ภาษีซื้อและเอกสารซื้อที่ขอเครดิตได้

เอกสารคือสิทธิ์ในการขอเครดิต

ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีที่จ่ายเมื่อซื้อของนำไปหักกับภาษีที่เก็บจากการขายได้ แต่ต้องมีกระดาษรองรับ ประมวลรัษฎากรยอมให้หักภาษีซื้อเมื่อผู้ประกอบการถือใบกำกับภาษีที่มีรายการครบถ้วนตามกฎหมาย ออกโดยผู้ขายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และจ่าหน้าถึงผู้ซื้อ หลักฐานการโอนเงิน ใบเสร็จเขียนด้วยมือ หรือใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ไม่สร้างสิทธินั้น

ชื่อบนใบกำกับภาษีต้องเป็นชื่อนิติบุคคลตามจดทะเบียนและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท และหากผู้ซื้อมีสาขา ต้องเป็นสาขาที่ถูกต้อง ใบกำกับภาษีที่ออกในนามกรรมการส่วนตัว ชื่อทางการค้า หรือบริษัทอื่นในกลุ่ม ถูกปฏิเสธในการตรวจสอบ และสิทธิเครดิตถูกยกเลิกพร้อมเงินเพิ่ม

จึงควรจัดระเบียบการขึ้นทะเบียนผู้ขาย ส่งแผ่นข้อมูลที่มีชื่อนิติบุคคล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รหัสสาขา และที่อยู่ออกใบแจ้งหนี้ให้ผู้ขายรายใหม่ทุกราย แล้วขอให้ยืนยันว่าจะออกเอกสารตามรูปแบบนั้น

จังหวะเวลา: เดือนที่ออกใบกำกับภาษีและช่วงหลังจากนั้น

โดยปกติภาษีซื้อนำมาใช้ในเดือนภาษีที่ลงวันที่ในใบกำกับภาษี หากใบกำกับภาษีมาถึงช้า ประมวลรัษฎากรให้ขอเครดิตได้ภายในหกเดือนภาษีถัดไป ตราบที่ยังอยู่ในช่วงนั้นและถือเอกสารไว้ หลังพ้นช่วงนี้สิทธิหมดไป การมีใบกำกับภาษีกองที่ยังไม่ได้ลงบัญชีตอนสิ้นปีจึงเป็นต้นทุนโดยตรง

ข้อสรุปในทางปฏิบัติคือต้องบันทึกเอกสารซื้อให้เร็ว กิจวัตรรายสัปดาห์ที่เจ้าหน้าที่เจ้าหนี้ตรวจรายการของใบกำกับภาษี จับคู่กับใบสั่งซื้อ และลงบัญชีจะจับข้อบกพร่องได้ขณะที่ผู้ขายยังออกเอกสารใหม่ให้ได้

หากใบกำกับภาษีลงวันที่เดือนหนึ่งแต่ส่งมาถึงอีกเดือน ให้จดวันที่รับไว้ ในการตรวจสอบ กรมสรรพากรอาจถามว่าเอกสารมาถึงมือเมื่อใด ตราประทับวันรับหรือเวลาของอีเมลเป็นคำตอบที่ดีที่สุด

ตัวอย่างการจัดระเบียบ: ตั้งโฟลเดอร์ใหม่ทุกเดือนชื่อปีและเดือน ใส่ใบกำกับภาษีซื้อที่ตรวจแล้วไว้ในโฟลเดอร์ย่อย อนุมัติ และใส่ใบที่มีปัญหาไว้ในโฟลเดอร์รอแก้ไข พร้อมจดชื่อผู้ขายและวันที่ขอเอกสารใหม่ วิธีนี้ทำให้เห็นทันทีว่ามีใบใดที่ยังไม่ทันขอเครดิตและใกล้พ้นช่วงเวลา

ภาษีซื้อที่ขอเครดิตไม่ได้

ภาษีซื้อบางส่วนขอเครดิตไม่ได้แม้มีใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง การซื้อที่ไม่ได้ใช้ในกิจการ เช่น ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการ ถูกตัดออก เช่นเดียวกับภาษีของค่ารับรอง รถยนต์นั่งบางประเภท และสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวกับการขายที่ได้รับยกเว้นภาษี ธุรกิจที่ขายทั้งสินค้าที่เสียภาษีและที่ได้รับยกเว้นต้องปันส่วนภาษีซื้อระหว่างสองส่วน

