EU interne markt

De vier vrijheden in de praktijk

De interne markt rust op het vrije verkeer van goederen, diensten, kapitaal en personen. Voor een Nederlandse ondernemer betekent dat concreet: een product dat in Nederland rechtmatig op de markt is, mag in principe in elke andere lidstaat worden verkocht, en een dienstverlener mag tijdelijk in een andere lidstaat werken zonder daar een vestiging te openen. Producten moeten wel aan de Europese eisen voldoen, zoals de CE-markering waar die verplicht is.

Binnen de douane-unie wordt er geen douane geheven op goederen die van de ene lidstaat naar de andere gaan, en er zijn geen douaneaangiften nodig. Dat verschilt fundamenteel van handel met landen buiten de EU. Een webshop in Utrecht die naar Gent verzendt, doet dat zonder invoerrechten, al blijft de btw-behandeling afhankelijk van wie de klant is.

Ook voor kapitaal en betalingen geldt het principe van een open markt. SEPA zorgt ervoor dat een overboeking in euro naar een buitenlandse rekening binnen de eurozone niet duurder mag zijn dan een binnenlandse. Voor ondernemers die in meerdere landen verkopen, scheelt dat aanzienlijk in bankkosten en administratie.

Voor kleine ondernemers is het belangrijkste voordeel de schaal: een afzetmarkt van honderden miljoenen consumenten zonder douane. Het nadeel is dat u met meer concurrenten te maken krijgt. Een Nederlandse speciaalzaak die online aan Duitsland gaat verkopen, ontmoet bestaande aanbieders met lagere prijzen, en moet dus op iets anders opvallen, bijvoorbeeld service, specialisatie of levertijd.

Wat de interne markt niet wegneemt

De btw blijft een nationale belasting. Elke lidstaat bepaalt zelf zijn tarieven, en bij verkoop aan particuliere klanten in een ander land gelden bijzondere regels. Ook arbeidsrecht, consumentenrecht en veel sectorregels verschillen per land. Een contract dat in Nederland volledig rechtsgeldig is, kan in Duitsland strengere eisen aan algemene voorwaarden krijgen.

Taal en gebruiken blijven ook belangrijk. Een Duitse klant verwacht vaak een factuur met een vermelding van zijn eigen btw-nummer, en een Franse klant kan om een Franstalig document vragen. Er is geen Europese verplichting om in een bepaalde taal te factureren, maar wie de taal van de klant gebruikt, krijgt sneller betaald.

Productregels leveren in de praktijk het meeste werk. Verpakkingsregistraties, elektronica-afvalregelingen, etikettering en veiligheidsvoorschriften worden vaak per land georganiseerd. Raadpleeg voor uw product de informatie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en van de brancheorganisatie, voordat u een pallet naar het buitenland stuurt.

Praktisch beginnen met verkopen over de grens

Begin met de vraag: aan wie verkoop ik, en wat? Zakelijke klanten met een geldig btw-nummer vragen om een andere factuur dan consumenten. Controleer het nummer in VIES, vermeld beide nummers op de factuur en pas het nultarief toe voor een intracommunautaire levering, mits u de goederen aantoonbaar vervoert naar een andere lidstaat. De details volgen op de pagina over OSS en ICP-opgaaf.

Een voorbeeld: een Nederlandse fabrikant van fietsonderdelen levert aan een winkelketen in Duitsland. De fabrikant controleert het Duitse btw-nummer, factureert tegen 0 % met de vermelding van de intracommunautaire levering en bewaart de vrachtbrief als bewijs. Daarna meldt hij de levering in de ICP-opgaaf. Zonder dat bewijs kan de Belastingdienst alsnog Nederlandse btw heffen.

Spreek ook de leveringsvoorwaarden af. Wie draagt het transportrisico, wie betaalt de verzekering en wanneer gaat de eigendom over? De Incoterms bieden een standaardtaal voor dit soort afspraken, en een onduidelijke afspraak veroorzaakt bij beschadigde zendingen vaak een langdurige discussie met de klant.

Maak voor elk exportland een korte fiche met btw-tarief, verplichte vermeldingen op de factuur, gangbare betaalmethoden en retourregels. Zo'n document van één pagina per land kost een middag werk en voorkomt dat medewerkers telkens opnieuw dezelfde vragen moeten stellen. Werk het jaarlijks bij, want tarieven en regels wijzigen.

