ใบกำกับภาษีและ e-Tax Invoice

รายการที่ประมวลรัษฎากรกำหนดให้ต้องมี

ประมวลรัษฎากรกำหนดรายการที่ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องแสดงไว้ชัดเจน ส่วนบนสุดต้องมีข้อความ ใบกำกับภาษี เป็นภาษาไทย ตามด้วยชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย พร้อมระบุสาขาหากผู้ขายประกอบกิจการผ่านสาขา ส่วนข้อมูลของผู้ซื้อก็ต้องมีชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และหากผู้ซื้อเป็นธุรกิจ ข้อมูลสาขาต้องตรงกับสาขาที่เป็นผู้ซื้อจริง

ในส่วนเนื้อหา ต้องมีเลขที่ใบกำกับภาษีที่เรียงต่อเนื่อง วันที่ออกเอกสาร ชนิด จำนวน และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แสดงแยกจากราคา หากราคาที่เสนอเป็นราคารวมภาษีแล้ว ใบกำกับภาษีก็ยังต้องแยกยอดภาษีออกมา เอกสารควรเขียนเป็นภาษาไทย โดยอาจมีภาษาอื่นกำกับควบคู่ได้ ส่วนการแสดงจำนวนเงินเป็นสกุลต่างประเทศควรสอบถามนักบัญชีว่าต้องแสดงเทียบเป็นบาทอย่างไร

รายการที่ขาดไปไม่ใช่เรื่องความสวยงาม ผู้ซื้อใช้เอกสารที่ไม่ครบขอเครดิตภาษีซื้อไม่ได้ และผู้ขายอาจถูกปรับฐานออกเอกสารไม่ถูกต้อง ช่องว่างที่พบบ่อยคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ รหัสสาขา และที่อยู่ที่ไม่ตรงกับที่จดทะเบียนไว้

ตัวอย่างใบกำกับภาษีที่ถูกต้องสำหรับบริษัทที่ปรึกษา: หัวเอกสารเขียนว่า ใบกำกับภาษี ตามด้วยชื่อบริษัทและเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก ระบุสำนักงานใหญ่หรือรหัสสาขา เลขที่ INV เรียงต่อเนื่อง วันที่ออก ชื่อลูกค้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า รายการบริการ ราคาก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 % และยอดรวม

ใบกำกับภาษีเต็มรูป ใบกำกับภาษีอย่างย่อ และใบเสร็จ

ผู้ขายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและขายให้ประชาชนทั่วไป เช่น ร้านค้าหรือร้านอาหาร ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ ซึ่งมีรายการน้อยกว่าและไม่ต้องระบุข้อมูลผู้ซื้อ แต่ลูกค้าที่เป็นธุรกิจและต้องการขอเครดิตภาษีซื้อต้องได้ใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามบริษัทของตน ใบเสร็จจากเครื่องคิดเงินเพียงอย่างเดียวจึงไม่พอ ควรเสนอฉบับเต็มเมื่อมีบริษัทมาซื้อ

ใบกำกับภาษีไม่เหมือนใบเสร็จรับเงินหรือใบแจ้งหนี้ธรรมดา ผู้ขายที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกใบกำกับภาษีไม่ได้เลย ส่วนผู้ขายที่จดทะเบียนอาจออกใบส่งของหรือใบเสร็จแยกต่างหาก บางกิจการรวมใบกำกับภาษีกับใบเสร็จไว้ในเอกสารเดียว ซึ่งกฎหมายอนุญาตเมื่อมีรายการครบถ้วนทุกประการ

ควรกำหนดแนวปฏิบัติเดียวกันสำหรับลูกค้าแต่ละประเภท และฝึกทีมขายกับทีมการเงินให้ใช้เอกสารถูกชนิด ความสับสนระหว่างใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี เป็นสาเหตุที่ทำให้ต้องแก้งานซ้ำตอนสิ้นเดือนบ่อยที่สุดอย่างหนึ่ง

หากร้านค้าออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบนั้นต้องแสดงชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย รวมถึงจำนวนภาษี แต่ไม่มีรายการของผู้ซื้อ ผู้ซื้อที่เป็นบริษัทจึงควรแจ้งตั้งแต่ก่อนชำระเงินว่าต้องการฉบับเต็ม เพราะการขอออกภายหลังมักทำให้เสียเวลาทั้งสองฝ่าย

จุดที่เกิดความรับผิดในภาษี เวลา และการแก้ไข

ใบกำกับภาษีออกเมื่อเกิดความรับผิดในภาษี ซึ่งสำหรับสินค้าโดยทั่วไปคือเมื่อส่งมอบหรือรับชำระเงิน และสำหรับบริการคือเมื่อรับชำระเงิน ตามที่กฎหมายกำหนดเป็นจุดกำหนดภาษีของการขายนั้น การรับเงินล่วงหน้าจึงอาจทำให้ต้องออกใบกำกับภาษีก่อนทำงานเสร็จ และใบกำกับภาษีฉบับสุดท้ายภายหลังจะหักเงินล่วงหน้านั้นออก