หากต้นทุนใช้ร่วมกันระหว่างกิจกรรมที่เสียภาษีและกิจกรรมที่ได้รับยกเว้น วิธีปันส่วนต้องสมเหตุสมผลและมีบันทึก กรมสรรพากรโต้แย้งวิธีที่เอื้อผู้เสียภาษีเกินควรได้ วิธีที่สม่ำเสมอและอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นการป้องกันที่ดีที่สุด

จำไว้ด้วยว่าภาษีซื้อที่ขอเครดิตไปแล้วต้องปรับกลับเมื่อมีการคืนสินค้า ยกเลิกใบกำกับภาษี หรือมีใบลดหนี้ที่ลดราคา ให้บันทึกใบลดหนี้ในเดือนที่ได้รับ และปรับเครดิตให้ตรงกัน

ภาษีซื้อของค่าซ่อมแซมหรือค่าบริการที่เกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ส่วนตัวของกรรมการ ขอเครดิตไม่ได้ แม้ผู้ขายจะออกใบกำกับภาษีในนามบริษัท เพราะการซื้อไม่ได้ใช้ในกิจการ ผู้ตรวจสอบมักตรวจรายการที่ที่อยู่จัดส่งหรือสถานที่ติดตั้งไม่ตรงกับสถานประกอบการ

กระทบยอดฝั่งซื้อของ ภ.พ.30

ทุกเดือน เทียบภาษีซื้อที่ขอเครดิตใน ภ.พ.30 กับภาษีซื้อที่บันทึกในสมุดบัญชี ทั้งสองต้องตรงกัน และส่วนต่างต้องอธิบายได้ด้วยจังหวะเวลา เอกสารที่ยกไปเดือนหลัง หรือรายการต้องห้าม เก็บตารางกระทบยอดหนึ่งหน้าไว้กับแบบ

จัดทำทะเบียนภาษีซื้อ ได้แก่ วันที่ ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย เลขที่ใบกำกับภาษี ฐานภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และเดือนที่ขอเครดิต แม้เป็นตารางคำนวณก็ใช้ได้หากครบและทันสมัย ในการตรวจสอบ ทะเบียนนี้คือทางลัดจากแบบไปยังเอกสาร

เมื่อภาษีซื้อมากกว่าภาษีขายในเดือนนั้น เครดิตยกไปเดือนต่อไปหรือยื่นขอคืนจากกรมสรรพากรได้ การขอคืนดึงดูดความสนใจ จึงควรยื่นเมื่อเอกสารครบและมีคำอธิบายชัดเจน เช่น ซื้อเครื่องจักรก้อนใหญ่หรือมียอดส่งออกที่เสียภาษี 0 %

ก่อนยื่น ภ.พ.30 ให้เรียงใบกำกับภาษีซื้อตามเลขที่ของทะเบียน แล้วสุ่มตรวจห้าถึงสิบใบเทียบกับตัวเลขในทะเบียน ได้แก่ ชื่อผู้ซื้อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ฐานภาษี และภาษี การสุ่มตรวจสั้น ๆ จับข้อผิดพลาดซ้ำได้ก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องใหญ่

กรณีที่ต้องตัดสินใจ

สินค้านำเข้ามีเอกสารของตัวเอง ใบขนสินค้าขาเข้าและใบเสร็จชำระภาษีมูลค่าเพิ่มขาเข้าเป็นฐานของการขอเครดิต ไม่ใช่ใบกำกับภาษีของผู้ขาย เก็บใบขน ใบเสร็จ และใบแจ้งหนี้ของตัวแทนออกของไว้ด้วยกัน และบันทึกภาษีในเดือนที่ชำระ

บริการที่ซื้อจากต่างประเทศต่างออกไปอีก ไม่มีใบกำกับภาษีของไทย ธุรกิจไทยต้องคำนวณและนำส่งภาษีเองผ่านแบบแยกต่างหาก ซึ่งอธิบายในกลุ่มข้ามพรมแดน เครดิตภาษีซื้อจากจำนวนนั้นเป็นไปตามกฎของภาษีที่ประเมินตนเอง

ต้นทุนที่เกิดก่อนจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็สร้างคำถาม ภาษีซื้อของการซื้อก่อนวันจดทะเบียนโดยทั่วไปขอเครดิตไม่ได้ ยกเว้นบางกรณี เช่น สินค้าคงเหลือหรือสินทรัพย์ที่ถือ ณ วันจดทะเบียน และต้องมีเอกสารถูกต้อง หากกำลังจะจดทะเบียน ควรถามนักบัญชีว่าอะไรนำเข้าแบบแรกได้ก่อนซื้อเครื่องจักร

