ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและหนังสือรับรอง 50 ทวิ

หลักการ: เก็บภาษีทันทีที่จ่ายเงิน

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายช่วยให้กรมสรรพากรเก็บภาษีเงินได้ล่วงหน้าจากการจ่ายเงินที่น่าจะเป็นเงินได้พึงประเมินของผู้รับ ผู้จ่ายหักภาษีเป็นร้อยละหนึ่งแล้วนำส่ง ส่วนผู้รับนำจำนวนนั้นไปเครดิตกับภาษีของตนภายหลัง สำหรับบริษัทที่จ่ายเงินผู้ขายเป็นประจำ นี่คือหน้าที่รายเดือนที่ทำคู่ขนานไปกับภาษีมูลค่าเพิ่ม

ภาระตกอยู่ที่ผู้จ่าย หากบริษัทไม่หักภาษี อาจถูกเรียกเก็บภาษีที่ควรหักพร้อมเงินเพิ่ม ทั้งที่ไม่เคยได้รับเงินจำนวนนั้น ด้วยเหตุนี้ฝ่ายเจ้าหนี้จึงต้องรู้กฎก่อนรอบจ่ายเงิน ไม่ใช่หลังจากนั้น

ผู้จ่ายต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและสามารถยื่นแบบรายเดือนได้ นายจ้างที่ยื่น ภ.ง.ด.1 สำหรับเงินเดือนอยู่แล้วมีระบบพร้อมสำหรับงานนี้

ตัวอย่างความเสี่ยงในชีวิตจริง: บริษัทแห่งหนึ่งจ่ายค่าโฆษณาให้เอเจนซีทุกเดือนแต่ไม่เคยหัก 2 % เพราะเข้าใจว่าเอเจนซีออกใบกำกับภาษีแล้วถือว่าจบ เมื่อถูกตรวจสามปีย้อนหลัง บริษัทต้องชำระภาษีที่ควรหักพร้อมเงินเพิ่มทุกเดือน ทั้งที่เอเจนซีได้รับเงินเต็มจำนวนไปแล้ว

ข้อสรุปคือ การมีใบกำกับภาษีไม่ได้ทดแทนการหักภาษี ณ ที่จ่าย ทั้งสองเป็นภาษีคนละชนิดและมีแบบยื่นคนละฉบับ ผู้จ่ายต้องพิจารณาทั้งสองเรื่องทุกครั้งที่จ่ายเงิน

จ่ายอะไรและหักอัตราเท่าใด

อัตราขึ้นกับประเภทเงินได้ ตัวอย่างที่พบบ่อยคือค่าบริการทั่วไปและค่าวิชาชีพที่จ่ายให้นิติบุคคล หัก 3 % ค่าเช่า 5 % ค่าโฆษณา 2 % และค่าขนส่ง 1 % ส่วนเงินปันผล ดอกเบี้ย และค่าสิทธิมีอัตราต่างหาก การจ่ายให้บุคคลธรรมดาเพื่อบริการหรือคอมมิชชันใช้หลักเกณฑ์สำหรับบุคคลซึ่งอาจต่างจากของนิติบุคคล

ไม่ใช่ทุกการจ่ายเงินที่ต้องหัก การซื้อสินค้าโดยทั่วไปอยู่นอกกฎหมายหักค่าบริการ และการจ่ายระหว่างบริษัทบางกรณีมีข้อยกเว้น แต่การจัดประเภทดูที่ลักษณะของการจ่าย ไม่ใช่ป้ายบนใบแจ้งหนี้ ผู้ขายที่ส่งใบแจ้งหนี้ขายสินค้าที่มีส่วนของบริการแฝงอยู่ก็อาจทำให้ต้องหักภาษีได้

เนื่องจากอัตราและข้อยกเว้นเปลี่ยนตามประกาศ จึงควรยืนยันอัตราปัจจุบันของการจ่ายแต่ละประเภทกับนักบัญชีหรือกรมสรรพากรก่อนจ่ายเงิน และบันทึกอัตราไว้ในแฟ้มผู้ขายเพื่อให้การจ่ายครั้งต่อไปสอดคล้องกัน

ตัวอย่างการคำนวณ: บริษัทจ่ายค่าที่ปรึกษา 100,000 บาทให้บริษัทแห่งหนึ่ง หักภาษี 3 % เป็นเงิน 3,000 บาท จึงโอนเงินจริง 97,000 บาท และบริษัทนำภาษี 3,000 บาทส่งกรมสรรพากรด้วย ภ.ง.ด.53 พร้อมออก 50 ทวิ ให้ผู้รับ หากมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 % ฐานหักยังเป็นราคาก่อนภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อแยกแสดงในใบกำกับภาษี

