เมื่อบริษัทไทยจ่ายค่าบริการหรือค่าสิทธิให้ผู้ให้บริการต่างประเทศ ตามปกติต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและนำส่งด้วยแบบ ภ.ง.ด.54 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และหากบริการใช้ในประเทศไทย ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 % เองด้วยแบบ ภ.พ.36 เพราะผู้ให้บริการไม่ได้เรียกเก็บภาษีไทย
ประเทศไทยเก็บภาษีจากเงินได้ที่มีแหล่งในประเทศ ไม่ว่าผู้รับจะเป็นใคร บริษัทต่างประเทศที่ได้ค่าธรรมเนียมจากลูกค้าไทยมีเงินได้จากแหล่งในประเทศไทย และประมวลรัษฎากรให้ผู้จ่ายชาวไทยรับผิดเก็บภาษีก่อนเงินออกนอกประเทศ นี่คือหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายที่รายงานด้วย ภ.ง.ด.54
ภาษีมูลค่าเพิ่มทำงานด้วยเหตุผลอีกแบบ ผู้ให้บริการต่างประเทศไม่ได้จดทะเบียนในประเทศไทยและไม่ออกใบกำกับภาษีไทย แต่บริการถูกใช้ในประเทศไทย ประมวลรัษฎากรจึงโอนภาระภาษีให้ผู้รับบริการชาวไทยคำนวณและนำส่งเองด้วยแบบรายเดือน ภ.พ.36 ทั้งสองหน้าที่เป็นอิสระต่อกัน การจ่ายเงินหนึ่งครั้งอาจเข้าข่ายอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือทั้งสองอย่าง
การพลาดหน้าที่ใดหน้าที่หนึ่งเป็นข้อค้นพบที่พบบ่อยในการตรวจบริษัทที่ใช้ซอฟต์แวร์ต่างประเทศ จ้างที่ปรึกษาต่างชาติ หรือจ่ายค่าโฆษณาแพลตฟอร์มต่างประเทศ เพราะยอดจ่ายแต่ละเดือนไม่มาก ความเสี่ยงจึงสะสมเงียบ ๆ เป็นหลายปีพร้อมเงินเพิ่มที่นับทุกเดือนที่ยื่นไม่ทัน
ภ.ง.ด.54 ครอบคลุมการจ่ายให้นิติบุคคลต่างประเทศสำหรับเงินได้พึงประเมิน เช่น ค่าบริการ ค่าสิทธิ ดอกเบี้ย และรายการอื่นบางประเภท อัตราขึ้นกับประเภทเงินได้ สำหรับค่าบริการและค่าสิทธิจำนวนมาก อัตราภายในประเทศคือ 15 % ส่วนเงินปันผลและดอกเบี้ยมีอัตราของตนเอง ผู้จ่ายหักตามอัตรานั้นจากยอดที่จ่าย
แบบยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่จ่าย และกรมสรรพากรมักให้เวลาเพิ่มสำหรับการยื่นออนไลน์ ภาษีชำระพร้อมแบบ ผู้รับในต่างประเทศได้รับเงินสุทธิ จึงควรกำหนดในสัญญาว่าราคาที่เสนอเป็นราคาก่อนหรือหลังภาษีไทย ซึ่งเป็นประเด็นต่อรองในตัวเอง
การซื้อสินค้าจากต่างประเทศ เช่น ซื้อเครื่องจักรจากผู้ผลิต โดยทั่วไปไม่ก่อให้เกิด ภ.ง.ด.54 เพราะกำไรจากการขายสินค้านอกประเทศไม่ใช่เงินได้จากแหล่งในประเทศไทย การจัดประเภทขึ้นกับข้อเท็จจริง จึงควรถามก่อนสันนิษฐานว่าการจ่ายใดอยู่นอกข่าย
ประเทศไทยมีอนุสัญญาเพื่อเว้นการเก็บภาษีซ้อนกับหลายประเทศ และบางฉบับลดหรือยกเว้นภาษีไทยสำหรับการจ่ายบางประเภทให้ผู้มีถิ่นที่อยู่ในประเทศคู่สัญญา สิทธิขึ้นกับถิ่นที่อยู่ของผู้รับ ประเภทเงินได้ และการที่ผู้รับมีสถานประกอบการถาวรในประเทศไทยหรือไม่
ในทางปฏิบัติ การใช้อัตราตามอนุสัญญาต้องมีหลักฐาน หนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีจากหน่วยงานภาษีของผู้ให้บริการ คำรับรองว่าเป็นผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริง และสำเนาสัญญาเป็นเอกสารที่ใช้ทั่วไป หากไม่มี ทางที่ปลอดภัยคือหักตามอัตราภายในประเทศ และให้ผู้ให้บริการขอเครดิตหรือขอคืนในประเทศของตน
