การทำเงินเดือนในประเทศไทยหมายถึงการหักเงินสมทบประกันสังคม 5 % ของลูกจ้างตามเพดานค่าจ้าง บวกส่วนของนายจ้างอีก 5 % หักภาษีเงินได้ และนำส่งทั้งเงินสมทบและ ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน ลูกจ้างใหม่ต้องแจ้งสำนักงานประกันสังคม และสิ้นปีต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้ลูกจ้างทุกคน
พระราชบัญญัติประกันสังคมกำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างขึ้นทะเบียนกับสำนักงานประกันสังคมและจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุน ลูกจ้างจ่าย 5 % ของค่าจ้าง และนายจ้างจ่ายสมทบอีก 5 % โดยคิดจากค่าจ้างไม่เกินเพดานที่กฎหมายกำหนด เพราะเพดานกำหนดโดยกฎกระทรวงและมีการปรับเป็นช่วง ๆ จึงควรขอตัวเลขเพดานและเงินสมทบสูงสุดปัจจุบันจากสำนักงานประกันสังคม ไม่ใช่จากสลิปเก่า
เงินสมทบของแต่ละเดือนนำส่งสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป นายจ้างนำส่งทั้งสองส่วน นายจ้างหักส่วนของลูกจ้างจากเงินเดือนและไม่มีสิทธิเก็บไว้ เงินสมทบแสดงไว้ในสลิปเงินเดือนด้วย เพื่อให้ลูกจ้างเห็นว่าจ่ายไปเท่าใด
นอกจากกองทุนประกันสังคม นายจ้างยังจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเงินทดแทน โดยคิดเป็นร้อยละของค่าจ้างและโดยทั่วไปแจ้งเป็นรายปี ทั้งสองหน้าที่เริ่มตั้งแต่ลูกจ้างคนแรก จึงควรขึ้นทะเบียนทันทีที่เริ่มจ้าง
ตัวอย่างการคำนวณอย่างง่าย: ลูกจ้างได้เงินเดือน 12,000 บาท ซึ่งต่ำกว่าเพดาน เงินสมทบส่วนของลูกจ้างจึงเท่ากับ 5 % ของ 12,000 บาท คือ 600 บาท และนายจ้างจ่ายสมทบอีก 600 บาท รวมนำส่ง 1,200 บาท หากเงินเดือนสูงกว่าเพดาน เงินสมทบคิดจากเพดานเท่านั้น ไม่ใช่จากเงินเดือนเต็ม และตัวเลขเพดานที่ใช้ต้องมาจากประกาศปัจจุบัน
นายจ้างควรเก็บใบเสร็จการนำส่งเงินสมทบทุกเดือนไว้กับแฟ้มเงินเดือน เพราะหากลูกจ้างขอใช้สิทธิประกันสังคมภายหลัง สำนักงานอาจตรวจประวัติการส่งเงินสมทบ และหลักฐานของนายจ้างช่วยยืนยันได้ว่าส่งครบ
ลูกจ้างใหม่ต้องแจ้งเข้าที่สำนักงานประกันสังคมภายใน 30 วันนับแต่วันเริ่มงาน และลูกจ้างที่ลาออกต้องแจ้งออกภายในกำหนดเดียวกัน การไม่แจ้งอาจทำให้ลูกจ้างขาดความคุ้มครองและนายจ้างถูกปรับ จึงควรใส่ขั้นตอนนี้ในรายการตรวจสอบการรับพนักงานใหม่ ไม่ให้ขึ้นกับความจำของใครคนหนึ่ง
ลูกจ้างยังเลือกโรงพยาบาลตามสิทธิประกันสังคมเมื่อขึ้นทะเบียน นายจ้างควรแจ้งลูกจ้างว่าสิทธิรักษาใช้ที่ใด และเก็บสำเนาหลักฐานการขึ้นทะเบียนไว้ในแฟ้มประวัติพนักงาน