ยื่น ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53

ภ.ง.ด.3 ใช้กับการจ่ายให้บุคคลธรรมดา และ ภ.ง.ด.53 ใช้กับการจ่ายให้บริษัทและนิติบุคคลอื่น แต่ละแบบยื่นรายเดือน แสดงการจ่ายทุกรายการ ภาษีที่หักไว้ และรายละเอียดของผู้รับ กำหนดคือวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และกรมสรรพากรมักขยายเวลาให้การยื่นออนไลน์อีกหลายวัน

ภาษีที่หักไว้ต้องนำส่งภายในกำหนดเดียวกัน แม้ผู้รับจะเป็นบริษัทที่ขอคืนภายหลังก็ตาม การชำระล่าช้ามีเงินเพิ่มรายเดือน และไม่อาจนำไปหักกลบกับภาษีอื่นที่ต้องคืนได้หากไม่ได้ยื่นคำขออย่างเป็นทางการ

จัดทำสรุปจากบันทึกการจ่ายเงิน ไม่ใช่จากความจำ ตารางที่แสดงผู้รับ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่จ่าย ยอดก่อนหัก อัตรา และภาษีที่หัก ช่วยให้ยื่นถูกต้อง และให้นักบัญชีตรวจเทียบกับบัญชีแยกประเภทได้

หากผู้รับเงินเป็นนิติบุคคลที่ขอใช้สิทธิยกเว้นการหักภาษีบางกรณี ให้เก็บหนังสือหรือเอกสารที่แสดงสิทธินั้นไว้ในแฟ้มผู้ขาย เพราะผู้ตรวจสอบจะขอดูว่าทำไมไม่หักภาษี

หากจ่ายผ่านระบบธนาคารที่มีบริการหักภาษีหัก ณ ที่จ่ายอิเล็กทรอนิกส์ ให้ตรวจว่าบริการนั้นมีเงื่อนไขอัตราและระยะเวลาอย่างไร และข้อมูลที่ส่งผ่านธนาคารยังต้องตรงกับแบบที่ยื่นรายเดือนของบริษัท

ออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ ให้ผู้รับเงิน

การหักภาษีทุกครั้งต้องมีหนังสือรับรองที่เรียกว่า 50 ทวิ ซึ่งระบุผู้จ่าย ผู้รับ วันที่ ประเภทเงินได้ และภาษีที่หัก ผู้รับต้องใช้หนังสือนี้ขอเครดิตภาษีในแบบของตน หนังสือที่ขาดหรือผิดจึงทำให้ผู้ขายโทรมาทวงอย่างรวดเร็ว

ออกหนังสือรับรองเมื่อจ่ายเงิน ครบจำนวนฉบับตามที่กำหนด และเก็บสำเนาไว้ สำหรับเงินเดือน นายจ้างออกหนังสือรับรองทำนองเดียวกันให้พนักงานหลังสิ้นปี ควรมอบหมายคนเดียวดูแลการออกและการจัดเก็บ และเรียงเลขที่ให้สม่ำเสมอ

หนังสือรับรองเป็นหลักฐานเดียวที่ผู้รับมีว่าภาษีถูกจ่ายแทนตนแล้ว หากเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือประเภทเงินได้ผิด ต้องออกฉบับใหม่แทนเสมอ

แบบ 50 ทวิ มีหลายสำเนา ผู้จ่ายเก็บฉบับหนึ่งไว้เป็นหลักฐาน ผู้รับเก็บอีกฉบับเพื่อยื่นภาษีของตน ควรให้ผู้รับยืนยันว่าได้รับแล้วทางอีเมล เพื่อเป็นร่องรอยว่าส่งมอบหนังสือรับรองตามกำหนด

กิจวัตรรายเดือนที่ช่วยเลี่ยงค่าปรับ

ใส่ขั้นตอนหักภาษีไว้ในกระบวนการจ่ายเงินตั้งแต่แรก ไม่ใช่เป็นเรื่องที่ทำทีหลัง ก่อนจ่ายแต่ละครั้ง ตรวจแฟ้มผู้ขายว่ามีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ประเภทผู้รับ และอัตรา หลังจ่ายให้บันทึกยอดที่หักและแบบที่จะรายงาน ก่อนวันที่ 7 ให้ไล่ตรวจทุกการจ่ายเทียบกับร่างแบบ

มอบให้คนหนึ่งออกหนังสือ 50 ทวิ และอีกคนตรวจแบบที่ยื่น เพื่อไม่ให้ผู้จัดทำเป็นคนเดียวที่ตรวจ ในบริษัทเล็ก กรรมการใช้เวลาไม่กี่นาทีเทียบยอดรวมของแบบกับบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่ายในสมุดบัญชีได้

หากผู้รับเงินอยู่ต่างประเทศ กฎต่างออกไปและใช้แบบแยกต่างหาก ซึ่งอธิบายในหัวข้อการจ่ายเงินให้ผู้ให้บริการต่างประเทศ อย่านำการจ่ายเหล่านั้นไปยื่นใน ภ.ง.ด.53