การวิเคราะห์อนุสัญญาเป็นเรื่องเทคนิค และความผิดพลาดมีต้นทุนจริง หากยอดจ่ายสูงหรือจ่ายซ้ำเป็นประจำ ให้ที่ปรึกษาภาษียืนยันผลของอนุสัญญาหนึ่งครั้ง แล้วบันทึกข้อสรุปไว้ในแฟ้มผู้ขาย
ภ.พ.36 รายงานภาษีมูลค่าเพิ่มของบริการที่ผู้ให้บริการต่างประเทศส่งมอบและใช้ในประเทศไทย ผู้รับบริการชาวไทยคำนวณ 7 % ของจำนวนที่จ่าย ยื่นแบบภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และชำระภาษี หากผู้รับบริการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและใช้บริการในกิจการที่เสียภาษี ก็ขอเครดิตจำนวนเดียวกันเป็นภาษีซื้อใน ภ.พ.30 ของเดือนเดียวกันได้ โดยใช้ใบเสร็จการชำระ ภ.พ.36 เป็นหลักฐาน
ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขอคืนไม่ได้ ภ.พ.36 จึงเป็นต้นทุนจริง และควรรวมไว้ในงบประมาณของบริการต่างประเทศ ฐานของภาษีคือจำนวนที่จ่ายรวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่บริษัทรับภาระแทน ซึ่งเป็นอีกเหตุผลที่ควรตกลงในสัญญาว่าราคาเป็นก่อนหรือหลังภาษี
แพลตฟอร์มดิจิทัลต่างประเทศรายใหญ่บางรายจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในประเทศไทยและเรียกเก็บภาษีในใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้าไทย ในกรณีนั้นให้ถามนักบัญชีว่ายังต้องยื่น ภ.พ.36 หรือไม่ และเก็บใบแจ้งหนี้ของผู้ให้บริการที่แสดงภาษีมูลค่าเพิ่มของไทยไว้เป็นหลักฐาน
สำหรับการจ่ายเงินต่างประเทศแต่ละครั้ง เก็บสัญญาหรือใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ของผู้ให้บริการ หลักฐานการโอน แบบ ภ.ง.ด.54 และ ภ.พ.36 พร้อมใบเสร็จ การคำนวณภาษี และหลักฐานของอนุสัญญา ตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามเดือน ผู้ตรวจจะตามการจ่ายหนึ่งรายการผ่านทุกบันทึกได้
ตั้งกิจวัตรก่อนการจ่ายครั้งแรก เมื่ออนุมัติผู้ขายต่างประเทศรายใหม่ ฝ่ายการเงินบันทึกประเทศ ชนิดบริการ ราคาก่อนหรือหลังภาษี และวิธีปฏิบัติทางภาษีที่ตกลงกับนักบัญชี ตอนจ่าย คำนวณภาษีและกันยอดที่หักไว้ ตอนสิ้นเดือน ยื่นแบบ
ทบทวนรายชื่อผู้ขายต่างประเทศทุกไตรมาส บริการที่เริ่มจากทดลองใช้แล้วกลายเป็นประจำเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการยื่นที่พลาด
สุดท้าย ตกลงว่าใครเป็นเจ้าของกระบวนการ เมื่อฝ่ายจัดซื้ออนุมัติผู้ขาย ฝ่ายการเงินคิดภาษี และนักบัญชียื่นแบบ ทุกจุดส่งต่ออาจทำให้การจ่ายเงินต่างประเทศหลุดไป คนเดียวที่มองเห็นทุกการจ่ายต่างประเทศปิดช่องว่างนี้ และตอบคำถามผู้ตรวจได้ในที่เดียว
4softerp เก็บสมุดบัญชีที่นักบัญชีบันทึกการจ่ายเงิน การหักภาษี และภาษีมูลค่าเพิ่ม และ 4invoices เก็บใบแจ้งหนี้ขายของคุณไว้ในที่เก็บถาวร ส่วน 4softcrm เก็บระเบียนผู้ติดต่อของผู้ให้บริการต่างประเทศได้หากคุณขายให้เขาด้วย