Dienstverlening en vestiging in een andere lidstaat

Een dienstverlener kan tijdelijk in een andere lidstaat werken, bijvoorbeeld een Nederlands adviesbureau dat een project in België uitvoert. In veel gevallen is geen vestiging nodig, maar gereglementeerde beroepen kennen eigen erkenningsregels. Een architect, advocaat of arts moet zijn kwalificaties laten erkennen, en voor het uitvoeren van werk gelden soms meldplichten.

Wilt u zich structureel in een ander land vestigen, dan kunt u een filiaal openen of een lokale vennootschap oprichten. Beide hebben fiscale gevolgen. Een vaste inrichting kan leiden tot belastingplicht in het buitenland, en een lokale vennootschap vraagt eigen boekhouding en jaarrekening. Laat de keuze vooraf beoordelen door een adviseur met kennis van beide landen.

Het Europese portaal Your Europe en het Single Digital Gateway bieden praktische informatie over procedures per land. Bij problemen met een buitenlandse overheid of een belemmering op de interne markt kan het netwerk SOLVIT helpen. Het is gratis en bedoeld voor problemen die voortkomen uit onjuiste toepassing van EU-regels.

Gegevens, privacy en documenten

Wie in de EU zaken doet, verwerkt vaak persoonsgegevens van klanten in meerdere landen. De AVG geldt in alle lidstaten, wat het eenvoudiger maakt dan in een situatie met verschillende nationale regels. Uw verwerkersovereenkomsten, privacyverklaring en verwerkingsregister blijven nodig, ook als u alleen via een webshop verkoopt.

Documentbeheer wordt belangrijker naarmate u meer landen bedient. Bewaar per transactie de factuur, het bewijs van vervoer, het btw-nummer van de klant en eventuele correspondentie. Zo kunt u bij een controle in Nederland of in een andere lidstaat laten zien dat uw btw-behandeling klopte.

Wat 4softerp en 4invoices bieden

4invoices maakt pdf-facturen, waarop u het btw-nummer van de klant en het toegepaste tarief zelf invult, en bewaart ze in een archief. Het levert geen Peppol- of UBL-uitvoer. 4softerp is een algemene financiële administratie voor meerdere bedrijven, bruikbaar als u in meerdere entiteiten boekt.

Een volledige documentketen van offerte tot betaling en koppelingen met buitenlandse overheden zijn niet inbegrepen. Welk factuurformaat uw EU-klant vraagt, stemt u met hem af.

Nee. Binnen de EU geldt een douane-unie, dus er worden geen douanerechten geheven op goederen die van Nederland naar België gaan. Er kan wel btw verschuldigd zijn, afhankelijk van wie de klant is. Bij een zakelijke klant met geldig btw-nummer past u meestal het nultarief toe voor de intracommunautaire levering, mits u het vervoer kunt aantonen.

Niet altijd. Bij zakelijke levering aan een klant met een btw-nummer is registratie meestal niet nodig. Bij verkoop aan consumenten boven de EU-drempel moet u de btw van het land van de klant afdragen, wat u via OSS kunt regelen. Bij opslag van goederen in het buitenland, of werk ter plaatse, kan wel een lokale registratie nodig zijn.

In veel gevallen wel, maar voor consumenten geldt dat het consumentenrecht van het land van de klant dwingend kan zijn. Voor zakelijke klanten is er meer vrijheid, maar bepalingen kunnen in het land van de klant onredelijk worden geacht. Laat uw voorwaarden toetsen als u veel buitenlandse klanten hebt, en houd rekening met taal.

SOLVIT is een gratis Europees netwerk dat helpt bij problemen met buitenlandse overheidsinstanties, wanneer uw EU-rechten niet goed worden toegepast. Daarnaast bieden de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, de KvK en brancheorganisaties informatie over exporteren naar andere lidstaten. Een adviseur met kennis van het betreffende land kan procedures versnellen en fouten voorkomen.

EU-markt: overzicht

Informatiepagina: pdf-facturen; geen Peppol/UBL-uitvoer.