ลูกจ้างชาวต่างชาติที่มีใบอนุญาตทำงานโดยทั่วไปได้รับความคุ้มครองแบบเดียวกับลูกจ้างไทย แต่บางประเภทมีข้อยกเว้น ควรยืนยันกรณีของลูกจ้างต่างชาติแต่ละรายกับที่ปรึกษา
เมื่อลูกจ้างลาออก นอกจากการแจ้งออก ควรเก็บเอกสารยืนยันว่าส่งเงินสมทบครบถึงเดือนสุดท้ายแล้ว และแจ้งลูกจ้างว่าสิทธิประโยชน์บางอย่างยังคงอยู่ตามเงื่อนไขของกฎหมาย เพื่อไม่ให้เกิดข้อสงสัยภายหลัง
นายจ้างต้องหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจากเงินเดือน โดยประมาณภาษีทั้งปีจากเงินเดือนและค่าลดหย่อนของลูกจ้าง แล้วกระจายการหักตลอดปี ลูกจ้างเป็นผู้ให้ข้อมูลที่มีผลต่อค่าลดหย่อน เช่น สถานภาพสมรส บุตร เบี้ยประกัน และเงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
ภาษีที่หักไว้รายงานใน ภ.ง.ด.1 ทุกเดือน กำหนดยื่นวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และกรมสรรพากรมักให้เวลาเพิ่มสำหรับการยื่นออนไลน์ เมื่อสิ้นปี นายจ้างยื่นแบบสรุปประจำปี ภ.ง.ด.1ก โดยปกติภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ และออกหนังสือรับรองการหักภาษี 50 ทวิ ให้ลูกจ้างแสดงเงินได้และภาษีทั้งปี
โบนัส ค่าคอมมิชชัน และเงินที่จ่ายไม่สม่ำเสมอทำให้ภาพเปลี่ยนกลางปี ให้คำนวณใหม่เมื่อมีการจ่ายก้อนใหญ่ และเก็บเอกสารการคำนวณไว้ เพื่อให้ตัวเลขในสลิป แบบ และหนังสือรับรองตรงกัน
พนักงานที่มีรายได้อื่น เช่น โบนัสหรือค่าคอมมิชชัน อาจทำให้ภาษีที่ต้องหักต่อเดือนสูงขึ้นอย่างไม่คาดคิด นายจ้างควรอธิบายวิธีคิดให้พนักงานเข้าใจ เช่น ส่งตัวอย่างสลิปที่แสดงฐานเงินได้ ค่าลดหย่อน และภาษีที่หักไว้ เพื่อลดคำถามหลังจ่ายเงิน
พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานกำหนดมาตรฐานขั้นต่ำเรื่องชั่วโมงทำงาน ค่าล่วงเวลา วันหยุดพักผ่อนประจำปี วันหยุดตามประเพณี และวันลาป่วย นายจ้างต้องเก็บเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างของลูกจ้างแต่ละคน บันทึกวันทำงาน วันลา และการทำล่วงเวลาเป็นฐานของการคำนวณเงินเดือน และเป็นเอกสารที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานอาจตรวจ
สัญญาจ้าง สลิปเงินเดือน หลักฐานประกันสังคม และข้อมูลส่วนบุคคลต้องเก็บในแฟ้มประวัติที่เป็นระเบียบ ข้อมูลส่วนบุคคลในแฟ้มเหล่านี้อยู่ภายใต้ PDPA จึงควรจำกัดผู้เข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็น และไม่ส่งสลิปเงินเดือนไปอีเมลส่วนตัวโดยไม่มีมาตรการป้องกัน