ข้อผิดพลาดแก้ด้วยใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ ไม่ใช่การเขียนทับของเดิม ใบลดหนี้ลดมูลค่าของการขายก่อนหน้า เช่น หลังมีการคืนสินค้าหรือลดราคา ส่วนใบเพิ่มหนี้เพิ่มมูลค่า ทั้งสองอ้างถึงใบกำกับภาษีเดิม และต้องบันทึกในเดือนที่ออก การเรียกคืนใบกำกับภาษีมาออกใหม่เสี่ยงเพราะลำดับเลขที่เอกสารจะขาดตอน

หากลูกค้าขอใบกำกับภาษีหลังการขายผ่านไปหลายสัปดาห์ ให้ตรวจกฎก่อนออกย้อนหลัง การออกเอกสารล่าช้ามีผลต่องวดที่ต้องแสดงภาษีขาย และอาจทำให้ต้องแก้ ภ.พ.30 ของเดือนก่อนหน้า

ในทางปฏิบัติ ให้เขียนขั้นตอนสั้น ๆ ว่าใครอนุมัติการออกใบกำกับภาษี ใครเรียงเลขที่ และใครเก็บสำเนา โดยเฉพาะบริษัทที่มีพนักงานขายหลายคนออกใบแจ้งหนี้พร้อมกัน ขั้นตอนที่เขียนไว้ป้องกันเลขที่ซ้ำและใบที่หายระหว่างเดือน

e-Tax Invoice และ e-Receipt: บริบทของตลาด

กรมสรรพากรมีระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt ซึ่งผู้ประกอบการที่ขึ้นทะเบียนออกเอกสารภาษีเป็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยลงลายมือชื่อดิจิทัลหรือผ่านผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ แล้วส่งข้อมูลให้กรม การสมัครเป็นความสมัครใจ ทำกับกรมสรรพากรโดยตรง และมีข้อกำหนดทางเทคนิคเรื่องใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และการประทับเวลา

ข้อดีคือใช้กระดาษน้อยลง ส่งถึงลูกค้าเร็วขึ้น และในบางโครงการช่วยให้เก็บบันทึกง่ายขึ้น ข้อเสียคือต้องมีโครงการปรับกระบวนการออกใบกำกับภาษีและดูแลใบรับรองที่ใช้ลงลายมือชื่อ ธุรกิจที่ออกใบกำกับภาษีจำนวนมากมักเห็นว่าคุ้มกับการลงทุน ส่วนธุรกิจเล็กหลายแห่งยังใช้ใบแจ้งหนี้ PDF ต่อไป

ไม่ว่าจะเลือกทางใด เนื้อหาของใบกำกับภาษียังเหมือนเดิม และหน้าที่เก็บรักษาก็ไม่เปลี่ยน คือต้องเก็บเอกสารไว้และนำมาแสดงได้ในการตรวจสอบของกรมสรรพากร

ในการเตรียมสมัคร e-Tax Invoice ควรตรวจก่อนว่าซอฟต์แวร์ที่ใช้ออกเอกสารปัจจุบันของคุณสร้างไฟล์ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนดได้หรือไม่ รวมทั้งใครในบริษัทจะถือใบรับรองดิจิทัลและจะต่ออายุเมื่อใด เพราะใบรับรองที่หมดอายุทำให้เอกสารที่ออกไม่ถูกต้องและต้องแก้ไขภายหลัง

ข้อผิดพลาดที่ผู้ตรวจสอบพบซ้ำแล้วซ้ำอีก

ข้อแรกคือออกในนามที่ไม่ถูกต้อง เช่น ใช้ชื่อทางการค้าหรือชื่อกรรมการแทนชื่อนิติบุคคลที่จดทะเบียน ผู้ซื้อจะขอเครดิตภาษีซื้อไม่ได้ และผู้ขายถูกขอให้แก้เอกสารหลายเดือนต่อมา ควรเอาชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีจากหนังสือรับรองของผู้ซื้อ ไม่ใช่จากนามบัตร

ข้อสองคือเรื่องสาขา บริษัทไทยอาจจดทะเบียนสำนักงานใหญ่และสาขาแยกกัน ใบกำกับภาษีต้องระบุให้ตรงสาขา การที่สำนักงานใหญ่ซื้อให้สาขาแล้วรับใบกำกับภาษีในนามสำนักงานใหญ่อาจทำให้บันทึกของผู้ซื้อไม่ตรงกัน จึงควรถามลูกค้าว่านิติบุคคลหรือสาขาใดเป็นผู้ซื้อก่อนออกใบ

ข้อสามคือแสดงภาษีเป็นยอดรวมโดยไม่มีฐานชัดเจน ถ้าใบกำกับภาษีบอกแค่ยอดรวม ผู้ตรวจสอบยืนยันไม่ได้ว่าภาษีถูกต้อง ให้แสดงราคาก่อนภาษี จำนวนภาษี และยอดรวมเสมอ และตรวจให้ทั้งสามตัวเลขลงตัวถึงหน่วยสตางค์