ระบบนิเวศไม่คำนวณ ภ.ง.ด.54 หรือ ภ.พ.36 ไม่ตัดสินสิทธิตามอนุสัญญา ไม่ยื่นแบบ และไม่เชื่อมต่อกับกรมสรรพากร การคำนวณ การยื่น และการชำระภาษีทำโดยคุณและนักบัญชี
สมัครซอฟต์แวร์ต่างประเทศแล้วจ่ายด้วยบัตรทุกเดือนโดยไม่มีใครตรวจเรื่องภาษี
ทำรายการค่าใช้จ่ายต่างประเทศที่จ่ายประจำ พร้อมชนิดบริการ แล้วหารือวิธีปฏิบัติกับนักบัญชีครั้งเดียว ระบบไม่ตรวจพบการจ่ายเงินต่างประเทศและไม่คำนวณภาษีไทยของรายการเหล่านั้น
สัญญาไม่ได้ระบุว่าราคาเป็นก่อนหรือหลังภาษีไทย และผู้ให้บริการโต้แย้งยอดที่หัก
ใส่ข้อกำหนดว่าราคาเป็นก่อนหรือหลังภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่มก่อนการจ่ายครั้งแรก และเก็บสัญญาที่ลงนามไว้ในแฟ้มผู้ขาย
ใช้สิทธิลดอัตราตามอนุสัญญาโดยไม่มีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่
ขอหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีและคำรับรองผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริงจากผู้ให้บริการก่อนใช้อัตราที่ต่ำกว่า และเก็บไว้กับแบบที่ยื่น
ภ.ง.ด.54 เป็นแบบรายเดือนสำหรับภาษีเงินได้ที่หักจากการจ่ายเงินได้จากแหล่งในประเทศไทยให้นิติบุคคลต่างประเทศ เช่น ค่าบริการและค่าสิทธิ ยื่นภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดจากเดือนที่จ่าย และชำระภาษีพร้อมแบบ ผู้รับต่างประเทศได้รับเงินสุทธิหลังหักภาษี โดยผู้รับต่างประเทศได้รับเงินสุทธิหลังหักภาษี
ภ.พ.36 เป็นแบบรายเดือนที่ผู้รับบริการชาวไทยใช้นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 % ของบริการที่ผู้ให้บริการต่างประเทศส่งมอบและใช้ในประเทศไทย ธุรกิจไทยคำนวณและชำระภาษีเอง และหากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มักขอเครดิตจำนวนเดียวกันเป็นภาษีซื้อใน ภ.พ.30 ของเดือนนั้นได้
มักต้องพิจารณา เพราะค่าใช้ซอฟต์แวร์หรือค่าบริการอาจเป็นเงินได้จากแหล่งในประเทศไทยของผู้ให้บริการต่างประเทศ จะหักหรือไม่และอัตราเท่าใดขึ้นกับลักษณะการจ่ายและอนุสัญญา ควรถามนักบัญชี และตรวจว่าผู้ให้บริการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มของไทยเองอยู่แล้วหรือไม่ ซึ่งอาจเปลี่ยนสถานะของ ภ.พ.36
ได้ อนุสัญญาหลายฉบับลดหรือยกเว้นภาษีไทยสำหรับการจ่ายบางประเภทให้ผู้มีถิ่นที่อยู่ในประเทศคู่สัญญา โดยปกติต้องมีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี คำรับรองผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริง และสัญญา หากไม่มีเอกสารเหล่านี้ ให้หักตามอัตราภายในประเทศ และให้ผู้ให้บริการขอผ่อนผันในประเทศของตน
ให้ยื่นแบบที่ขาดโดยเร็วพร้อมเงินเพิ่ม และปรึกษานักบัญชีเรื่องการแจ้งความจำนงด้วยตนเอง กรมสรรพากรประเมินภาษีที่ไม่ได้หักและภาษีมูลค่าเพิ่มที่ไม่ได้นำส่งพร้อมค่าปรับได้ ภาระเพิ่มขึ้นทุกเดือน การแก้ไขแต่เนิ่น ๆ จึงถูกกว่าการรอให้ถูกตรวจ และเก็บหลักฐานการยื่นแก้ไขไว้ด้วย
ERP หลายบริษัทสำหรับบัญชี และที่เก็บถาวรใบแจ้งหนี้ PDF ส่วนการยื่นแบบทำกับกรมสรรพากร
