ใบแจ้งหนี้หลายสกุลเงิน

ทำไมต้องออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลต่างประเทศ

ผู้ซื้อต่างประเทศเปรียบเทียบราคาเป็นสกุลเงินของตน ระบบจัดซื้อมักกำหนดเช่นนั้น และการเสนอราคาเป็นบาทโยนความเสี่ยงอัตราแลกเปลี่ยนให้ลูกค้า ซึ่งบางรายปฏิเสธ ผู้ส่งออกหรือผู้ให้บริการไทยที่ออกใบแจ้งหนี้เป็นดอลลาร์หรือยูโรจึงลดแรงเสียดทานนี้ได้ แต่ต้องรับความเสี่ยงที่ค่าเงินบาทเปลี่ยนระหว่างวันออกใบแจ้งหนี้กับวันรับเงิน

การตั้งราคาเป็นสกุลต่างประเทศยังเป็นการตัดสินใจเรื่องมาร์จิ้น หากต้นทุนเป็นบาทและรายได้เป็นดอลลาร์ ค่าเงินบาทที่แข็งขึ้นลดกำไรในรูปบาท บางบริษัททำสัญญาป้องกันความเสี่ยงกับธนาคาร บางบริษัทใส่ข้อตกลงให้ทบทวนราคาได้หากอัตราแลกเปลี่ยนเคลื่อนเกินกรอบที่ตกลงกัน

ตกลงนโยบายไว้ในสัญญา ใช้สกุลเงินอะไร ใช้อัตรา ณ วันใดหากมีการแปลง ใครออกค่าธรรมเนียมธนาคาร และจะเกิดอะไรเมื่อชำระล่าช้า การเงียบในเรื่องเหล่านี้เป็นต้นเหตุของข้อพิพาทเล็ก ๆ จำนวนมาก

บันทึกใบแจ้งหนี้เป็นเงินบาท

บริษัทไทยทำบัญชีเป็นบาทตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินของไทย ใบแจ้งหนี้สกุลต่างประเทศบันทึกด้วยมูลค่าเทียบเท่าเป็นบาท ณ วันที่เกิดรายการ โดยใช้อัตราแลกเปลี่ยน ณ วันนั้น ควรเลือกแหล่งอัตราที่อ้างอิงได้ เช่น อัตราที่ธนาคารแห่งประเทศไทยประกาศ หรืออัตราของธนาคารที่คุณใช้ในวันนั้น และใช้อย่างสม่ำเสมอ

สำหรับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฐานภาษีก็แสดงเป็นบาทเช่นกัน และกรมสรรพากรคาดหวังให้อัตราที่ใช้ตรวจสอบย้อนกลับได้ ถามนักบัญชีว่ากรมยอมรับอัตราที่ประกาศใดในแต่ละวัตถุประสงค์ แล้วเขียนไว้ในขั้นตอนปฏิบัติของบริษัท

แสดงจำนวนเงินสกุลต่างประเทศและมูลค่าเทียบเท่าเป็นบาทไว้ในสำเนาใบแจ้งหนี้ในแฟ้มของคุณ หรือในบันทึกการแปลงที่เก็บไว้ด้วยกัน เมื่อผู้สอบบัญชีทดสอบตัวเลข ตารางอัตราที่ใช้รายเดือนหนึ่งหน้าตอบคำถามส่วนใหญ่ได้

ตัวอย่างการบันทึก: บริษัทออกใบแจ้งหนี้ 10,000 ดอลลาร์สหรัฐ เมื่ออัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้เท่ากับ 35 บาทต่อดอลลาร์ จึงบันทึกลูกหนี้ 350,000 บาท เมื่อลูกค้าชำระ อัตราเปลี่ยนเป็น 34 บาท ธนาคารโอนเงินเข้าบัญชี 339,000 บาทหลังหักค่าธรรมเนียม ผลต่าง 11,000 บาทจึงลงเป็นขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียม โดยแยกตามใบแจ้งหนี้ใบนั้น

เมื่อรับเงิน ค่าธรรมเนียม และส่วนต่างอัตราแลกเปลี่ยน

เมื่อลูกค้าชำระเงิน จำนวนที่เข้าบัญชีแทบไม่เท่ากับมูลค่าใบแจ้งหนี้ที่แปลงตามอัตราวันออกใบแจ้งหนี้ อัตราเปลี่ยนไปแล้ว ธนาคารตัวกลางหักค่าธรรมเนียม และธนาคารผู้รับใช้อัตราของตนเอง ส่วนต่างไปลงเป็นกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมธนาคาร

บันทึกการรับเงินด้วยจำนวนบาทที่เข้าบัญชีจริง ล้างลูกหนี้ด้วยมูลค่าบาทที่บันทึกไว้ และลงส่วนต่าง การทำทีละใบแจ้งหนี้ทำให้บัญชีลูกหนี้สะอาด การรวมส่วนต่างตอนสิ้นเดือนซ่อนไว้ว่าลูกค้าหรือธนาคารรายใดทำให้คุณเสียเงิน

ยอดคงค้างสกุลต่างประเทศ ณ สิ้นปีประเมินค่าใหม่ด้วยอัตราปิด และส่วนต่างที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแสดงในงบ การปฏิบัติทางภาษีของส่วนต่างที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงมีกฎของตนเอง จึงควรหารือกับนักบัญชีก่อนจัดทำแบบ

หากบริษัทมีบัญชีเงินฝากสกุลดอลลาร์ ควรตั้งนโยบายว่าจะแปลงเป็นบาททันทีที่ได้รับ หรือเก็บไว้จ่ายผู้ขายต่างประเทศ เพราะการถือเงินตราต่างประเทศเองก่อให้เกิดกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ต้องบันทึกทุกสิ้นเดือน และทำให้การปิดบัญชีซับซ้อนขึ้น

บัญชีเงินตราต่างประเทศและกฎของธนาคารแห่งประเทศไทย

ผู้ส่งออกมีบัญชีเงินฝากสกุลต่างประเทศกับธนาคารในไทยได้ ซึ่งช่วยไม่ต้องแปลงทุกยอดรับทันที และมีประโยชน์เมื่อต้องจ่ายผู้ขายเป็นดอลลาร์ด้วย กฎของธนาคารแห่งประเทศไทยกำหนดให้นำรายได้จากการส่งออกกลับเข้าประเทศภายในระยะเวลาที่กำหนด แล้วแปลงเป็นบาทหรือฝากในบัญชีดังกล่าว จึงควรยืนยันกำหนดปัจจุบันกับธนาคาร

การโอนเงินจำนวนมากอาจต้องทำคำแถลงสั้น ๆ ต่อธนาคารเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของเงิน เตรียมสัญญาและใบแจ้งหนี้ของแต่ละยอดรับ เพราะเจ้าหน้าที่ธนาคารจะถาม การมีเงินต่างประเทศเข้าบัญชีบริษัทโดยไม่มีคำอธิบายทำให้เกิดคำถาม

หากคุณจ่ายเงินให้ผู้ขายต่างประเทศ ผลทางภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มของการจ่ายเหล่านั้นอธิบายในหัวข้อการจ่ายเงินให้ผู้ให้บริการต่างประเทศของกลุ่มนี้

ผู้ส่งออกควรเก็บเอกสารแสดงที่มาของเงินที่ได้รับ ได้แก่ สัญญา ใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งเข้าบัญชีจากธนาคารตัวกลาง เพื่อตอบคำถามธนาคารหรือกรมสรรพากรว่าเงินต่างประเทศที่เข้ามาเป็นรายได้จากธุรกรรมใด

กิจวัตรรายเดือนสำหรับลูกหนี้สกุลต่างประเทศ

ทุกสิ้นเดือน ทำรายการใบแจ้งหนี้สกุลต่างประเทศที่ยังเปิดอยู่ พร้อมจำนวนเงินเดิม มูลค่าบาทที่บันทึก และอัตราปิด รายการนี้ใช้ทำรายการประเมินค่าใหม่ และแสดงว่าลูกค้ารายใดชำระช้า ทั้งยังบอกฝ่ายขายว่าบริษัทมีความเสี่ยงเท่าใดหากเงินบาทแข็งขึ้น

ตกลงกับธนาคารว่าใบแจ้งเข้าบัญชีจะอธิบายรายการอย่างไร ขอให้ลูกค้าระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ในช่องอ้างอิงการโอน และขอให้ธนาคารแสดงจำนวนเดิมและอัตราในใบแจ้ง ยิ่งมีข้อมูลมาพร้อมรายการเงินเข้ามาก ฝ่ายบัญชีก็ยิ่งเสียเวลาจับคู่น้อย

ทบทวนราคาทุกไตรมาส หากค่าเงินบาทเคลื่อนจนกระทบมาร์จิ้น ให้ตัดสินใจว่าจะปรับราคา ขอรับเงินล่วงหน้า หรือทำสัญญาซื้อขายล่วงหน้ากับธนาคาร การตัดสินใจเหล่านี้เป็นของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่ของผู้ทำบัญชี

