Счетоводство и отчетност

Законовата рамка: кой и как води счетоводство

Законът за счетоводството задължава търговците и юридическите лица да водят счетоводство по системата на двустранното записване. Всяка операция се отразява по две сметки, една по дебита и една по кредита, така че записите винаги се балансират. Основа на записа е първичен документ: фактура, разписка, платежно нареждане, трудов договор.

Предприятията прилагат или Националните счетоводни стандарти, или Международните счетоводни стандарти, според размера и вида си. Малките и средните фирми в голямата си част използват националните стандарти, които са по-опростени, докато по-големите дружества и тези с публичен интерес са длъжни да спазват международните.

Всяко предприятие приема счетоводна политика: писмен документ, който описва как се оценяват активите, как се признават приходите и по какъв начин се организира работата. Политиката трябва да е в съответствие със закона и стандартите, а при промяна се обосновава.

Национален сметкоплан и счетоводни регистри

Сметкопланът е структурираният списък на сметките, в които се записват операциите. В България се прилага национален сметкоплан, а предприятията могат да добавят аналитични сметки според нуждите си, например по клиенти, доставчици и складове. Структурата е важна, защото всички отчети и данъчни справки се изграждат върху нея.

Счетоводните регистри са хронологичният и систематичният регистър, оборотната ведомост и аналитичните регистри. В съвременните системи те се формират автоматично от въведените документи, но трябва да могат да се разпечатат или да се представят в електронен вид при поискване от контролните органи.

Първичните документи се съхраняват за срокове, определени в закона, като годишните финансови отчети и регистрите се пазят по-дълго от обикновените документи. Не унищожавайте нищо преди да проверите срока, а подредете архива по години, за да го намерите при проверка.

Годишно приключване: инвентаризация, отчет и декларация

В края на годината предприятието извършва инвентаризация: сверяване на реалните активи и пасиви със записите. Касовите наличности, складовите запаси, вземанията и задълженията се проверяват, разликите се отразяват и се правят необходимите коригиращи записи. Инвентаризацията е основа на достоверния финансов отчет.

Годишният финансов отчет се състои най-малко от баланс и отчет за приходите и разходите, а в зависимост от размера и от приложим стандарт може да включва и други компоненти. Той се подава за обявяване в Търговския регистър до 30 юни на следващата година, независимо от размера на дейността.

Годишната данъчна декларация по Закона за корпоративното подоходно облагане се подава до 31 март. В нея счетоводният резултат се преобразува в данъчен чрез увеличения и намаления, а корпоративният данък е 10 %. Разликата между счетоводна и данъчна печалба е причина за най-честите грешки на дружествата, които не ползват счетоводител.

Собствен счетоводител или счетоводна кантора

Малките дружества обикновено избират външна кантора, защото цената на наемането на счетоводител на пълно работно време надвишава плащането по договор за услуги. Кантората отговаря за водене на регистри, ДДС отчетност, заплати и годишно приключване, но решенията и подписът остават ваши.

При избора питайте какво включва абонаментът: брой документи, ДДС справки, заплати, връзка с НАП и отговорност при грешка. Поискайте писмен договор и уточнете срока, до който ви връщат подготвените документи. Добра практика е да има един определен контактен човек.

Собствено счетоводство има смисъл при по-голям обем операции, при множество складове или производство. Тогава ще ви трябва и подходящ софтуер, и обучен екип. Хибридният вариант, при който вътрешно събирате документите, а кантората ги осчетоводява, е най-често срещан.

Преди да подпишете договор с кантора, поискайте референции от други малки фирми и пробен месец. Попитайте кой точно ще работи по вашето досие, как се комуникира при спешен въпрос и какво се случва, ако счетоводителят е в отпуск. Малките разлики в организацията често определят качеството повече от цената.

