ผู้สอบบัญชีและงบการเงินประจำปี

ภาพรวมของรอบปีบัญชี

บริษัทไทยเลือกรอบบัญชีของตนเอง ส่วนใหญ่เป็นปีปฏิทินหรือปีที่สิ้นสุดวันอื่น และใช้รอบเดิมต่อเนื่องจนกว่าจะเปลี่ยนอย่างเป็นทางการ เมื่อสิ้นรอบ ผู้ทำบัญชีปิดบัญชี ผู้สอบบัญชีตรวจ คณะกรรมการอนุมัติ และผู้ถือหุ้นรับรองในที่ประชุมสามัญ ประมวลกฎหมายกำหนดให้จัดประชุมภายในไม่กี่เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี

ภายในหนึ่งเดือนหลังประชุม บริษัทนำส่งงบดุล งบกำไรขาดทุน และหมายเหตุประกอบงบที่อนุมัติแล้วต่อ DBD พร้อมรายงานของผู้สอบบัญชี ขณะเดียวกันแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล ภ.ง.ด.50 ต้องยื่นภายใน 150 วันนับแต่วันสิ้นรอบบัญชี จึงควรวางแผนให้ตัวเลขสุดท้ายเสร็จก่อนวันนั้น

เนื่องจากกำหนดเวลาเชื่อมกัน ถ้าบัญชีล่าช้า ทุกอย่างจะเลื่อนตาม หลายบริษัทพบเมื่อสายเกินไปว่าคิวของผู้สอบบัญชีเต็มในช่วงหลังสิ้นปี จึงควรแต่งตั้งและชี้แจงงานให้ผู้สอบบัญชีแต่เนิ่น ๆ

ผู้สอบบัญชีทำอะไร และคุณต้องส่งอะไร

ผู้สอบบัญชีต้องเป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาตที่ขึ้นทะเบียนไว้ และได้รับแต่งตั้งในการประชุมจัดตั้งหรือประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ผู้สอบบัญชีทดสอบบัญชี เช่น ยืนยันยอดเงินฝากธนาคาร ตรวจว่ารายการขายและซื้อมีเอกสารรองรับ ตรวจสินทรัพย์ถาวร และพิจารณาว่ายอดคงเหลือปลายปีสมเหตุสมผลหรือไม่

คุณต้องส่งงบทดลอง สมุดบัญชี รายการเดินบัญชีและการกระทบยอด ใบแจ้งหนี้และสัญญา ข้อมูลเงินเดือน และแบบภาษีที่ยื่นไปในระหว่างปี ผู้สอบบัญชีที่ต้องไล่ตามเอกสารที่ขาดจะคิดค่าบริการเพิ่ม และผลของการเตรียมงานไม่ดีคือรายงานที่มีข้อสังเกตหรือส่งล่าช้า

ผู้สอบบัญชีต้องเป็นอิสระ จะรับทำบัญชีให้แล้วมาตรวจเองไม่ได้ ดังนั้นไม่ว่าจะทำบัญชีเองหรือจ้างภายนอก ให้แยกหน้าที่ทำบัญชีออกจากหน้าที่สอบบัญชีอย่างชัดเจน

ตัวอย่างเอกสารที่ผู้สอบบัญชีมักขอในรอบแรก ได้แก่ ใบยืนยันยอดเงินฝากจากธนาคารทุกบัญชี รายการลูกหนี้และเจ้าหนี้แยกอายุ ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรพร้อมวันที่ซื้อและค่าเสื่อมราคา สัญญากู้ยืมและสัญญาเช่า รายงานการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้นของปี และสำเนาแบบภาษีที่ยื่นแล้วทุกเดือน การเตรียมครบตั้งแต่ต้นช่วยลดจำนวนรอบการถามตอบ

มาตรฐานการบัญชีและเนื้อหาของงบการเงิน

บริษัทเอกชนส่วนใหญ่จัดทำงบตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ ซึ่งง่ายกว่ามาตรฐานเต็มที่บริษัทจดทะเบียนใช้ งบการเงินประกอบด้วยงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้นเมื่อเกี่ยวข้อง และหมายเหตุประกอบงบเกี่ยวกับนโยบายบัญชีและรายการสำคัญ

รายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง เงินกู้ยืมจากกรรมการและผู้ถือหุ้น และหนี้สินที่อาจเกิดขึ้น เป็นหมายเหตุที่ผู้สอบบัญชีและผู้อ่านงบดูละเอียดที่สุด ควรอธิบายให้ชัดและเก็บสัญญาไว้ เงินกู้ยืมจากกรรมการโดยเฉพาะควรทำเป็นสัญญา ไม่ใช่บันทึกเป็นการเคลื่อนไหวของเงินสดที่ไม่เป็นทางการ

จำไว้ว่างบการเงินที่ยื่นต่อ DBD แล้วจะเป็นข้อมูลสาธารณะ ธนาคาร ผู้ขาย และคู่แข่งขอดูได้ จึงควรคิดให้ดีว่าฐานะของบริษัทแสดงออกมาอย่างไรก่อนอนุมัติ

หมายเหตุประกอบงบควรเขียนด้วยภาษาที่ผู้ไม่ใช่นักบัญชีอ่านเข้าใจ เช่น อธิบายว่าเงินกู้ยืมกรรมการมีดอกเบี้ยหรือไม่ ครบกำหนดเมื่อใด และมีหลักประกันหรือไม่ ผู้อ่านงบมักข้ามตัวเลขแล้วอ่านหมายเหตุก่อน เพื่อดูความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่

บทลงโทษและความเสี่ยงในทางปฏิบัติ

การไม่ทำบัญชี ไม่แต่งตั้งผู้สอบบัญชี หรือยื่นล่าช้า อาจถูกปรับทั้งบริษัทและกรรมการ ประวัติการยื่นงบไม่ครบยังกระทบความน่าเชื่อถือกับธนาคาร การประมูลงาน และหน่วยงานที่ตัดสินใจเปิดการตรวจสอบ

ด้านภาษีเป็นอีกเรื่อง ความไม่สอดคล้องระหว่างงบที่ตรวจแล้วกับแบบ ภ.ง.ด.50 เป็นสิ่งที่ทำให้ถูกตรวจสอบบ่อย ควรกระทบยอดสองส่วนและเก็บตารางแสดงรายการปรับปรุงจากกำไรทางบัญชีเป็นกำไรสุทธิทางภาษี

บริษัทที่ไม่มีการดำเนินงานก็ยังต้องยื่นงบ การเป็นบริษัทที่หยุดกิจการไม่ได้ยกเว้นหน้าที่สอบบัญชี และการเพิกเฉยต่อการยื่นทำให้ค่าปรับสะสม

ควรหารือกับผู้สอบบัญชีเรื่องข้อสังเกตที่พบในปีก่อนด้วย หากปีที่แล้วมีข้อแนะนำเรื่องการควบคุมภายใน เช่น เอกสารจ่ายเงินไม่ครบ ปีนี้ควรแสดงให้เห็นว่าแก้ไขแล้ว เพราะข้อบกพร่องซ้ำเดิมทำให้ผู้สอบบัญชีต้องขยายขอบเขตการตรวจและค่าบริการสูงขึ้น

ตารางเวลาที่เป็นจริงสำหรับการปิดบัญชีสิ้นปี

เริ่มเตรียมปิดบัญชีตั้งแต่เดือนสุดท้ายของรอบ ไม่ใช่หลังจากนั้น นับสินค้าคงเหลือหากมี กระทบยอดบัญชีธนาคารทุกบัญชี ทำรายการลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างชำระของทั้งสองฝ่าย และยืนยันยอดกับบริษัทที่เกี่ยวข้อง งบทดลองที่สะอาดอยู่แล้ว ณ วันตัดยอดช่วยให้ผู้สอบบัญชีและนักบัญชีประหยัดเวลาถามหนึ่งสัปดาห์

ในสัปดาห์แรกหลังสิ้นรอบ ปรับปรุงรายการค้างจ่าย ค่าเสื่อมราคา กระทบยอดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายกับแบบที่ยื่นแล้ว และเตรียมสรุปเงินเดือน จากนั้นส่งแฟ้มเดียวที่มีสารบัญให้ผู้สอบบัญชี เอกสารที่ส่งเป็นกอง ๆ มักถูกขอซ้ำ และแต่ละรอบเสียทั้งเวลาและค่าบริการ