ข้อสี่คือความล่าช้า ใบกำกับภาษีที่ออกหลังจุดกำหนดภาษีหลายวัน หรือออกรวมกันตอนสิ้นเดือน ทำให้ภาษีขายตกผิดงวดและทำให้การกระทบยอด ภ.พ.30 ยุ่งยาก

การเรียงเลขที่ การเก็บถาวร และบทบาทของระบบ

เรียงเลขที่ใบกำกับภาษีเป็นลำดับไม่ขาดตอนในแต่ละชุด ห้ามใช้เลขซ้ำ และเก็บทะเบียนเลขที่ที่ยกเลิกพร้อมเหตุผล เก็บ PDF ที่ออกไว้ร่วมกับใบส่งของหรือใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้ตรวจสอบตามรอยธุรกรรมได้ตั้งแต่ต้นจนจบ

4invoices ออกใบแจ้งหนี้ PDF จากรายละเอียดที่คุณกรอก และเก็บไว้ในที่เก็บถาวร คุณรับผิดชอบกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา และจำนวนภาษีให้ถูกต้อง และเป็นผู้ตัดสินว่าเอกสารนั้นเข้าข่ายใบกำกับภาษีเต็มรูปหรือไม่ ผลิตภัณฑ์ไม่รับรองเอกสาร ไม่เชื่อมต่อกับระบบ e-Tax Invoice และไม่ส่งข้อมูลใดไปยังกรมสรรพากร

เมื่อมีผู้ตรวจสอบมาขอดูเอกสาร สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุดคือตารางสรุปใบกำกับภาษีที่ออกรายเดือน ซึ่งแสดงเลขที่ วันที่ ลูกค้า ฐานภาษี ภาษี และสถานะ เช่น ปกติ ยกเลิก หรือมีใบลดหนี้ ตารางนี้ควรลงตัวกับยอดภาษีขายใน ภ.พ.30 ของเดือนนั้น

เอกสารต้องมีหัวว่า ใบกำกับภาษี เป็นภาษาไทย และแสดงชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ รวมสาขาเมื่อเกี่ยวข้อง เลขที่เอกสารที่เรียงต่อเนื่อง วันที่ รายการสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกจากราคา ควรขอรายการตรวจสอบล่าสุดจากนักบัญชี เพราะกรมสรรพากรปรับแบบและแนวทางเป็นระยะ ตรวจเลขสาขาให้ตรงกับที่ผู้ขายจดทะเบียนไว้

ไม่ได้ ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้นที่ออกใบกำกับภาษีได้ และผู้ที่ยังไม่จดทะเบียนแต่เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มถือว่ากระทำผิดกฎหมาย หากรายรับยังต่ำกว่าเกณฑ์และยังไม่ได้จดทะเบียน ให้ออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จธรรมดาโดยไม่มีภาษี และจดทะเบียนเมื่อยอดขายเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี และเก็บเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้าเมื่อขายครั้งแรก ใบกำกับภาษีที่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อใช้ขอเครดิตไม่ได้เช่นกัน

ห้ามเขียนทับ ให้ออกใบลดหนี้เพื่อยกเลิกหรือลดมูลค่าของเอกสารเดิม และออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้องเมื่อจำเป็น โดยอ้างถึงเอกสารฉบับแรกด้วยเลขที่และวันที่ ทั้งสองฉบับบันทึกในเดือนที่ออก และควรส่งสำเนาให้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าขอเครดิตภาษีซื้อได้ตรงกับของผู้ขาย เพื่อให้ผู้ซื้อและผู้ขายมีสำเนาตรงกัน

สำหรับผู้ประกอบการส่วนใหญ่ การสมัครระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt ของกรมสรรพากรเป็นความสมัครใจ แม้กรมสนับสนุนและบางสัญญาอาจกำหนดให้ใช้ ใบกำกับภาษีกระดาษหรือ PDF ที่มีรายการครบถ้วนยังใช้ได้ ควรตรวจกฎปัจจุบันกับกรมก่อนตัดสินใจ ตรวจกับกรมสรรพากรก่อนสมัคร และเก็บสำเนาเอกสารไว้ตามกำหนดอย่างเดียวกัน

เก็บใบกำกับภาษีที่ออกและที่ได้รับไว้พร้อมสมุดบัญชีอย่างน้อยห้าปี และนานกว่านั้นหากกรมสรรพากรหรือผู้สอบบัญชีกำหนด ควรเก็บไว้ในที่ที่ผู้ตรวจสอบหาเอกสารเบื้องหลังตัวเลขในแบบรายเดือนได้ และทำสารบัญไว้ เพื่อไม่ต้องพึ่งความจำของพนักงานคนใดคนหนึ่ง และเรียงตามเดือนเพื่อให้ค้นง่าย หากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้เก็บไฟล์ต้นฉบับพร้อมวันและเวลาที่ส่ง

ใบแจ้งหนี้ PDF และที่เก็บถาวร

การออกใบกำกับภาษีเต็มรูปและ e-Tax Invoice ต้องเป็นไปตามกรมสรรพากร