ท้ายที่สุด ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นเรื่องเงินสดด้วย ภาษีที่หักไว้ไม่ใช่เงินของบริษัท และควรอยู่ในบัญชีหนี้สินที่ระบุชัดจนกว่าจะนำส่ง

ทบทวนรายชื่อผู้ขายประจำทุกไตรมาสว่ามีรายใดเปลี่ยนประเภทบริการหรือเปลี่ยนสถานะ เช่น จากบุคคลธรรมดาเป็นบริษัท เพราะการเปลี่ยนแบบเงียบ ๆ ทำให้ใช้ภ.ง.ด.ผิดฉบับได้

ขอบเขตของเครื่องมือ

คุณเก็บบัญชีของบริษัทใน 4softerp และใช้ 4notify ส่ง SMS หรืออีเมลของคุณเองไปหาผู้ขาย เช่น เพื่อขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีก่อนวันจ่ายเงิน นักบัญชีใช้สมุดบัญชีจัดทำสรุปสำหรับ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ได้

ระบบไม่กำหนดประเภทเงินได้ให้ผู้ขาย ไม่คำนวณภาษีที่ต้องหัก ไม่ออกแบบรายเดือนหรือหนังสือรับรอง 50 ทวิ และไม่ส่งข้อมูลใดไปยังกรมสรรพากร ขั้นตอนเหล่านี้คุณและนักบัญชีเป็นผู้ทำ

ภ.ง.ด.3 เป็นแบบรายเดือนสำหรับภาษีที่หักจากการจ่ายให้บุคคลธรรมดา เช่น ฟรีแลนซ์และผู้ให้เช่าที่เป็นบุคคล ส่วน ภ.ง.ด.53 เป็นแบบเดียวกันสำหรับการจ่ายให้บริษัทและนิติบุคคลอื่น ทั้งสองแบบมีกำหนดยื่นวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และโดยปกติกรมให้เวลาเพิ่มสำหรับการยื่นออนไลน์ ถ้าไม่แน่ใจ ให้ถามกรมสรรพากรหรือนักบัญชีก่อนจ่ายเงินทุกครั้งที่มีรายการใหม่

โดยทั่วไปกฎหักภาษีค่าบริการไม่ใช้กับการซื้อสินค้าธรรมดา แต่ลักษณะของการจ่ายเป็นตัวตัดสิน ไม่ใช่ชื่อที่เขียนบนเอกสาร หากผู้ขายติดตั้ง ออกแบบ หรือทำบริการอื่นด้วย บางส่วนของเงินอาจเข้าข่ายหัก ควรยืนยันการจัดประเภทกับนักบัญชีก่อนจ่ายใบแจ้งหนี้ฉบับแรก การไม่ได้รับเงินเต็มจำนวนจากผู้ซื้อก็อาจเกิดจากการหักภาษี จึงควรอธิบายล่วงหน้า

ค่าเช่าโดยทั่วไปหัก 5 % แต่ควรยืนยันอัตราปัจจุบันและข้อยกเว้นกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชี เพราะหลักเกณฑ์กำหนดโดยประกาศและเปลี่ยนได้ ใส่อัตราที่ตกลงและรายละเอียดสัญญาเช่าไว้ในแฟ้มผู้ขาย เพื่อให้จัดการได้สม่ำเสมอทุกเดือน ความต่างของอัตรามาจากชนิดของบริการที่ระบุในสัญญา ขอให้ผู้รับยืนยันอัตราที่ใช้ด้วยเพื่อให้เอกสารตรงกัน

ให้ยื่นแบบแก้ไขและชำระภาษีพร้อมเงินเพิ่มโดยเร็วที่สุดเมื่อพบ เพราะกรมสรรพากรอาจเรียกเก็บภาษีที่ไม่ได้หักจากบริษัท การแก้ไขด้วยตนเองดีกว่ารอการตรวจสอบ นักบัญชีช่วยคำนวณเงินเพิ่มสำหรับช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องได้ และจัดรอบเตือนก่อนวันที่ 7 ของทุกเดือน อัตราบางประเภทในช่วงที่ผ่านมามีการเปลี่ยนตามประกาศ

ขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ และสำหรับผู้ขายที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้ขอใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง คุณต้องใช้เลขประจำตัวผู้เสียภาษีกรอกหนังสือ 50 ทวิ และแบบ ภ.ง.ด. จึงควรเก็บข้อมูลเหล่านี้ตั้งแต่ขึ้นทะเบียนผู้ขาย เพื่อไม่ให้รอบจ่ายเงินล่าช้าเพราะข้อมูลไม่ครบ รวมทั้งแจ้งเลขสาขาให้ครบ เก็บสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือรับรองบริษัทของผู้ขายไว้ในแฟ้มด้วย

เอกสาร 50 ทวิ ที่คุณจัดทำเอง

ERP ทางการเงินสำหรับบัญชี การนำส่งภาษีทำกับกรมสรรพากร