สุดท้าย ให้ฝ่ายบัญชีเห็นเงื่อนไขในสัญญา หากสัญญาบอกว่าลูกค้าออกค่าธรรมเนียมธนาคาร อย่าหักค่าธรรมเนียมนั้นและติดตามส่วนที่ขาด หากสัญญาไม่พูดถึง ต้นทุนเป็นของคุณและควรนำมาคิดตอนเสนอราคา

เมื่อเสนอราคาให้ลูกค้าต่างประเทศ ให้ระบุว่าราคาเป็นสกุลใด รวมหรือไม่รวมค่าธรรมเนียมธนาคาร และมีอายุเสนอราคากี่วัน เพราะราคาที่ยืนอยู่หลายสัปดาห์ในช่วงที่อัตราแลกเปลี่ยนผันผวนอาจกลายเป็นขาดทุนได้โดยไม่มีใครตั้งใจ

ขอบเขตของเครื่องมือ

4invoices ออกใบแจ้งหนี้ PDF และเก็บในที่เก็บถาวร คุณกรอกสกุลเงินและจำนวนเงิน และใส่มูลค่าเทียบเท่าเป็นบาทตามแบบที่นักบัญชีกำหนด ส่วน 4softerp เก็บบัญชีเป็นบาทให้นักบัญชี

ผลิตภัณฑ์ทั้งสองไม่แปลงสกุลเงินอัตโนมัติ ไม่กำหนดอัตราแลกเปลี่ยน ไม่คำนวณกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน และไม่ติดต่อธนาคาร แหล่งอัตรา การแปลง และการลงบัญชีเป็นสิ่งที่คุณกับนักบัญชีตัดสินใจและบันทึกเอง

ได้ บริษัทไทยออกใบแจ้งหนี้เป็นสกุลต่างประเทศให้ลูกค้าต่างประเทศเป็นประจำ และผู้ส่งออกเปิดบัญชีเงินฝากสกุลต่างประเทศกับธนาคารไทยได้ด้วย แต่สมุดบัญชีและแบบภาษียังต้องเป็นบาท ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจึงต้องมีมูลค่าเทียบเท่าเป็นบาทตามอัตราที่อ้างอิงได้ และบันทึกส่วนต่างอัตราเมื่อรับเงิน ควรกำหนดสกุลเงินในสัญญาให้ชัดตั้งแต่ต้น

ใช้แหล่งอัตราที่อ้างอิงได้และใช้อย่างสม่ำเสมอ เช่น อัตราที่ธนาคารแห่งประเทศไทยประกาศ หรืออัตราของธนาคารของคุณในวันที่เกิดรายการ ถามนักบัญชีว่ากรมสรรพากรยอมรับอัตราใดสำหรับภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีเงินได้ แล้วเขียนไว้ในขั้นตอนบัญชีของบริษัท และเก็บตารางอัตราแลกเปลี่ยนรายเดือนไว้ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ

เพราะอัตราแลกเปลี่ยนเปลี่ยนหลังวันออกใบแจ้งหนี้ และธนาคารตัวกลางหรือธนาคารผู้รับอาจหักค่าธรรมเนียมหรือใช้อัตราของตนเอง ส่วนต่างบันทึกเป็นกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมธนาคาร สัญญากำหนดได้ว่าใครรับผิดชอบค่าธรรมเนียม จึงควรตกลงล่วงหน้าและบอกฝ่ายบัญชี ควรระบุในสัญญาว่าใครรับผิดชอบค่าธรรมเนียมและส่วนต่างอัตรา

กฎของธนาคารแห่งประเทศไทยกำหนดให้นำรายได้จากการส่งออกกลับเข้ามาภายในระยะเวลาที่กำหนด แล้วแปลงเป็นบาทหรือฝากในบัญชีเงินตราต่างประเทศ ควรตรวจกำหนดและเงื่อนไขปัจจุบันกับธนาคารของคุณ เพราะเปลี่ยนตามประกาศ และเก็บใบแจ้งหนี้กับสัญญาไว้เตรียมตอบคำถามของธนาคาร และธนาคารอาจขอเอกสารแสดงวัตถุประสงค์ของเงินที่รับ

ใบแจ้งหนี้ PDF ถึงลูกค้าต่างประเทศ

ที่เก็บถาวรใบแจ้งหนี้ วิธีแปลงเป็นบาทเป็นไปตามนักบัญชี