เมื่อลงนามรายงานแล้ว คณะกรรมการอนุมัติงบ เรียกประชุมตามระยะเวลาแจ้งที่ข้อบังคับกำหนด และนำส่งงบที่ลงนามแล้ว เก็บไฟล์งบที่ยื่น รายงานการประชุม และใบรับจาก DBD ไว้ด้วยกัน ธนาคารและผู้จัดประกวดราคามักขอชุดนี้

หากคาดว่าต้องชำระภาษี ให้วางแผนเงินสดแต่เนิ่น ๆ ภาษีเงินได้นิติบุคคลชำระพร้อมแบบ และบริษัทที่ใช้เงินไปกับเรื่องอื่นแล้วต้องไปกู้ในจังหวะที่ไม่เหมาะ

เตรียมแฟ้มด้วยเครื่องมือที่มี

เก็บใบแจ้งหนี้ PDF ของปีนั้นไว้ในที่เก็บถาวรของ 4invoices ใช้ 4softerp สำหรับบัญชีหลายบริษัทหากนักบัญชีดูแลหลายนิติบุคคล และเก็บบันทึกงานบุคคลใน 4softhr เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับค่าใช้จ่ายค้างจ่ายเงินเดือน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ

แต่ไม่ได้จัดทำงบการเงินตามรูปแบบ DBD ไม่ตรวจสอบบัญชี ไม่ส่งข้อมูลใดไปยัง DBD และไม่ยื่น ภ.ง.ด.50 การสอบบัญชี การนำส่งงบ และแบบภาษีทำโดยผู้สอบบัญชี นักบัญชี และคุณกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่อนุมัติงบ โดยการประชุมต้องจัดภายในกำหนดที่ประมวลกฎหมายวางไว้หลังสิ้นรอบบัญชี แบบภาษีเงินได้นิติบุคคลมีกำหนดของตัวเอง คือภายใน 150 วันนับแต่สิ้นรอบ ควรยืนยันทั้งสองวันกับนักบัญชีทุกต้นปี และลงในปฏิทินที่ทุกคนเห็นร่วมกัน

ต้อง บริษัทจำกัดต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจงบการเงินโดยไม่คำนึงถึงขนาด และต้องแต่งตั้งผู้สอบบัญชีในการประชุมจัดตั้งหรือประชุมสามัญ บริษัทเล็กอาจใช้มาตรฐานการรายงานที่ง่ายกว่า แต่ไม่ได้ยกเว้นการสอบบัญชีสำหรับบริษัทรูปแบบนี้ จึงควรตั้งงบประมาณค่าสอบบัญชีทุกปี

ผู้ที่ได้รับใบอนุญาตเป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และขึ้นทะเบียนให้ลงนามรายงานสอบบัญชีได้ ผู้สอบบัญชีต้องเป็นอิสระจากบริษัท กรรมการหรือพนักงานที่จัดทำบัญชีจึงสอบบัญชีของบริษัทเองไม่ได้ ผู้ถือหุ้นอนุมัติการแต่งตั้งในที่ประชุม และอาจแต่งตั้งผู้สอบบัญชีรายเดิมต่อทุกปีได้

ได้ งบที่ยื่นต่อ DBD เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลสาธารณะ ใครก็ขอสำเนาและชำระค่าธรรมเนียมได้ ธนาคาร ผู้ขาย คณะกรรมการประกวดราคา และคู่แข่งทำเช่นนี้เป็นประจำ จึงควรทบทวนว่าตัวเลขและหมายเหตุอ่านแล้วเป็นอย่างไรสำหรับคนนอก ก่อนที่คณะกรรมการจะอนุมัติและยื่น บริษัทที่เปิดเผยรายการได้ชัดช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องตัดสินใจได้ดี

ยังต้องทำบัญชี ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ ยื่นงบต่อ DBD และยื่นแบบภาษีเงินได้นิติบุคคล แม้ตัวเลขจะน้อย ปีที่เงียบไม่ได้ยกเว้นหน้าที่ ให้เตรียมชุดเอกสารเหมือนปกติ และให้หมายเหตุประกอบงบอธิบายให้ชัดว่าเหตุใดบริษัทไม่มีการดำเนินงาน และควรแจ้งผู้สอบบัญชีล่วงหน้าเพื่อวางแผนการตรวจ

เอกสารพร้อมสำหรับผู้สอบบัญชี

ERP หลายบริษัทและที่เก็บถาวรใบแจ้งหนี้ PDF การสอบบัญชีและการยื่นงบทำโดยผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับอนุญาต