Фискални устройства и СУПТО

Какво е фискално устройство и кога е задължително

Фискалното устройство е касов апарат, който издава фискални касови бележки и записва продажбите във фискална памет. Наредба Н-18 за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти изисква такова устройство във всеки обект, където се извършват продажби на клиент, плащащ в брой или с карта, освен ако продажбата попада в изключение.

Новото поколение устройства предава данните за продажбите към сървър на НАП. Това означава, че приходите на обекта са видими за администрацията почти в реално време. За собственика от това следва, че сумите в каса, фактури и счетоводство трябва да съвпадат, а всеки отказ да се издаде бележка има следа.

Изключенията са уредени в наредбата: например плащане по банков път, определени видове доставки и някои дейности. Не разчитайте на общи твърдения от форуми, а прочетете текста или попитайте НАП, защото обхватът е тесен и се променя.

Практически пример: козметичен салон с касов апарат и електронен график на резервациите. Касовият апарат отчита плащанията, а програмата за график не обработва плащания и не управлява продажби по смисъла на наредбата. Ако обаче същата програма приема плащания и издава документи за продадени услуги, въпросът за СУПТО се поставя и трябва да се изясни писмено с доставчика.

Какво е СУПТО и защо е отделно задължение

СУПТО е специализиран софтуер за управление на продажбите в търговски обект. Касае се за системи, чрез които се приемат поръчки, ръководят се продажби или се отчитат разплащания: ресторантски програми, магазинна система, касов софтуер на хотел. Наредба Н-18 поставя изисквания към такива системи, включително те да не позволяват манипулации на данните.

Подробностите за регистрация, сертифициране и документация са определени в наредбата, а отговорността е на лицето, което ползва софтуера. Ако ползвате чужд програмен продукт, питайте доставчика му дали е подходящ за българския пазар и дали има необходимите документи, преди да го пуснете в обекта.

Важно е да различавате двете понятия: фискалното устройство издава бележката, а СУПТО управлява процеса, който я предхожда. Магазин с проста каса може да има само устройство, а ресторант с поръчки по маси обикновено ползва и СУПТО.

Регистрация в НАП и текущи задължения

Фискалното устройство се купува от лицензиран доставчик, който го въвежда в експлоатация и го регистрира в НАП. Обектът се записва с данни за адрес и вид дейност, а устройството получава индивидуален номер. Всяка промяна, като прехвърляне на друг обект или повреда, трябва да се отрази в регистрацията.

Собственикът поддържа устройството: сключва договор за сервиз, подава дневни отчети (Z-отчети), съхранява документите и осигурява достъп на контролните органи. Z-отчетът се прави в края на деня и затваря оборота, а липсата му е честа причина за забележки.

Съхранявайте и електронните доказателства, ако системата ги поддържа. При проверка контролните органи искат дневните отчети и документите за сервиз, а не обяснения. Подредена папка по месеци е най-добрата защита.

Договорът за сервиз трябва да съдържа срок за реакция при повреда. Спрялото устройство не ви освобождава от задължението да отчитате продажбите, а временното спиране на търговията е по-малкото зло в сравнение с издаване на документи без регистрирана продажба. Попитайте сервиза какви са процедурите при авария.

Санкции и запечатване на обекта

Нарушенията, като неиздаване на бележка, липсващо устройство или неработещ апарат без съобщение, се санкционират с глоби за търговеца, а при повторно нарушение с по-високи размери. Освен глоба законът предвижда и запечатване на обекта за определен срок, при което търговската дейност в него се преустановява.

На практика запечатването е по-тежко от глобата, защото спира приходите, а запечатан обект не може да се обслужва, нито да доставя поръчки. Дори еднократно нарушение при проверка може да доведе до тази мярка, затова не рискувайте, като разчитате на „само този път“ без бележка.

Ако ви се наложи да обжалвате акт, спазвайте стриктно сроковете, посочени в него, и се обърнете към юрист, защото сроковете за възражение са кратки и не се продължават.

Връзката между касовата бележка и фактурата

Фактурата и фискалната бележка са различни документи. При плащане в брой от клиент, на когото издавате фактура, обикновено се издават и двете: бележка за отчитането на плащането и фактура за счетоводството на клиента. Фактурата не замества бележката, когато плащането е в брой.

4invoices.net подготвя PDF фактури и пази архив на издадените документи. Платформата не е фискално устройство, няма функция СУПТО, не се свързва с НАП и не води одитна следа на касови трансакции. Касовите бележки остават в системата на самото фискално устройство.

Затова обектите с продажби в брой трябва да ползват сертифицирана каса или СУПТО за продажбите, а 4invoices.net да остане за фактурите към фирми. Така данните не се смесват и всеки документ има ясен източник.

Ако продавате и на фирми, и на граждани в един и същ обект, разделете процесите: касовите бележки за покупки в брой минават през фискалното устройство, а фактурите към фирмите се издават в отделния инструмент. Така в края на деня оборотът от касата съвпада с отчета, а фактурите се сверяват с банковите постъпления.

Проверка преди откриване на обект

Преди да отворите врати, направете кратка проверка: има ли регистрирано фискално устройство, работи ли връзката с НАП, има ли договор за сервиз, води ли се Z-отчет всеки ден и къде се съхраняват документите. Добавете и кой в екипа знае какво да направи при повреда.

Попитайте доставчика на софтуера за продажби дали покрива изискванията на наредбата за СУПТО. Ако не получите писмен отговор, смятайте, че не покрива. Често доставчиците на хотелски и ресторантски системи имат готова документация.

Накрая, не забравяйте онлайн продажбите. За тях условията зависят от начина на плащане, затова прочетете специалните разпоредби на Наредба Н-18 или попитайте НАП, преди да стартирате магазина си.

СУПТО е специализиран софтуер за управление на продажбите в търговски обект, като например програма за ресторант или магазин. Наредба Н-18 поставя изисквания към него, включително да не позволява манипулации с данните. Отговорността за съответствието е на лицето, което ползва софтуера, затова питайте доставчика си за документация. Доставчикът на софтуера може да даде писмено потвърждение.

По правило да, за обекти с продажби в брой или с карта, освен ако продажбата попада в изключение от Наредба Н-18. Изключенията са тесни и променливи, затова не се доверявайте на общи твърдения. Проверете текста на наредбата или попитайте НАП, преди да започнете търговия. Изключенията са изброени в наредбата и не се тълкуват широко.

Търговецът се санкционира с глоба, а при повторно нарушение размерът е по-висок. Освен това законът предвижда запечатване на обекта за определен срок, което спира дейността. Обжалването е възможно, но сроковете са кратки, затова при акт се свържете веднага с юрист. Подайте жалба в срока, посочен в акта. Запазете и писмената кореспонденция с доставчика.

Не. 4invoices.net издава PDF фактури и пази архив, но не е фискално устройство, не е СУПТО и не се свързва с НАП. Продажбите в брой в търговски обект се отчитат през сертифицирано фискално устройство, а фактурите към фирми можете да подготвяте в платформата. Платформата не замества нито устройство, нито СУПТО.

Z-отчетът е дневният отчет на фискалното устройство, който затваря оборота за деня и записва данните във фискалната памет. Пропускането му е честа причина за забележки при проверка. Съхранявайте отчетите подредени по месеци, за да можете да ги покажете при поискване от контролните органи. Отчетите се пазят по правилата на счетоводното законодателство.

СУПТО — информация

Фискализацията се урежда извън платформата.