เงินมัดจำที่จ่ายให้ผู้ขายก็ควรตรวจ ผู้ขายที่ออกเพียงใบเสร็จสำหรับมัดจำโดยไม่มีใบกำกับภาษี ทำให้คุณต้องรอเอกสารภาษีจนถึงใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย และสิทธิเครดิตก็เลื่อนตามไป

เครื่องมือทำอะไรได้ และไม่ได้

นักบัญชีเก็บบัญชีซื้อใน ERP ทางการเงินหลายบริษัท เช่น 4softerp ได้ และคุณเก็บเอกสารของผู้ขายที่สแกนไว้ในโฟลเดอร์ของคุณเอง ส่วน 4invoices ออกและเก็บใบแจ้งหนี้ขายของคุณ ซึ่งอาจต้องใช้เมื่อลูกค้าโต้แย้งตัวเลข

ระบบนิเวศไม่ตรวจว่าใบกำกับภาษีของผู้ขายตรงตามประมวลรัษฎากร ไม่คำนวณว่าภาษีซื้อใดเป็นภาษีต้องห้าม ไม่จัดทำ ภ.พ.30 และไม่ส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร การตรวจสอบและการยื่นแบบทำโดยคุณและนักบัญชี

ภาษีซื้อในเอกสารนั้นขอเครดิตไม่ได้ ให้ขอผู้ขายยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับแก้ไขที่มีชื่อนิติบุคคล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาของคุณ เก็บทั้งสองฉบับไว้ในแฟ้ม แล้วขอเครดิตในเดือนของใบใหม่ หรือภายในช่วงเวลาที่อนุญาตหากใบแก้ไขมาถึงล่าช้า เก็บทั้งสองฉบับเพื่อแสดงว่าแก้ไขแล้ว

โดยปกติขอเครดิตในเดือนที่ออกใบกำกับภาษี หรือในหกเดือนภาษีถัดไป หากถือใบกำกับภาษีที่ถูกต้องในนามบริษัท หลังพ้นช่วงนั้นสิทธิหมดไปถาวร ควรบันทึกเอกสารซื้อให้เร็ว เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตอนสิ้นปีที่ไม่มีทางแก้ และเก็บวันที่รับเอกสารไว้เป็นหลักฐาน และบันทึกวันที่ได้รับเอกสารไว้ด้วย

ภาษีซื้อของรถยนต์นั่งที่มีที่นั่งไม่เกินสิบคนโดยทั่วไปเป็นภาษีต้องห้าม ยกเว้นบางกรณีสำหรับธุรกิจที่กิจการหลักเกี่ยวกับรถประเภทนั้น เช่น ให้เช่ารถหรือโรงเรียนสอนขับรถ ควรยืนยันกับนักบัญชีก่อนใช้สิทธิ เพราะกฎมีรายละเอียดทางเทคนิค และบันทึกเหตุผลของการวินิจฉัยไว้

PDF ที่ได้รับจากผู้ขายยอมรับได้โดยทั่วไป หากผู้ขายออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามวิธีและคุณแสดงที่มาได้ สำหรับเอกสารกระดาษให้เก็บต้นฉบับ ควรถามนักบัญชีว่ากรมสรรพากรคาดหวังหลักฐานแบบใดในกรณีของคุณ และเก็บอีเมลที่ส่งไฟล์มาไว้ด้วย ตัวอย่างอื่นคือสำเนาที่ผู้ขายส่งอีเมลมาเป็นไฟล์สแกน

ภาษีซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาตจะถูกเพิ่มเข้ากับภาษีที่ต้องชำระ พร้อมเงินเพิ่มตามช่วงเวลา และบางครั้งมีค่าปรับ คุณอุทธรณ์ตามกระบวนการของประมวลรัษฎากรได้ แต่เร็วกว่าคือป้องกันความผิดพลาดโดยตรวจใบกำกับภาษีตอนบันทึกรายการ ผู้เสียภาษีมีสิทธิชี้แจงหรือยื่นเอกสารเพิ่มก่อนการประเมินสุดท้าย

บัญชีและที่เก็บใบแจ้งหนี้เป็นระเบียบ

ERP หลายบริษัทสำหรับบัญชีซื้อ และที่เก็บถาวรใบแจ้งหนี้ PDF การยื่นแบบทำกับกรมสรรพากร