Как да подредите документите за счетоводителя

Договорете месечен ритъм: до определена дата подавате фактурите към клиенти, фактурите от доставчици, банковите извлечения, касовите разписки и трудовите документи. Така счетоводителят не работи на парче, а имате ясна дата, до която всичко е осчетоводено.

Наименувайте файловете последователно, например по дата и номер на документа, и ги подреждайте по месеци. Липсващи документи записвайте в списък: фактура от доставчик, който още не е изпратил, банков превод без обяснение, разход без разписка. Колкото по-рано поправите, толкова по-евтино.

4invoices.net ви помага с част от тази работа: издавате PDF фактури и ги пазите в архив, откъдето ги предавате на счетоводителя. 4softerp.net е общ ERP за счетоводство на няколко фирми, но не подготвя български сметкоплан или отчети за НАП, така че сметкоплана и отчетите изготвя счетоводителят ви.

За инвентаризацията в края на годината подгответе предварително списък на активите, на вземанията и на задълженията. Ако имате склад, насрочете физическо преброяване и подпишете протокол. Разликите, установени по време на броенето, се обясняват писмено още в деня на проверката.

Грешки, които утежняват годишното приключване

Първата грешка са документите без дата или без реквизити. Фактура без ЕИК на купувача не може да се осчетоводи, а разписка без описание на предмета може да бъде отхвърлена като разход. Проверявайте реквизитите при получаването, а не по Нова година.

Втората грешка е смесване на периодите: документ за декември, осчетоводен през януари, изкривява както резултата, така и ДДС. Поставете срок, до който се приемат документи за отминал месец, и го спазвайте дисциплинирано.

Третата грешка е липсата на сверка между счетоводството и банката. Ако салдото в книгите не съвпада със салдото по извлечението, остава необяснена разлика. Правете сверка поне веднъж месечно и бележете причините, за да не ги търсите в края на годината.

Добавете към края на годината и кратък разговор със счетоводителя: какво се промени в законите, кои разходи са били непризнати за данъчни цели и какво може да се подготви по-рано догодина. Този разговор струва час, а често спестява неприятна изненада в декларацията.

Годишният финансов отчет се подава за обявяване в Търговския регистър до 30 юни на следващата година, а годишната данъчна декларация по корпоративния данък се подава до 31 март. Корпоративният данък е 10 %. Сроковете важат за всички дружества, дори да нямат дейност, затова ги поставете в календара. Данъчният резултат се различава от счетоводния и това е нормално.

Законът изисква водене на счетоводство, но не изисква то да е от външна кантора. Все пак за малка фирма външният счетоводител е най-често по-изгодният избор, защото познава промените в данъчното законодателство и срокове. Договорете в писмен вид какво включва абонаментът и кой отговаря при грешка. Записвайте писмено кой отговаря за отчета във фирмата.

Сроковете са определени в Закона за счетоводството и зависят от вида на документа: годишните финансови отчети и регистрите се пазят по-дълго от обикновените първични документи. Не унищожавайте нищо, преди да проверите срока със счетоводителя. Подредете архива по години и вид, за да го намирате лесно. Консултирайте се със счетоводител при промяна на размера на предприятието.

Не. 4softerp.net е финансов ERP и счетоводство за няколко фирми, но не съдържа български сметкоплан, не подготвя декларации за НАП и не заменя квалифициран счетоводител. Можете да го ползвате за вътрешна отчетност, а законовите отчети и декларации остават задача на счетоводителя. Платформата не изготвя законовите отчети. Не го използвайте като замяна на законовата отчетност.

Инвентаризацията е сверяване на реалните активи и пасиви със счетоводните записи. Тя се прави най-малко в края на годината, преди изготвянето на годишния отчет. Проверяват се касата, запасите, вземанията и задълженията, а разликите се отразяват със счетоводни записи. Планирайте я предварително, за да не тече в последните дни. Разликите се отразяват със счетоводни записи преди закриването на годината.

Счетоводство — информация

Отчетността е отговорност на счетоводителя.