เรื่องค่าชดเชย การบอกกล่าว และการเลิกจ้างเป็นหัวข้อแยกต่างหาก ก่อนเลิกจ้างพนักงาน ควรถามทนายความด้านแรงงานว่ากฎหมายใช้กับข้อเท็จจริงของคุณอย่างไร
บริษัทที่ใช้การทำงานล่วงเวลาเป็นประจำควรกำหนดขั้นตอนอนุมัติให้ชัด ใครสั่งงาน ใครบันทึกชั่วโมง และใครตรวจก่อนส่งให้ผู้ให้บริการเงินเดือน เพราะค่าล่วงเวลาที่ไม่มีหลักฐานอนุมัติเป็นสาเหตุที่พบบ่อยของข้อพิพาทกับพนักงานและข้อสังเกตจากผู้ตรวจแรงงาน
กำหนดจังหวะรายเดือนตายตัว เก็บบันทึกเวลา วันลา และล่วงเวลา ณ วันตัดยอด ส่งให้ผู้ให้บริการเงินเดือน ตรวจร่างสลิป อนุมัติการโอน และจ่ายเงินเดือนตามวันที่ตกลง จากนั้นนำส่งเงินสมทบประกันสังคมภายในวันที่ 15 และภาษีหัก ณ ที่จ่ายด้วย ภ.ง.ด.1 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป โดยยื่นออนไลน์เมื่อมีบริการ
แยกรายการประจำปีไว้ต่างหาก ได้แก่ การแจ้งเงินทดแทน ภ.ง.ด.1ก ช่วงสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ หนังสือรับรอง 50 ทวิ ของพนักงาน และการทบทวนโครงสร้างเงินเดือนปีใหม่ ใส่ไว้ในปฏิทินตั้งแต่เดือนมกราคมจะไม่ต้องรีบเร่งตอนใกล้กำหนด
สำหรับพนักงานใหม่ ให้ใช้รายการตรวจสอบสั้น ๆ ได้แก่ สัญญา แบบแจ้งค่าลดหย่อน การขึ้นทะเบียนประกันสังคม รายละเอียดบัญชีธนาคาร และประกาศความเป็นส่วนตัว สำหรับพนักงานที่ออก ทำย้อนกลับ ได้แก่ เงินเดือนงวดสุดท้าย วันลาสะสม การคืนอุปกรณ์ การแจ้งออกภายในกำหนด และการถอนสิทธิเข้าระบบ
4softhr เก็บบันทึกพนักงาน วันลา และใบบันทึกเวลาไว้ในที่เดียว ซึ่งให้ผู้ให้บริการเงินเดือนหรือนักบัญชีของคุณมีข้อมูลอ้างอิงที่เชื่อถือได้ ส่วน 4notify ส่ง SMS หรืออีเมลที่คุณเขียนเอง เช่น เพื่อให้พนักงานส่งใบลาก่อนกำหนด
4softhr ไม่คำนวณเงินเดือน เงินสมทบ หรือภาษีในประเทศไทย เพราะการคำนวณเงินเดือนมีให้เฉพาะโรมาเนีย ไม่ออกสลิปเงินเดือนหรือแบบ ภ.ง.ด.1 ของไทย และไม่ขึ้นทะเบียนลูกจ้างกับสำนักงานประกันสังคม ขั้นตอนเหล่านี้ทำโดยผู้ให้บริการเงินเดือน นักบัญชี และคุณ
คำนวณเงินสมทบและภาษีในตารางคำนวณแยกกัน ตัวเลขจึงไม่ตรงกับสลิปเงินเดือน
คำนวณเงินสมทบประกันสังคมและภาษีหัก ณ ที่จ่ายกับผู้ให้บริการเงินเดือนหรือนักบัญชี แล้วนำส่งด้วย ภ.ง.ด.1 และกับสำนักงานประกันสังคม 4softhr ไม่คำนวณเงินเดือน เงินสมทบ หรือภาษี (การคำนวณเงินเดือนมีให้เฉพาะโรมาเนีย) และไม่ออกสลิป
ข้อมูลวันลาและการทำงานล่วงเวลาอยู่คนละที่กับเงินเดือน
