens hen optreedt. Dat is handig, omdat de regels voor tariefindeling, waarde en oorsprong ingewikkeld zijn. U blijft echter verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aanlevert, dus controleer de omschrijving, de waarde en de oorsprong van de goederen.

Is uw handel regelmatig en omvangrijk, dan kan een status als Authorised Economic Operator (AEO) of een vergunning voor vereenvoudigde procedures voordelen bieden, zoals minder controles en snellere afhandeling. De aanvraag vraagt een eigen intern systeem en een gedegen administratie, dus het loont pas bij voldoende volume.

Een voorbeeld: een Nederlands bedrijf importeert elektronische componenten uit Azië. De expediteur meldt de zending aan met een tariefcode, waarde en oorsprong. Klopt de code niet, dan stelt de Douane later een navordering vast over meerdere jaren. Vraag daarom desnoods vooraf een bindende tariefinlichting aan, waarmee u zekerheid krijgt over de juiste indeling voor een productgroep.

Invoer: rechten, btw en oorsprong

Bij invoer van buiten de EU betaalt u invoerrechten op basis van de tariefindeling van het product, de douanewaarde en de oorsprong. De tariefindeling volgt het gemeenschappelijk douanetarief; de code bestaat uit een reeks cijfers die het product omschrijft. Een verkeerde code leidt tot te hoge of te lage rechten en kan later door de Douane worden gecorrigeerd.

Daarnaast betaalt u btw over de invoer, tegen het gewone tarief. In Nederland bestaat voor ondernemers de mogelijkheid van een artikel 23-vergunning, waarbij de invoer-btw niet bij de grens wordt betaald maar in uw btw-aangifte wordt verlegd. Dat scheelt voorfinanciering, vooral bij grote zendingen. De vergunning vraagt u aan bij de Douane.

Voor sommige landen bestaan handelsakkoorden die lagere of nul invoerrechten mogelijk maken, op basis van een bewijs van preferentiële oorsprong. Voor het gebruik daarvan is een oorsprongsverklaring van de leverancier nodig. Controleer vooraf bij de Douane of het akkoord van toepassing is en welke documenten zij verlangt.

Uitvoer en het nultarief

Bij uitvoer van goederen naar een land buiten de EU is de levering in de regel belast met 0 % btw. Voorwaarde is dat u kunt aantonen dat de goederen het douanegebied van de EU hebben verlaten. Het bewijs is meestal de elektronische uitvoeraangifte met de vermelding dat de goederen zijn uitgevoerd, aangevuld met vervoersdocumenten.

Voor sommige goederen, zoals strategische goederen met mogelijk militair gebruik, is een uitvoervergunning nodig. Informeer bij de Douane of de overheid of uw producten daaronder vallen, vooral bij technologie, chemie en elektronica. Een zending zonder vereiste vergunning kan worden tegengehouden en tot sancties leiden.

Let ook op sancties en handelsbeperkingen. Voor bepaalde landen en personen gelden embargo's, en leveringen eraan kunnen verboden zijn. Controleer uw klant en uw bestemmingsland tegen de actuele sanctielijsten voordat u een order accepteert, en leg de controle schriftelijk vast.

Bewaar bij uitvoer alle stukken die de reis van de goederen aantonen: handelsfactuur, vrachtbrief, de afgesloten uitvoeraangifte en de ontvangstbevestiging van de klant. Ontbreken stukken, dan is het nultarief kwetsbaar. Een digitale map per zending, met een vaste naamgeving, houdt het beheersbaar en voorkomt dat u bij een controle dagen kwijt bent aan zoeken.

Afspraken met klant en vervoerder

De Incoterms bepalen wie wanneer verantwoordelijk is voor transport, verzekering, douaneformaliteiten en kosten. Bij afspraken als DAP of DDP is de verkoper veel meer verantwoordelijk dan bij FCA of EXW. Kies de afspraak bewust, want een misverstand kan leiden tot onverwachte kosten of tot een zending die in de haven blijft liggen.

