Банково равнение

Защо се прави равнение и какво показва

Банковото равнение е контрол: книгите на фирмата казват каква е сумата по сметката според вас, а извлечението казва какво знае банката. Разликите са нормални и имат причини: превод, който още не е осчетоводен, такса на банката, чек или плащане, което още не е постъпило, грешка във въведената сума.

Ако разликата остане необяснена, тя се натрупва и в края на годината е трудно да се установи произходът ѝ. При инвентаризацията салдото на разплащателната сметка се потвърждава с банкови документи, затова необяснените разлики са проблем за годишния отчет.

Равнението открива и измами или грешки: плащане към грешен получател, дублиран превод или несанкционирано теглене. Ето защо регулярната проверка е част от вътрешния контрол, а не само счетоводна формалност.

Добавете и проверка на дата: постъпление в петък вечерта често се вижда в извлечението в понеделник, а в книгите е осчетоводено с датата на петъка. Такива разлики във времето са най-честата причина за несъответствие в края на месеца и изчезват при следващото извлечение.

Стъпки при месечното равнение

Първо вземете извлечението за периода и началното и крайното салдо в книгите. След това преминете през всеки ред на извлечението и намерете съответния запис в счетоводството. Постъпленията се свързват с фактури към клиенти, а плащанията с фактури от доставчици, заплати или данъци.

Редовете, които не намирате, поставете в списък: постъпления без документ, такси на банката, лихви, платени от клиенти суми без основание. За всеки ред определете действие: да се осчетоводи, да се изясни с клиента или да се коригира грешка.

Накрая сверете: начално салдо плюс постъпления минус плащания дава крайното салдо. Ако в книгите има неотразени операции, те обясняват разликата, а останалото е неоткрита грешка. Запазете сверката като документ за годишното приключване.

Пример: фирма е издала фактури за 4 000 евро през месеца, но по извлечението са постъпили 3 940 евро. Разликата от 60 евро може да е такса на банката-посредник по международен превод, частично плащане или грешка в основанието. Без записване на причината сумата остава необяснена до края на годината.

Частични плащания, обединени преводи и такси

Клиентите не винаги плащат точната сума. Един превод може да покрива две фактури, а за една фактура да се плати на два пъти. Първото изисква да разпределите сумата по документи, а второто - да следите остатъка. Записвайте разпределението в бележка, за да не го възстановявате по памет.

Банковите такси за превод и за поддръжка на сметката не идват с фактура от клиент, а се отразяват като разход по извлечението. Много фирми забравят да ги осчетоводят и всеки месец имат малка необяснима разлика. Включете ги в рутината.

Плащания от чужбина често пристигат с удържани такси от банките-посредници, така че сумата е по-малка от фактурираната. Решете предварително как да отразявате разликата: като банков разход или като отстъпка. Правилото зависи от договорката с клиента и от счетоводната политика.

Подобна практика е полезна и за вътрешния контрол: отбелязвайте с кого сте уточнили всяка разлика и кога, за да можете да докажете, че проблемът е бил следен.

Неидентифицирани постъпления

Неидентифицирано е постъпление, за което не знаете на коя фактура съответства: основанието е празно или общо, а името на наредителя не съвпада с клиента. Не го оставяйте за по-късно. Свържете се с клиента още същия ден и го помолете да потвърди по коя фактура е плащането.

До изясняването осчетоводете сумата като аванс или като неразпределено постъпление, за да не показвате фиктивен дълг на клиента. Така книгите отразяват получената сума, а вземането се закрива, когато разпределението е ясно.

Предотвратяването е по-евтино: във всяка фактура посочете как да се попълни основанието, а на клиентите, които постоянно го забравят, напомняйте при всяка нова поръчка. Така намалявате ръчната работа с час на седмица.

Работете със списък от три колони: дата, сума и статус. Статусът е „свързано“, „чака изясняване“ или „грешка“. Така в края на седмицата виждате колко редове остават отворени и можете да им отделите време, вместо да ги откриете наведнъж при годишното приключване.

Как помагат инструментите на екосистема 4b2b

4invoices.net издава PDF фактури и пази архив на издадените документи, откъдето виждате номера, клиента и сумата. Платформата не импортира банкови извлечения и не прави автоматично равнение, така че сравнението между извлечението и архива е ръчно и се извършва от вас.

За клиенти с просрочени плащания 4notify.net изпраща SMS или имейл от вашия акаунт. Текстът пишете и изпращате вие, като посочвате номера на фактурата и банковата сметка. Нищо не се изпраща автоматично и без вашето решение.

Ако водите счетоводство на няколко фирми в 4softerp.net, използвайте го като общо място за вътрешните записи, но имайте предвид, че платформата не подготвя български декларации. Равнението остава контрол, който извършвате вие или счетоводителят ви.

Контрол и разделение на отговорностите

Добрата практика е равнението да се прави от човек, различен от този, който нарежда плащанията. Така един човек не може сам да подготви и скрие нередност. В малка фирма това означава собственикът да преглежда сверката, а не само счетоводителят.

Определете и праг: плащания над определена сума изискват второ одобрение. Документирайте процедурата в една страница и я споделете с екипа. При смяна на хора процесът остава същият, а не зависи от паметта на конкретен служител.

Накрая, пазете извлеченията и сверките по месеци заедно със счетоводните документи. При проверка НАП иска да види как са свързани банковите движения с фактурите, а подредено досие говори в полза на фирмата.

Ако фирмата има няколко банкови сметки, правете равнение поотделно за всяка и сверявайте преводите между собствените сметки: те трябва да се виждат като изход от едната и вход в другата в един и същи ден. Забравен вътрешен превод е честа причина за привидна разлика.

Поне веднъж месечно, при приключване на периода, а при голям брой операции и седмично. Редовната сверка не позволява разликите да се натрупват и улеснява годишното приключване. Бележете причината за всяка разлика, за да не се налага да я възстановявате по памет месеци по-късно. Седмичната сверка е по-лека от месечното събиране на разлики.

Свържете се с банката или с наредителя, ако името е видимо, и поискайте да потвърди по коя фактура е плащането. До изясняването осчетоводете сумата като неразпределено постъпление или аванс. Не отписвайте дълга на клиента, докато не сте сигурни за връзката между превода и документа. Попитайте клиента по коя фактура е плащането още същия ден.

Не. 4invoices.net издава PDF фактури и пази архива им, но не импортира банкови извлечения и не сверява автоматично. Равнението се прави ръчно, като сравнявате извлечението с издадените фактури. Ако се нуждаете от автоматично сверяване, обсъдете варианти с вашата банка или счетоводител. Таксите са разход и не се пропускат. Иначе ще остане необяснена разлика, която се трупа.

Таксите, удържани от банката, се виждат в извлечението и се осчетоводяват като разход на база на самото извлечение или на документа на банката. Включете осчетоводяването им в месечната рутина, иначе всеки месец ще имате малка необяснима разлика между книгите и банката, която се натрупва. Подпишете сверката и я приложете към документите за месеца.

Най-добре е равнението да го прави човек, различен от този, който нарежда плащанията, за да има вътрешен контрол. В малка фирма собственикът може да преглежда готовата сверка, а изпълнението да е на счетоводителя. Документирайте процедурата, за да не зависи от паметта на един човек. Поставете втори човек, който да прегледа резултата.

Извлечения и фактури

Сравняването е ръчно; напомняния изпращате сами.