เก็บบันทึกพนักงาน วันลา และใบบันทึกเวลาไว้ใน 4softhr เพื่อใช้อ้างอิงตอนทำเงินเดือน
โบนัสกลางปีทำให้ภาษีที่หักเปลี่ยน แต่สลิป ภ.ง.ด.1 และหนังสือรับรองสิ้นปีไม่ตรงกัน
คำนวณการหักภาษีใหม่ทุกครั้งที่จ่ายก้อนใหญ่ และเก็บเอกสารการคำนวณไว้กับแฟ้มเงินเดือน ระบบไม่คำนวณภาษีของไทย ผู้ให้บริการเงินเดือนของคุณจึงเป็นผู้จัดทำตัวเลข
ทั้งสองฝ่ายจ่ายฝ่ายละ 5 % ของค่าจ้างไม่เกินเพดานที่กฎหมายกำหนด นายจ้างจึงนำส่งรวม 10 % รวมส่วนที่หักจากลูกจ้าง เพดานและเงินสมทบสูงสุดต่อเดือนกำหนดโดยกฎกระทรวงและเปลี่ยนได้ ควรตรวจตัวเลขปัจจุบันกับสำนักงานประกันสังคมก่อนทำเงินเดือนแต่ละรอบ การคำนวณผิดพลาดมักเกิดจากการใช้เพดานค่าจ้างเก่า
เงินสมทบของแต่ละเดือนนำส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป นายจ้างนำส่งทั้งส่วนของลูกจ้างและส่วนของตนในครั้งเดียว การชำระล่าช้ามีเงินเพิ่ม นายจ้างจำนวนมากลงวันนี้ในปฏิทินคู่กับกำหนด ภ.ง.ด.1 เพื่อทำทั้งสองอย่างในสัปดาห์เงินเดือนเดียวกัน หากวันที่ 15 ตรงกับวันหยุด ควรตรวจประกาศว่าเลื่อนกำหนดหรือไม่
ภ.ง.ด.1 เป็นแบบรายเดือนสำหรับภาษีเงินได้ที่หักจากเงินเดือน ยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป ส่วน ภ.ง.ด.1ก เป็นแบบสรุปประจำปีของเงินได้และภาษีที่หักของลูกจ้างทุกคน โดยปกติยื่นภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์ และลูกจ้างได้รับหนังสือรับรอง 50 ทวิ แสดงยอดรวมทั้งปี แบบ ภ.ง.ด.1ก ต้องมีรายชื่อพนักงานทุกคนที่จ่ายเงินได้ในปีนั้น
ต้อง นายจ้างต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่กับสำนักงานประกันสังคมภายใน 30 วันนับแต่วันเริ่มงาน และแจ้งออกภายในเวลาเดียวกันเมื่อลูกจ้างลาออก ลูกจ้างเลือกโรงพยาบาลตอนขึ้นทะเบียน ควรใส่ขั้นตอนนี้ในรายการตรวจสอบการรับพนักงานใหม่ เพื่อไม่ให้พลาดเมื่อทีมยุ่ง หากมีลูกจ้างหลายคนเข้าพร้อมกัน ควรทำเป็นรายการตรวจสอบรายคน
ลูกจ้างต่างชาติที่มีใบอนุญาตทำงานส่วนใหญ่ได้รับความคุ้มครองแบบเดียวกับลูกจ้างไทย แต่บางประเภท เช่น ตามความตกลงหรือการส่งตัวมาทำงานบางกรณี มีข้อยกเว้น ควรยืนยันกฎของลูกจ้างต่างชาติแต่ละรายกับสำนักงานประกันสังคมหรือที่ปรึกษา และเก็บหลักฐานการยืนยันไว้ในแฟ้มประวัติ ข้อยกเว้นขึ้นกับสัญชาติ ประเภทใบอนุญาต และข้อตกลงระหว่างประเทศ
บันทึกงานบุคคลและเวลาทำงาน เงินเดือนและประกันสังคมจัดการกับผู้ให้บริการและหน่วยงาน