Spreek met uw klant af wie de invoerrechten en btw in het land van bestemming betaalt. Een klant die bij aflevering plotseling heffingen moet betalen, weigert soms de zending, en dan zit u met retourkosten. Noem de afspraak op de factuur en in de bevestiging van de order.

Vraag uw vervoerder naar de doorlooptijd en de documenten die de zending begeleiden: een handelsfactuur, een paklijst, eventueel een oorsprongscertificaat en transportdocumenten. Een onvolledig document is de meest voorkomende oorzaak van vertraging aan de grens. Een checklist per bestemming helpt om niets te vergeten.

Een goede verzekering voor het transport is onmisbaar. Schade, diefstal of vertraging op langere trajecten komt voor, en de aansprakelijkheid van de vervoerder is vaak beperkt tot een laag bedrag per kilo. Controleer of de Incoterm-afspraak aangeeft wie de goederen verzekert en voor welke waarde, en vraag een polis die past bij de aard van de zending.

Verschillen met handel binnen de EU en na de brexit

Handel met het Verenigd Koninkrijk valt sinds de brexit onder dezelfde douaneregels als handel met andere derde landen. Dat betekent aangiftes, mogelijk rechten en aanvullende vereisten voor bepaalde producten. Leveringen die vroeger zonder formaliteiten gingen, vragen nu voorbereiding, vooral bij versproducten en producten die aan veterinaire of fytosanitaire controles zijn onderworpen.

Verwar import en export niet met intracommunautaire handel. Een levering aan een klant in Duitsland valt onder de regels voor de interne markt en niet onder de douaneformaliteiten voor derde landen. Controleer altijd eerst of de bestemming in de EU ligt, want de administratieve werkwijze verschilt fundamenteel.

Wat 4softerp en 4notify hierbij doen

4softerp is een algemene financiële administratie voor meerdere bedrijven. U kunt er uw in- en verkoop in boeken, maar het maakt geen douane- of logistieke documenten.

4notify verstuurt sms- en e-mailberichten vanuit uw account, bijvoorbeeld een statusbericht dat u zelf schrijft. Meertalige sjablonen of een automatische leveringsstatus bestaan niet.

Ja, voor aangiften bij de Douane in de EU hebt u een EORI-nummer nodig. Vraag het aan bij de Douane voordat u uw eerste zending naar een land buiten de EU verstuurt. Zonder nummer kunt u zelf of via uw expediteur geen aangifte indienen, en blijft de zending liggen. Het nummer is gratis en wordt snel afgegeven.

Bij uitvoer van goederen buiten de EU past u in de regel het nultarief toe, mits u bewijst dat de goederen het EU-gebied hebben verlaten. Zonder bewijs kan de Belastingdienst alsnog 21 % btw heffen. Bewaar daarom de elektronische uitvoeraangifte en de vervoersdocumenten bij de factuur, minimaal zeven jaar lang.

Het is een Nederlandse btw-vergunning waarmee de btw op invoer niet aan de grens wordt betaald, maar in uw gewone btw-aangifte wordt verlegd. Dat voorkomt voorfinanciering van de btw bij grote zendingen. U vraagt de vergunning aan bij de Douane en moet voldoen aan voorwaarden, zoals een geordende en controleerbare administratie.

Ja, het Verenigd Koninkrijk geldt sinds de brexit als derde land. Dat betekent douaneaangiften, mogelijk invoerrechten en extra eisen voor bepaalde producten. Bereid uw zendingen voor met de juiste documenten en vraag uw expediteur naar de actuele eisen. Handelsakkoorden kunnen rechten beperken, maar vragen wel een bewijs van oorsprong van de goederen.

Import en export: overzicht

Informatiepagina: algemene boekhouding en zelf geschreven berichten; geen douanedocumenten.